摘要：众所周知，农村集体土地确权登记发证工作是一项繁琐而复杂的工作，对国土资源管理和维护集体土地权利人的合法权益有重要作用，而此项工作涉及到大量的表格填写工作，如何正确快速的完成各种表格填写将直接影响到该项工作的顺利推行。本文将对表格填写工作中如何应用Office宏和邮件合并功能达到提高效率的目的作出探讨，以供参考。
关键词：集体土地确权；Office宏；邮件合并；
农村集体土地确权登记颁证工作涉及的表格主要有地籍调查表、土地登记申请书、土地登记卡、审批表等，这些表格都涉及到一些相同的内容，比如宗地号、权利人、地类代码、土地坐落、使用权面积等等。采用Office邮件合并功能恰好适合这些表格的批量制作，然而邮件合并后生成的是一个文档的集合，而农村集体土地确权登记颁证的存档要求又是按户存档，因此这又需要用到Office另一项强大的功能，用宏对合并的文档按户进行拆分并命名。
1 邮件合并和Office宏的定义
1.1 邮件合并的定义
在Office中，建立两个文档：一个Word包含所有文件共有内容的主文档，一个包括变化信息的数据源Excel或Access文件，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件可以保存为Word文档，可以批量打印出来，也可以以邮件形式发出去。数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。在集体土地确权登记颁证工作中，我们主要使用的是Excel工作表作为数据源。
1.2 Office宏的定义
宏是微软公司为Office软件包设计的一个特殊功能，软件设计者为了让人们在使用软件进行工作时，避免一再地重复相同的动作而设计出来的一种工具，它利用简单的语法，把常用的动作写成宏，当在工作时，就可以直接利用事先编好的宏自动运行，去完成某项特定的任务，而不必再重复相同的动作，目的是让用户文档中的一些任务自动化。
2 使用邮件合并和Office宏填写表格的方法
2.1 准备数据源
上文已经提过，在表格填写工作中，我们主要使用的是Excel工作表，因而我们就要制作一个包含集体土地宗地信息的基础信息表，根据工作的具体情况包括：宗地号、地类、土地使用者、身份证号、宗地四至等十几项内容。由于我们在电子图上绘制权属线时，已经输入了以上多项内容，因此我们可以通过CASS绘图软件中“地籍”里的“输出宗地属性”功能生成一个包含以上内容的Access数据库文件，然后将此Access文件中的内容粘贴到基础信息表中，对缺项的进行完善即可，制作的完成的基础信息表如下：
2.2 主文档的制作
在集体土地颁证工作的表格填写中，将使用邮件合并中的MergeField域来进行主文档的制作，语法如下：
｛MERGEFIELD FieldName｝
用途：在邮件合并主文档中将数据域名显示在“« »”形的合并字符中。FieldName指所选数据源的域名记录中所列数据域名。域名必须完全符合域名记录中的域名。以地籍调查表为例，编辑完成的主文档如下：
2.3 利用邮件合并和Office宏进行Word表格的批量生成
对于已经编辑好的主文档，连接数据源，即我们做好的基础信息表，然后完成邮件合并即可。但这样生成的文档会带来一个问题，将所有的数据源生成为一个文档集合，这与农村集体土地确权登记发证工作存档的要求不符，如果手动按户拆分开效率又太低，因此，将生成的文档集合按户分开这时候就可以利用到Office宏。我们知道，邮件合并本质上就是一个数据的查询和显示工作，在以Excel工作表作为数据源时，是以行为单位（一行为一户）依次读取数据生成文档，每行数据都包含有文档命名需要的宗地号、户主名等信息，而Office宏的作用就是将这种重复的动作自动化，因此，在主文档连接数据源之后，不需要完成邮件合并，我们可以利用宏读取一行数据，就保存一行数据，保存时读取文档命名需要的字段，这样就简单有效的解决了文档拆分和命名的问题。
在Word中，使用“Alt+F8”命令，即可调出创建宏的对话框，创建宏有两种方法：宏录制器和Visual Basic编辑器，这里我们使用Visual Basic编辑器制作宏，实现功能部分代码如下：
Sub myMailMerge（）
Dim mydoc As MailMerge，i As Integer，docname As String
Application.ScreenUpdating = False
Set mydoc = ActiveDocument.MailMerge
With mydoc.DataSource
If .Parent.State = wdMainAndDataSource Then
.ActiveRecord = wdFirstRecord
………………………………
End With
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
以地籍调查表为例，假设以宗地号为文档命名，生成后的文档如下：
同理，对其他需要填写的电子表格可采用相同的方法生成，比如土地登记卡、土地登记申请书、审批表等。由于Word将宏存储在 Normal模板中，所有的Word文档均能使用，因此在填写其他表格时，我们只需对文档命名采用的字段和存储路径进行编辑即可。由于采用此方法后我们填写的所有的电子表格均依赖基础信息表生成，在保证数据源信息准确的情况下，达到提高效率的目的。
3 邮件合并和Office宏的应用领域
（1）地籍调查相关的其他项目，如果需要填写大量的电子表格，同样可以采用此方法批量生成、批量打印，提高工作效率。
（2）日常办公工作中需要批量填写的各种表格，比如信函、请柬、证件等等，只要从电子表格中调用不同字段数据，对应不同的信息即可。
结语：在集体土地确权登记颁证的表格填写工作中，大部分表格都包含相同的内容，所以我们只要合理利用Office邮件合并和宏的功能，批量生成、批量打印，批量保存，就能避免大量的重复工作，达到提高效率的目的。
参考文献：
[1] Word 2003域应用完全手册
[2] Office与宏运用
论文作者:曹阳
论文发表刊物:《基层建设》2017年第28期
论文发表时间:2018/1/2
标签：工作论文; 邮件论文; 主文论文; 确权论文; 数据源论文; 文档论文; 表格论文; 《基层建设》2017年第28期论文;