高校智能报账信息化平台建设的探索与应用——以F大学会计信息化实践为例，本文主要内容关键词为：为例论文,高校论文,会计论文,智能论文,大学论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：F234 文献标志码：A 文章编号：1001-5744(2013)03-0157-05
一、智能报账信息化平台建设的背景分析
随着云计算、物联网和移动互联网等新兴技术的不断成熟，应用最先进的信息化技术，构建一套全方位的财务服务平台，努力创造一流的服务环境、一流的核算质量和一流的管理水平，是当前高校财务部门发展建设中的核心议题。教育部、财政部《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》(教财[2007]1号)指出，高校应全面推进财务管理的信息化和网络化，充分利用现代信息技术，创新财务管理手段，提升财务管理水平，提高会计信息质量。这对高校财务信息化建设提出了明确要求。
目前，在很多大学的计财处，“报账流程”是教师直接去会计核算科指定窗口办理单据报销，这种方式经常出现“报销填报信息不规范”“报销教师经常排队”“在某些情况下需要提前预约现金”“到现金出纳柜台排队领取报销款”等现象。报账难问题十分突出。报销手续烦琐、时效性差、财务信息发布和推送形式单一等问题，极大地限制了财务服务质量的提升。加之近年来高校办学自主权不断扩大，办学层次不断提高，办学规模不断扩大，教育资金投入越来越多，投资主体多元化、筹资渠道多样化、经济活动频繁化和经济关系复杂化使得高校财务管理难度不断加大，财务服务对象日益复杂，对高校财务报账效率和财务服务质量提出了新的更高要求。
为此，F大学计财处积极探索，从2010年开始，通过无现金报账系统、网上预约报账系统、智能叫号(现场与网上排队)系统的开发与应用，研究构建高校智能报账信息化平台，以平台建设整合创新具体的服务方式与手段，从根本上解决报账难、水平低、效率差的问题。
二、F大学智能报账信息化平台建设
(一)技术条件分析
1.F大学现有的财务管理系统是采用某高校财务管理信息系统，其引进的无现金报账系统及网上预约报账系统等都属于同一软件开发商开发的，因此，在技术上能较好地实现核算系统和资金管理系统的对接。
2.F大学在工商银行开通网上银行支付业务。工商银行在银企互联功能方面有较雄厚的软硬件支撑，能使F大学无现金系统较快实施。
3.在通信线路上，F大学确定采用专线而不是公网来实施，如拉专线实现学校财务系统和银行的直接对接。这也是F大学与其他高校不同之处.虽然专线成本稍高，但能既确保财务管理系统和无现金报账系统的安全性，又提升了支付款项的速度。
4.事先分类编写好详尽完整的财务报销指南，免费提供给教职工预约报账时参阅。
(二)建设主题及目标
F大学智能报账信息化平台以服务教学科研、服务师生员工、降低财务风险、提高服务水平为目标，基于移动互联网技术的信息服务方式，集成无现金报账系统、网上预约报账系统、智能叫号现场与网上排队叫号系统等功能模块，实现无现金报账，强调用户的直接应用价值，为高校报账业务提供了整体化的、软硬件相结合的专业解决方案，有效优化了高校财务部门的报账流程，大幅提高了财务部门的服务水平和工作效率，服务方式更多样、更便捷。F大学智能报账信息化平台由无现金报账系统、网上预约报账系统、智能叫号现场与网上排队系统等子系统构成。子系统建设各有内容，实现相应功能，最后将各子系统功能进行有机整合，建成一个相互联系、相互支撑的统一平台。
(三)各子系统的内容与功能
1.无现金报账系统
无现金报账系统是指在货币结算过程中，财务核算系统和银行网银支付系统对接，完成学校银行账户与其他单位或个人银行卡之间资金划转的一种结算方式。如教师报销，报销人“不必提前预约现金”，学校财务在报账时利用无现金报账系统将报账款直接打入卡中。这是一种最先进的财务核算、资金结算管理方法。具体流程如图1。
为确保资金安全，防范职务犯罪，F大学计财处拟将原由出纳填写对公和对私银行账号等结算资料的职能改由会计填写，出纳只作复核并发送。为此，在与某软件开发公司共同研发该系统时，改变了原有会计核算流程，采用前移的方式完成结算资料的录入，即由一位会计人员制单，并进行结算资料的录入，然后由另一位会计复核人员复核，最后出纳人员复核银行账号等结算资料。由于中间有好几个环节把关，一是会计复核人员复核时把关，二是出纳人员复核后发送数据。双重把关后使发送银行账户等结算资料的差错率减少，有力地保证了资金的安全。
F大学无现金报账系统在硬件配置上采用前置机和专线，而不是通过公网，在业务流程上改变传统的报账流程，由会计而不是由出纳填写银行账号等结算资料，基于这两点，软件开发商根据具体需求开发出比较先进的无现金报账系统。
2.网上预约报账系统
传统的“报账流程”是教师直接到会计核算科办理单据报销，这种方式经常出现报销信息填写不规范、报销的教师经常排队等现象。F大学与某软件开发公司共同研发的这套网上预约报账系统很好地解决了这一难题。教师可在任何一台联网终端通过访问计财处的“网上预约报账系统”，自助填报报销内容，审核通过后到计财处会计核算科指定窗口办理报销业务，不需要排队，直接办理，方便快捷，而不受时间和空间的限制。
F大学的网上预约报账系统具有日常报销、差旅费、借款、预约管理、项目转账、项目授权等功能模块，与其他一些高校的网上预约报账系统基本类似，但这些高校的网上预约报账系统仅限于除财务人员外的师生员工，即项目经费使用人，而F大学的网上预约报账系统却能很好地实现财务人员移动办公，即财务人员可在网上直接制单，与F大学推行的财务联系人制度完美结合，每周定期到学院指导学院报账、理财。
F大学网上预约报账系统的具体流程如图2所示。
教职工填写报销内容：教职工在校园网上计财处的网页中按自己的工资编号登录网上预约报账系统，显示本人所负责的经费情况，点击日常报销，挑选所要列支的经费项目后，填写相关报销内容，保存完增加付款方式，原始单据录入完成。
网上预约：教职工按要求录入完，点击网上预约，根据网络上的时间段进行预约，准点到计财处报账。
生成凭证：计财处将教职工网上预约的数据导入计财处财务管理软件中，财务人员可直接调用该数据，生成记账凭证，提高工作效率。
财务人员网上直接制单：实施财务联系人制度后，财务人员在各学院报账过程中，可用计财处的账号登录现场直接制单，回到计财处后导入财务内网完成凭证的编制。这样，减少了财务人员到学院报账重复的工作量。
在网上预约报账系统的安全方面需采取以下相应的防控措施：用物理隔离的方式，将教职工在校园网填写的报销内容，由计财处系统管理员导入到内网(计财处内部财务管理系统)，由财务人员在报销时直接调用，而不是直接在外网上核算、制单，安全性能较高，有效地降低了财务风险。
3.智能叫号(现场与网上排队)系统
F大学智能叫号系统现场叫号机是根据计财处的实际情况直接购买的，主要由取票机、呼叫器、显示屏及播音、网络链接这四个主要部分组成。报账人员根据报销业务内容，在取号系统中索取业务号码等候呼叫，核算人员通过呼叫器按号后，等候报账人员进行报销程序。
网上排队叫号系统是F大学计财处与软件开发商共同研发而成的。流程如下：
取号：现场排队机取偶数号，网上排队叫号系统取奇数号。一般为当前预约下一阶段工作日的号码。
登录：教职工可在校园网上用自己的工资编号作为用户名进行登录。
查询：用颜色显示拥挤程度，红色为极度拥挤，可另行安排时间报账；黄色为比较拥挤，可酌情安排时间；绿色则比较宽松，可以随时前往办理。
4.平台系统功能整合
各子系统虽各有功能，网上预约报账系统接收报账人的报销信息，实现报账“不见人”；无现金报账系统对传递成功的款项信息进行最终支付，实现报账“不见钱”；智能叫号现场与网上排队系统则有效缓解了财务窗口拥挤状况，提供了一个有序、舒适、公平、友好的排队环境和工作环境。但平台整体功能是各子系统功能的有机整合。无现金报账系统和网上预约报账系统的关系如图3所示。
(四)效果评估与分析
1.经济效益明显。本着“操作简便、设计专业、针对性强、数据利用率高”的原则，F大学智能报账信息化平台建设采用最成熟的技术研发而成，对运行环境要求不高，基本上不需要额外升级现有的电脑软、硬件环境，即可快速投入使用，极大节约了投资建设成本，且平台产生的预期经济效益明显。通过本平台，不仅提升了高校管理水平和服务效率，而且减少了重复劳动，节约了人力成本，节省了广大师生的时间成本，已经为F大学带来了明显的经济效益。随着时间的推移，这种经济效益将不断扩大。
2.社会效益显著。一是有利于资金安全。无现金报账系统减少了现金交易量，可以杜绝诸如挪用资金、白条抵库、大额现金支取以及没有适时对账等现金管理上可能出现的漏洞，提高了现金风险管理能力，有利于学校资金安全。二是有利于财务管理精细化。报账平台智能化，不仅节约了教职工的报账时间，也提高了财务人员的工作效率；不仅减少了财务核算的差错率，还能为高校经费管理提供有意义的原始数据。三是有利于保证财务工作的活力和科学性。以报账流程改革为契机，对财务各项工作进行总结归纳，对财务工作流程进行流程再造，保证了财务工作的活力和科学性。
3.推广应用价值。高校财务智能化、信息化是高校财务管理发展的必然趋势，F大学的智能报账信息化平台由于起步早、建设快，相比较而言，平台建设比较完善，使用稳定，具有一定的示范性和推广应用价值。因此，在省内外高校有一定的知名度和影响力，至今已有省内外多所大学先后到F大学考察平台建设经验与使用情况。
三、智能报账信息化平台建设的启示
1.加强宣传、培训与咨询工作。从传统的手工报账转换到信息化的智能报账，是一项重要的财务管理方式与手段的变革，鉴于高校财务管理涉及面极为广泛这一特点，首先，要加强宣传和普及工作，让广大师生员工了解并能积极使用信息化平台。其次，信息化平台的运用，无论对于财务管理人员还是广大师生员工，都是一项新事物，尤其与传统手工操作大为不同的操作方式、方法与手段，实施初期必然带来一些不适应，因此，要对实施智能报账信息化的相关制度、规定、实施方案及技术知识与技术操作方法，根据不同对象有针对性地加强培训，比如，分类编写好详尽完整的财务报销指南等，并加强对财务人员和学院财务秘书的指导培训，提高大家的信息化平台运用能力。最后，在具体的实施与应用过程中还要加强实时咨询，及时做好答疑解难工作。这样才有助于智能报账信息化平台的顺利实施。
2.加强会计信息化人才队伍建设。《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》指出，高校财务部门要配备合格的专业技术人员，负责财务管理信息系统的管理和维护，确保财务信息安全。因此，高校要加紧培训会计信息化骨干力量，加强会计信息化人才队伍建设，提高财会人员的服务意识和技术能力，才能加速推进高校会计信息化进程。
3.紧密结合学校实际情况。高校智能报账信息化平台建设是一项系统工程，除了要加强与软件开发商、银行等方面的合作之外，还要紧密结合学校的实际情况，才能建立健全适合本校的会计信息化模式。比如，在F大学智能报账信息化平台建设过程中，结合学校实际，提出了无现金报账系统的双重复核把关、网上预约报账系统中增加会计人员制单功能、与财务联系人制度对接等意见与建议。这些意见与建议，既符合学校的实际情况，又完善了系统功能。
4.加强对信息化风险的防控。作为财务管理人员，应该清醒地认识到，智能报账信息化平台建设作为一项新生事物，不可能十全十美、一劳永逸，对于在信息网络化过程中可能存在的一些漏洞与风险要有足够的防控意识和应对准备，才能发挥信息化平台的应有功能。比如，针对信息化平台较之传统手工报账、现金报账的不同变化以及可能存在的风险，专门完善了相应的防控措施：(1)会计出纳的岗位职责重新划分，明确会计出纳具体的岗位职责，并且对5万元以上的现金支付由另一出纳授权审批，保证资金安全。(2)网银对账可以做到适时对账，发生的网银支出业务做到日清月结。无现金报账系统每日必须打印资金日报表、网银交易明细，与银行流水账及时对账，保证每日发生业务的成功率及准确率。(3)与银行联系，开通短信免费服务，使得每位教师报账后，银行可通过手机短信直接将款项的收付情况发送给报账的教师。这些措施有效保证了信息化条件下的财务资金安全，强化了内部会计管理。