做好基层机关单位档案工作的几点思考
文/谷洪涛
《机关档案管理规定》针对近年来机关档案工作出现的新情况、新问题，提出了新形势下机关档案工作的任务和要求，明确了机关档案工作的发展方向，为机关档案工作转型升级提供了依据。笔者认为，要做好机关档案工作，应该提高认识，落实保障措施，加强业务学习，牢牢把握“收、管、用”三个主要环节，不断推动档案工作向前发展。
1 基层机关单位档案工作存在的问题
1.1 档案意识不强
档案工作是一项基础服务性工作，不会产生直接的经济效益，也看不到明显的政绩，极易被大家忽视遗忘。在一些基层机关因为单位领导和有关人员缺乏档案意识，档案工作没有纳入单位发展规划和年度工作计划，没有制定档案工作制度和管理规范，缺乏必要的考核措施。
在福建龙岩地区，岩溶地基中往往发育一定厚度的软弱土覆盖层，其下大多数存在有竖向的呈串珠状的溶洞。由于溶洞顶板厚度小，且起伏不定，难以作为合适的桩基持力层。若将桩穿越多层溶洞选择下伏完整基岩作为桩端持力层，又导致成桩过长，不仅增加施工成本，同时易在施工过程中造成溶洞塌陷。因此，研究覆盖型岩溶区建筑地基处理，对加强岩溶地基稳定性分析评价有着重要的技术价值和经济意义[6]。
1.2 法治意识不强
法治社会对各项工作的要求很高，特别是对程序、决策的合法性要求更严，这就要求我们依法管好档案，对单位负责，对历史负责。但目前许多有价值的文字、图表和声像资料没有及时有效地保存下来，归档文件材料不全，造成了不可弥补的损失。
1.3 责任意识不强
档案是国家机构和社会组织最真实的原始记录和历史凭证，在重大工程建设、拆迁安置、编史修志、落实惠民政策、查实个人身份信息等方面都离不开档案。当前，因为部分单位领导的责任心不强，档案人员变动频繁、业务不熟，档案工作凭的是个人责任心去做，档案管理工作随意性较强。
2 做好基层机关单位档案工作的主要对策
2.1 提高思想认识
基层机关单位必须明确档案工作的职能定位，重视档案工作，档案人员发挥在档案管理、宣传等方面的作用。领导认识上去了，档案人员发挥作用了，必然会带动和激发各科室人员责任感的提升，档案管理工作才能顺利开展。单位领导充分利用各种机会和场合宣传档案管理工作的地位和作用；档案人员及时宣传档案的利用事例，讲好档案故事，使单位全体人员充分认识到档案工作的重要性，提高收好、管好、用好档案的意识。
2.2 强化组织保障
基层机关档案人员大多熟悉本机关业务，档案知识相对贫乏，要做好机关档案工作，就必须加强培训和指导。对上岗人员进行专业培训，定期参加档案业务培训班，学习档案专业方面的知识和技能，学习档案管理规定和办法。熟练掌握计算机知识，能熟练操作档案管理信息系统，提高档案管理水平。注重档案人才的培养，定期组织经验交流，取长补短，共同提高。档案人员换岗前还要搞好业务衔接，对新手传帮带，离岗前教会新手如何做好本部门的归档工作。
要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。基层机关要建立健全岗位责任制、目标责任制、目标考核制，深入推进机关档案规范化管理。提出统一的文件归档要求，具体确定符合实际的文件归档范围，切实提高机关档案管理水平。严格执行档案保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。各种门类、不同载体的档案统一收集齐全，尤其要将单位会议记录、人事任免、重要工作的文件资料以及单位业务档案资料、电子文件、照片、录音录像等载体材料收集齐全，做到不丢失、不损毁，应收尽收、应归尽归。档案管理人员应及时接收应归档的文件材料，做好交接记录。及时分类整理收集的文件材料，形成目录并录入档案信息管理系统。
2.3 建立制度体系
自然环境条件是农村居民点分布形成的基础，其中地形条件为农村居民点的建设提供空间，同时又可能限制其发展；耕地是农村居民的主要劳作对象及其经济来源依附体；河流的分布不仅影响到农业生产，同时也是农村居民主要的水源供给地。社会经济因素决定着区域发展潜力从而影响着农村居民点的布局，其中城镇与工矿用地为区域工业聚集地，可在一定范围内提供就业并带动经济增长；良好的交通是进行经济交流的基础。因此采用河流、耕地、高程、坡度4个因子作为影响农村居民点的自然因素，城镇与工矿、交通作为社会经济因素加以研究，根据陇川县区域实情和因子本身特性确定分级范围，测算各影响因素不同范围内的农村居民点景观指数，测算结果如表1。
2.4 加强队伍建设
基层机关单位应成立档案工作领导小组，统一领导档案工作。将档案工作纳入机关工作重要议事日程，形成管理网络，细化分工，狠抓落实。实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立严格的考核奖惩制度，最大限度地调动档案人员的工作积极性。将档案管理纳入单位年度考核，制定相应的考核指标，定期对档案工作进行考核，确保基层机关档案规范化管理的顺利开展。
2.5 夯实设施基础
应按照机关档案室基础设施建设要求，将档案用房纳入整体规划，按照经济、实用、安全的原则，在规划设计时充分满足档案用房面积充裕、功能齐全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。配备符合要求、运行良好的档案专业防护和安全防范设备设施，使用符合标准的档案用品。坚持预防为主工作思路，落实档案库房“安防”措施，确保档案的安全保管。
我们应进一步认清新形势下机关档案工作所承担的责任，加强基层机关档案规范化管理。基层机关单位只有克服困难，迎头赶上，积极做好档案规范化管理工作，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为基层机关各项工作提供积极有效的档案服务。
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作者简介： 谷洪涛，白城市委编办政务信息中心。
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