摘要：随着科学技术的发展，我国的招投标事业有了很大进展，招投标事业逐渐由传统化招标方式向电子化招投标模式过渡，电子招投标成为新时期招投标行业发展的新趋势，电子招投标形式下的档案管理工作也越来越重要。本文以电子化招投标发展为背景，准确掌握电子招投标档案的特征，了解发展现状，分析存在的不足与问题，构建行之有效的解决策略，以期确保电子档案的真实性、准确性、完整性和可用性，增强招投标工作的效率，推动新时期招投标工作实现可持续发展。
关键词：电子招投标；招投标档案；完整性；准确性
引言
电子招投标就是利用互联网实现招投标业务的完成，但是，电子招投标的含义却不止于此。具体来说，电子招投标指的是利用互联网、计算机等信息科技，针对招投标业务进行梳理，优化重组招投标的工作流程，实现招投标过程的网络化、电子化、无纸化，是一种高效率的工程招投标管理和实践模式。
1工程档案管理工作的重要意义
1.1真实反映工程项目运作状况
与工程项目自身工程进展相比，工程档案具有更为长久的使用期限，它能详细、全面地反映工程项目设计、建设和管理过程中的详细信息，以及各个施工阶段的建设信息，是工程项目运作和管理的重要依据。根据工程项目具体情况，相关部门可以根据工程项目档案了解建筑物的结构形式、管线布局、质量标准、责任单位、工程验收和工程款项支付等信息，充分体现了工程档案的信息服务功能，为工程档案使用者提供了真实、便捷的信息资料，是反映工程项目整个运作状况和运作过程的重要依据。
1.2档案管理效率显著提升
借助电子化招投标模式，突破传统纸质档案的束缚，能够直接借助计算机与网络进行资料的收集与审核，归档处理效果大大提高，从资料收集到分析、结案以及处理，都实现无纸化操作，归档更加及时、完整与准确，维护档案的全面性特征，为档案资源的高效利用创造有利条件，整体工作效率大大提升。
1.3有利于加强工程项目质量监督
相关单位可以通过工程档案准确、及时地把握工程施工的相关信息和真实进度，以掌握工程项目建设的工作状态，将相关责任和权力更好地落实下去，从而更好地保障和提高项目工程施工质量。通过对工程项目档案的查阅，相关部门可以对工程每一个施工环节加以监督，分清各参建单位的职责和权力范围。
2电子招投标形势下招标档案管理存在的问题
2.1电子招投标的行为监管力度欠缺
目前，在电子招投标活动中，大量存在一些不规范的操作行为，甚至有些行为已经严重违反了《招投标法》的相关规定，可能导致整体的招投标秩序混乱，其中存在的一些欺诈行为也严重影响了招投标的公平公正，导致整体招投标管理工作中问题比较突出。这主要是因为电子招投标工作中，相关部门部分监督管理机构没有落实有效的监督管理措施，缺乏有效监督的电子招投标，往往处在存在一定的不确定性，导致一些单位和个人存在不正当的招投标行为，不利于营造公平公正的招投标环境，也严重影响了电子招投标工作的规范化发展。
2.2电子签名环节的合法性确认仍需优化与完善
立足电子招投标过程，结合相关规定，针对电子数据文档在不同部门流转，需要大量电子签名与电子印章进行确认，以保证各个环节的合法性与有效性。但是，在实际操作中，很多数据与文档在格式上仍不完善，虽然能够进行数据格式文件的更改，但是，却不支持规定的电子签章与确认，制约了招投标电子文件的合法性与有效性。
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2.3工程档案管理方式落后
由于企业领导层档案管理意识的薄弱，不少工程项目中档案管理资金不足、设备陈旧、技术落后，许多档案管理相关工作仍然停留在手工收集、整理和查阅阶段，在一定程度上限制了工程档案管理工作的发展。此外，当前部分工程项目建设领导者不重视工程档案管理工作，大多是临时组建的工程档案管理部门，档案管理人员没有经过专业的工程档案管理培训，缺乏基本的工程档案管理业务知识和工作经验，专业知识落后、陈旧，工作效率低下，工程档案管理水平整体偏低。
3电子招投标形势下如何确保招标档案的完整性和准确性
3.1积极组建电子招投标档案管理平台，加快组织机构建设
随着各行各业信息化建设的加速，尤其是面对电子招投标模式应用的深入与普及，电子招投标档案管理工作也要重视平台建设，构建与电子招投标模式相适应的档案管理组织机构，有效协调各个环节相关主体的关系，综合解决招标人、代理机构、技术部门以及监督机构之间的问题，形成意见与思维上的统一，避免协调不当，保证整个流程产生的电子数据的准确性、安全性与可靠性。
3.2加强电子招投标的技术的安全性、稳定性
目前，电子招投标在很多地区的工程招投标中都已经实现了应用，且相关的应用水平不断提升，整体工程电子招投标的应用流程也发展成熟，在电子招投标中形成了一套比较完整的技术规范，也拥有相关的电子招投标平台网站，但是，因为电子招投标依托互联网产生，在进行电子招投标的过程中必然也会受到一定的网络信息安全威胁，这对于电子招投标的有效性、安全性会产生较大的影响，要想保证相关的电子招投标工作安全稳定开展，必须要强化电子招投标安全技术应用。
3.3做好电子招投标档案安全保障工作，切实提升安全防护技术水平
首先，做好档案管理与电子招投标管理系统的对接，优化电子招投标档案管理系统。具体讲，要及时建立组织机构，保障责任明确，形成更具针对性的开发设计方案，完善操作流程与归档调档模式，设计合理的档案统计报表，以便促进电子招投标档案收集、归档以及利用工作的有序开展。其次，为了维护电子招投标电子档案的安全性与完整性，需要采用先进的安全技术与措施，融防火墙、病毒防护技术、监控系统、入侵检测系统、密码技术以及水印技术于一体，全面做好安全防范工作，最大限度地保证网络信息的保密性，维护档案资源的完整性、准确性与可控性。最后，积极完善电子化设备，将备份工作落到实处。为了避免存档载体出现信息丢失，要做好设备设施以及软件工作的完善工作，尤其是合理进行备份，依托耐久性载体，维护档案的可靠性。
3.4完善工程档案管理规章制度的建设
加强工程档案管理工作，提高工程档案管理水平，实现工程档案的完整、规范化离不开完善的工程档案管理规章制度的支持。因此，相关部门应根据工程档案管理的特点，加强相关档案管理规章制度的建设，保障档案管理工作的有序进行。完善的工程档案管理规章制度应当全面覆盖工程立项、设计、施工、竣工和验收的全过程，明确档案资料的收集、审核、归档、保管等各个环节的工作流程、工作规范和工作标准，使得工程档案管理工作实现规范化、制度化和科学化，确保工程档案管理相关人员在具体工作中有章可循、有法可依。
结束语
综上，立足新时期，电子招投标模式影响不断扩大，得到更大范围的普及，电子招投标档案管理工作也被高度重视，成为不容忽视的环节。因此，要以时代发展为方向，积极转变思维，对新的档案管理流程进行掌握，探讨更加高效合理的电子招投标档案管理模式，依托科学高效的管理制度，维护电子档案的完整性、安全性与可靠性，将电子招投标档案管理工作落到实处，在根本上为整个行业的健康与稳定发展提供坚实的保障。
参考文献
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［3］孙力军.浅谈招标投标电子档案的管理［J］.招标采购管理，2018（04）：53—55.
论文作者:朱胜奎 郝伟程 李大军
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第12期
论文发表时间:2019/9/25
标签：招投标论文; 档案论文; 电子论文; 工程论文; 档案管理论文; 工作论文; 工程项目论文; 《建筑实践》2019年第12期论文;