会计电算化环境下的冲红处理，本文主要内容关键词为：会计电算化论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在会计电算化环境下，基于借贷平衡原理和账表内在的勾稽关系，业务发生和冲红时必须严格保持逻辑上的一一对应关系。虽然从数学关系上讲，“同方向负数记录”和“反方向正数记录”能满足会计借贷平衡的要求，但是不一定能满足账表之间的勾稽关系。为此，本文对会计电算化环境下一个会计年度内的冲红处理作以下探讨。
一、损益类科目
一般情况下，有关损益的经济业务发生时记录在损益类科目借（贷）方，期末将该类科目余额或累计发生额结转到“本年利润”科目。也就是说，该类科目借（贷）方发生额（或累计发生额）与利润表上相关损益项目的列示数是相等的。但是，企业在会计电算化环境下，若出现此类业务的冲红时，为了保证账表之间的勾稽关系，冲红处理必须与期末结转的会计处理保持逻辑上的一一对应。实际工作中，冲红处理有以下几种选择：
选择一：冲红时选择“同方向负数记录”，软件在自定义期末结转时必须选择“将该类科目累计发生额（净数）从贷方结转到‘本年利润’科目”，报表取数为该类科目期末结转前借方累计发生额（净数）。期末结转前：
借方发生额i。显然，此时该类科目账是平衡的，借（贷）方i=1累计发生额（净数）与利润表上相关项目列示数相等。
选择二：冲红时选择“反方向正数记录”，软件在自定义期末结转时必须选择“将该类科目借方累计发生额（净数）结转到‘本年利润’科目”，报表取数为该类科目期末结转前借方累计发生额（净数）。期末结转前：
贷方发生额i。显然，此时该类科目账是平衡的，但该类科目借（贷）方累计发生额与利润表上相关项目列示数却不一致，其差额为期末结转前贷方累计发生额。
通过以上分析，不难看出：以上两种选择，该类科目账都是平衡的（期末余额为零）。但第二种冲红处理方法，不仅无法满足账表之间的勾稽关系，而且由于冲红选择了“反方向正数记录”而混淆了科目借贷方发生额的会计含义，进而无法保持会计科目记录信息的明晰性和一致性。因此笔者建议，为了明晰科目借贷方发生额的会计含义，保持借贷平衡以及账表之间的勾稽关系，在会计电算化环境下，冲红发生时选择“同方向负数记录”的方式，软件自定义期末结转时则可以简单地选择“将该类科目累计发生额（净数）从贷方结转到‘本年利润’科目”。
二、资产、负债、权益类科目
该类科目由于不涉及期末损益结转，因此不必考虑冲红和结转之间的一一对应关系，而只需要考虑冲红和业务发生时的一一对应关系。对于这类科目，冲红发生时亦有以下几种选择：
选择一：冲红时选择“同方向负数记录”。此时，该类科目余额表上借（贷）方累计发生额、余额与资产负债表上相关项目的列示数是一致的，保证了账表之间的勾稽关系。同时，也明晰了科目借贷方发生额的会计含义，保持了会计科目记录信息的明晰性和一致性。
选择二：冲红时选择“反方向正数记录”。与选择一相比，该种处理也能保证账表之间的勾稽关系，但这种处理混淆了科目借贷方发生额的会计含义，无法保持会计科目记录信息的明晰性和一致性。
因此笔者建议：涉及该类科目的冲红时，选择“同方向负数记录”的方式，以保持冲红和业务发生时的记录在逻辑上的一一对应关系，明晰科目借贷方发生额的会计含义，保证账表之间的勾稽关系：
三、成本类科目
成本类科目期末亦需要作结转，与损益类科目结转所不同的是，成本类科目是根据成本计算单所作的生产成本的结转，与企业自制完工产品（包括半成品）入库成本相关。同样，为明晰科目借贷方发生额的会计含义，保持会计科目记录信息的明晰性和一致性，笔者建议冲红发生时，选择“同方向负数记录”的方式。
四、例外情况：“银行存款”科目
银行存款冲红处理时，必须分情况进行：
情况一：冲红涉及银行存款资金的实际变动，也就是说，发生了资金的实际流入、流出，此时必然伴随有结算方式如转账支票或汇票及结算票据编号等信息。这种情况必须选择“反方向正数记录”的方式，如银行多划转或少划转资金。
情况二：冲红并不涉及银行存款资金的实际变动，也就是说，没有资金的实际流入、流出发生。这种情况必须选择“同方向负数记录”的方式，如企业在做收款或付款业务时会计处理串户的更正、已记录入账支票的作废处理。
根据会计软件对银行存款自动勾兑的设计原理，金额方向相同、在企业记录或银行记录后的一定时间范围内或企业与银行记录相差天数在一定范围内、结算方式相同、结算票号相同、一对一或多对一等条件下，情况一可以参与系统自动勾兑，情况二则不会参与系统自动勾兑。因此在编制银行存款余额调节表之前，必须至少完成情况二中“同方向负数记录”冲红处理的手工勾兑。