摘要：作为一种重要的文件资料，档案的发展历史悠久。管理工作主要是围绕档案的应用、管理以及保存进行的，在资料留存方面有着非常重要的意义。在科学技术不断进步以及时代快速发展的过程中，很多先进的科学技术逐渐应用到了实际工作中。信息化的逐渐深入以及互联网技术的发展，使得档案管理工作进入到了电子档案新时期。鉴于此，本文就信息时代下电子档案管理展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。
关键词：信息时代；电子档案；管理应用
1、信息时代电子档案的特点
1.1、查阅信息的简便性
以往纸质档案的管理工作，是经由专业的管理工作者来进行管理的，这种管理方面存在多方面的弊端。比如，工作人员在对某一档案进行查阅时，由于档案的数量比较多，导致他们无从下手，因此，让工作人员产生了厌烦的心理，从而降低了他们的工作效率，无法将档案的作用充分发挥出来。然而，电子档案不仅能够让工作人员可以借助计算机快速实现所需档案的查询，同时，还能够对档案进行快速的分类。
1.2、电子档案的非直读性
和以往的纸质档案的管理工作相比，电子档案具有直读性的特点，并且，电力档案能够省掉文字信息的记录方式，将档案信息以数字代码的形式记录在计算机中。比如，在对磁带等物体进行购买的过程中，不能直接读取到相关内容，只是依据收音机来完成相关内容的展现。再比如，记录在光盘中的内容是借助刻录机刻录形成的，这种信息也不能直接进行观察。此外，管理工作人员可以对电子档案进行加密处理，这样一来，即使在具有相同设备的情况之下，一旦不对档案进行解密处理，就不能查看档案。
1.3、电子档案的依赖性
电子档案具有较强依赖性的特点在于，电子档案元数据需要在文件信息中才能够出现，不然，除了文件信息之外，很难恢复到之前的状态。与此同时，在一定程度上，电子信息鞥够影响到背景信息。电子档案的传输需要运用互联网的传播来完成，在现实生活中，传输者不用见面，但是对于背景信息的要求需要传输者在传输之前将这些信息补充完整，不然，就会引发安全隐患。
2、电子档案的优势
作为科学技术进步的产物，电子档案可以顺应时代的发展需求，并且这种发展和自身的优势有着直接的关系。（1）能够降低档案管理工作的工作量以及劳动强度。由于档案管理的工作内容比较多，并且档案的保存时间也比较常，因此，档案管理工作普遍存在工作量大的特点。但是，开展电子档案管理工作，不仅能够将复杂的劳动简化，同时还能够提升工作效率，减缓劳动强度。（2）可以增强档案的完整性。能够快速查找出档案中所缺的信息，并且及时进行遗漏文件的补充以及增加。（3）加强档案使用的便捷性，这样一来能够方便信息的交流、传播以及使用。（4）能够有效提升档案管理工作的安全性，并且增强档案管理的工作质量，以此来促进我国档案管理工作的进步以及发展。
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3、信息时代下电子档案管理措施
3.1、健全管理制度，保障档案质量
为了有效提升档案管理工作的效率以及确保档案管理的工作质量，需要在档案发展的过程中，对电子档案的管理体制不断加以完善。健全的、完善的电子档案管理制度，能够促进档案管理工作的顺利开展。在开展电子档案管理工作的过程中，运用完善的科学制度，对于档案管理工作的长期可持续发展具有非常重要的意义。
3.2、加强安全管理，维护档案安全
作为一种比较重要的信息资源，档案的内容涉及到很多重要的信息，例如，招投标信息、商业机密以及个人资料等等方面的内容，一旦这些信息泄露，就会带来极大的损失。因此，相关部门需要借助科学技术，加强对电子档案的保护工作，确保信息的安全性。对于能够直接接触重要信息的工作人员，需要做好相关的培训工作，提高这些工作人员的思想觉悟。与此同时，还需要制定严格的资料使用管理体制，尤其是对于档案的查询、下载以及复制的管理等。
3.3、加强档案查阅过程中的管理性
为了做好对电子档案的管理工作，首先，需要管理工作者在进行档案查阅的时候，设置相应的权限。根据工作人员级别的不同设置对应的权限，同时，还应该设置账号登录系统，从而保障档案信息的安全性。其次，应该加强信息的拷贝以及间收管理。有关技术工作者需要做好电子档案技术方法的管理工作，以免管理工作者在拷贝文件信息的时候出现问题，影响到档案管理工作的安全性。最后，需要严格监管管理人员对档案信息的使用情况。计算机系统应该严格监管管理工作者使用过程中所打开的系统，并且生成相关信息，便于后期的查证。
3.4、划分多级权限
为了确保企业电力档案的管理水平，增强电子档案管理工作的安全性，企业在进行档案管理工作的过程中，需要做好安保工作，通过对档案管理工作进行多级划分，提升电子档案信息的保密级别。比如，档案管理工作者，可以借助企业的行业性质以及档案信息的保密级别，对相关的查阅权限进行设置；借助档案信息管理软件系统，根据相关凭证对相应的权限进行查询以及修正。与此同时，在对电子档案进行查询的过程中，企业应该对浏览器的使用权限进行严格的界定，根据档案信息的保密程度，确定是否能够进行查询以及下载等，以此来确保电子档案信息的安全性。
结束语
总而言之，互联网信息时代的发展促进了社会的进步，在时代快速发展的背景之下，管理工作者要想加强电子档案的管理工作，就需要按照电子档案发展过程中的特点、存在的问题以及所发挥出的优点来综合予以考虑，与此同时，也要加强对相关电子知识的认知，不断丰富自身的经验，从而促进电子档案的长期可持续发展。
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论文作者:马琳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第5期
论文发表时间:2019/4/29
标签：档案论文; 电子论文; 管理工作论文; 信息论文; 信息时代论文; 档案管理论文; 过程中论文; 《基层建设》2019年第5期论文;