摘要：高职院校档案管理是高校档案管理的重要组成部分,有着重要的历史和现实意义,对高校的未来成长具有重要参考价值。职校的档案管理事务是衡量高职院校教学质量、管理水平的重要标志。因此,分析高职院校档案管理事务中所预留的问题,由此指出有效的处理措施,对职校档案管理事务的顺利开展和档案的有效利用具有重要意义。
关键词：高职院校; 档案管理; 问题措施;
“档案室是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”与此同时，档案也具备一种证明以及参照的作用，正是档案所须要被保护的重大意义。
高职院校档案是职校在教育、科学研究、其他管理等方面所形成的具备特定保护价值的文案、图形、音像、物品等资料，是高校各种项目的主观实录。伴随广东省高校的迅速成长，其模式也在迅速扩张，档案管理事务已经成了高校在建立事务前的重大内容，其管理水准更是测量高校在其教育品质以及管理水准的重大因素之一。从高校目前档案管理事务的现实状况来看，一部分高校通过努力虽然形成了较为完善的管理体系，但从整体高职院校的情况来看，档案管理工作的现状还是令人堪忧的，还存留着很多较为凸出的问题。
一、高校档案管理所存留的问题
(一)管理者不够重视，管理人员意志弱化
长此以往，人们对档案管理事务的必要性缺少一定的了解，以为档案管理事务并不重要，容易将档案管理事务归于采集保护性的事务，只需“保管好”，不遗失，不泄密，能应付查阅就行了。因此，高职院校档案管理几乎没有能够达到省级标准档案室的水平，档案室建设和学校规模不匹配，更有甚者居然没有建立档案室。
这和领导重视不够，教职工参与意识不强有直接关系。通过调查走访，发现有些学校的档案室是关闭的，究其原因发现，档案室是保存物品和堆放杂物的，平时是不需要开门的，也不需要有专门的人员来管理。这种现象的产生和档案管理事务宣扬能力的弱化以及范围较窄有关。许多人对档案了解的不通透，对档案管理事务的内涵、特性不甚了解，导致档案管理的必要性还无法被更多教师熟知。部分高职院校的领导认为与其余行政部门、教育部门、科学研究部门相比，档案部门并不重要，甚至觉得没必要存在。某些高校的管理层将档案管理作为事务管理的依附品，不重视，缺少研究。许多教师以为档案管理事务和自身没有关系，所以对其不怎么注重，没有保留高校所展开的各种活动的原本数据，致使应当收集的资料并未收入档案整理的范畴中，传统资料严重缺失。
(二)档案管理人员业务素质不高，队伍安稳性较弱化
档案管理事务是一项特殊性极强的工作，做这项工作需要管理人员具备相关知识。然而，高职院校档案管理工作员工很多都缺乏成体系的档案管理认知，对应当纳入的文案资料以及其他资料价值缺乏应有的分析能力，促使档案资料的采集以及处理存在着极大的无所谓。许多高校的档案工作员工均是非专业人员，有些是小时工，没有通过档案管理专业考核、训练，对档案的必要性、归纳条件、档案资料的采集、处理、类别等事务不明确，没法达到对档案经管的优化。加之，这些兼职管理人员主要精力多集中在教育、科学研究以及行政等事务上，所以并没有时间、精力去学档案经管知识。对档案经管事务缺乏专业指导，所以就削减了对高校档案事务的成效。
此外，由于高职院校档案管理人员一般被认为是二线人员，是为教学科研服务，由于领导不重视，导致档案管理人员对本质工作没有认同感，甚至认为是学校的“冷宫”，无人问津，与其他部门隔绝，时常感觉到没有归属感。同时，由于体制机制的原因，档案管理人员在职称、待遇、工作时间等于其他教职工相比有很大区别，导致兼职档案管理员工不想长久坚持这种工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆为此，许多在校学生的档案管理员工被多次换掉，导致管理团队不稳定。
(三)档案经管机制不完善，其形式老化
伴随我国《档案法》、《普通高校档案经管事务的决策》等一连串档案管理条例的颁布，各大职校的档案监管机制的建立也已获得了极大的发展空间，而且就当前高校档案经管事务的情况来看，依旧还存在文档经管机制不完善的情况:文档管理部门和档案管理部门各执其职，未有合理的引导、监管机制，档案的形成以及归入事务严重脱离，致使档案采集的不完善、不规整;对高校的入校新生、就业、教学等重大会议、活动，缺少合理标准化的归录;对老师也缺乏培育计划以及汇总性资料;兼职档案管理人员的实录与实际情况不一致，学生档案经管的不严厉，奖惩、毕业、开除等变化，是没有明确的经管机制;没有建立规范的预立卷制度，档案材料的收集、整理搞突击，存在较大的安全隐患;档案资料的运用保护不是很严厉，翻阅卷宗胡乱翻找，查阅实录松散，有些只借不还，也未有催的实录，致使资料丢失;还有一些特定的文件没有合理的维护运用对策。这些现象的发生，归根结底是由于没有建立规范有效健全的体制机制。
二、提升高校文档经管的措施
(一)注重文档经管事务，提升对文档的事务意志
《普通高校文档经管方案》第三条是:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入到学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”高校文档管理是目前高校业务成长的重大组合部分，高校管理者应当明确文档是具备特定价值的网络资源，需将文档的成长融入进管理层，放进高校的管理事务中，并为文档部门提供必要的工作需求，支持文档部门组织相关文档事务。也就是将文档事务推向合理化、媒体化，与现阶段文档管理相匹配，只有这样，才可以使文档管理朝着更好的方向发展。
此外，通过板报、讲座、座谈会、微信、微博、QQ等方式，不断加大档案管理的宣传力度，使得档案工作人员端正态度，积极投入到本职工作中，领导给予充分足够的重视，广大师生员工正确地认识档案工作的重要性，这也为档案管理工作更好地提供档案利用服务工作营造良好的氛围。
(二)加大培训和学习力度，不断提高档案管理人员的工作质量和水平
高校档案工作的质量取决于管理者的水平，高素质的管理人才将为档案管理工作带来新的活力。加强培养、提高档案工作人员的业务素质，同时也要加强其职业道德修养。要使他们能够不断适应信息化时代的要求，掌握科学管理的技术手段和方法，不断提高工作效率和质量，还要提高他们“爱岗敬业”的职业道德水平，不断加强他们的服务意识，摆正态度，提升服务品质。档案工作人员的思想素质、立场必须和党中央保持高度一致，重要的是要严肃认真，对自己的工作负责，要有强烈的责任感和事业心，坚持原则、按章办事，严格按照文档经管事务的有关法律政策。
三、结束语
综上所述，增强高校对档案管理的注重程度，树立完善的档案管理机制，不断提高管理人员的综合业务素质，加大对档案管理的投入，对于建立完善的学籍档案信息资料，推进教育变革，提升教育品质具有非常重大的意义。高校档案管理水准的提升，还需要我们从思想、行为上去寻求、改造，是一项长久而艰难的事务，我国高校要对当前所存留的问题具有清晰的认知，并持续坚持寻求改革捷径，使高校档案管理水准更上一层楼。
参考文献
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[3]莫丽彬.高校教学档案的利用现状及思考[J].学校档案建设，2010(2).
论文作者:李英华
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 事务论文; 高校论文; 管理人员论文; 工作论文; 文档论文; 《基层建设》2019年第32期论文;