（国网安徽省电力有限公司物资分公司 安徽省合肥市 230009）
摘要：在企业管理和发展中，档案发挥了重要作用。随着企业的建立和发展，各职能科室的健全，各种文件和资料日趋增加，对档案的利用需求也逐步呈现上升趋势。同时，现代社会信息化进程的加速和信息量的不断增加，促使企业在激烈的竞争中生存发展，必须有足够的信息来支撑，而档案作为企业信息的主要形式和企业信息的重要构成部分，在企业经营管理的过程中发挥了举足轻重的作用。电网系统复杂庞大，必须依靠高效智能的现代化管理来保证其正常运营。数据是企业现代化管理的基础，而档案是数据的来源之一。档案工作作为一项基础性工作，对企业认识规律、延续历史有着重要意义，不仅能如实纪录公司开展卓越管理、国际对标等重大管理创新情况，也能在管理决策中发挥重要作用。
关键词：电力公司；物资管理；业务资料；档案管理优化
1电力物资的特点
1.1物资供应的特点
电力物资供应与其他的物资供应有着根本上的区别，电力物资与社会用电有着密切的关联，一旦电力物资不足，就会影响电力企业的正常生产，从而出现供电短缺的情况。这种情况的存在不仅会给人民群众的正常生活带来一定影响，还会影响社会的正常运转和稳定发展。因此，电力物资的供应必须及时，电力企业要确保电力物资的充足，并根据生产所需及时的补充物资。
1.2物资供应具有复杂性
电力物资供应具有一定的复杂性，造成这种情况的原因在于电力物资的购买，运输，管理等各项工作分别由电力企业的不同部门负责。电力物资的复杂性主要包括电力生产设备和电力生产资源两个方面。发电所需的生产设备不仅具有一定的精密性，且专业性较高，无论是管理还是后期的维护都需要由专业人员来操作。此外，国内具有生产电力设备资格的厂家屈指可数，一旦设备出现损坏，后期的修复也很成问题。现阶段，我国的主要发电手段包括火力发电，水利发电和风能发电。鉴于我国的基本国情，所以绝大多数的电力供应都来自于火力发电。正因如此，电力企业不仅仅是能源的提供者，更是能源的购买者，因为生产电能需要大量的煤炭资源。电力企业在购买煤炭资源的时候会与多家单位建立合作关系，从而避免出现煤炭资源不足的情况。
2电力公司物资全环节档案优化提升实施方案
2.1物资档案管理存在的问题
企业物资部和物资公司的协同推进机制有待加强，主要体现在清单收集工作中。例如，物资公司出现各业务模块单独提交，或是同一业务模块多次提交的情况，而且递交质量和递交时间未达到预期目标。以废旧业务模块为例，在现有的双向联络表中，废旧业务模块对应物资公司三个不同部门，同时也存在需与非物资条线部门协调进行处理的问题，由于无人牵头协调汇总，影响了工作推进。再如，“中标通知书”既是招标环节的输出资料，也是合同签订环节的输入资料，且在招标环节和合同签订环节均有归档需求，因此很容易造成重复归档。
2.2优化提升方向梳理
梳理目前业务资料和档案工作现状和问题，目的是明确改进提升方向。1.事务型的初始级企业将档案管理作为一般性事务工作，日常工作文件处于被兼职管理的状态，无相应的管理制度和工作流程，文件存留比较随意。2.经验型的可重复级企业将档案管理作为专门性工作，设立相关岗位，对档案管理有基本的归档要求，但一般为经验式管理，文档存留界限不清晰。3.一致型的已定义级企业将档案管理作为专业性工作，建立了标准的管理规范和工作流程，档案整理和鉴定实现了精细化、流程化，档案资源的价值得到初步利用。4.价值型的已管理级企业将档案管理作为职能性资源管理工作，基本实现了全员式、全过程管理，并将档案管理工作作为企业的重点工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆5.持续型的优化级企业的档案管理工作实现了业务全过程资源自动配置，管理体系可自动创新，档案资源价值得到深入开发。通过调研、资料收集和分析可知，目前电力公司处于经验型的可重复级阶段，即设置了专人专岗，从事专门性的工作。对各种档案采取经验式管理，对物资档案工作有基本要求，但文档留存界限还不清晰。今后，企业应全面梳理物资档案的管理要求，树立档案全环节联动的管理理念，构建档案管理一整套的常态化工作机制，强化档案能动型全方位服务意识，打造物资档案自动化管理支撑平台。
2.3业务资料与档案管理优化提升步骤
第一步：明确归档范围和管理要求，设计归档范围清单。第二步：明晰档案管理的职责界面：物资部负责规范、指导、监督档案管理工作的开展；业务部门负责对档案进行汇总、分类和移交；档案管理部门负责登记、造册、归档、保管、查询等工作。第三步：明晰档案管理总体原则和档案归档业务流程及优化方案。第四步：制定一套标准流程及制度设计方案，即根据梳理情况更新和完善制度中的具体细节，包括《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》《档案库房管理制度》。
2.4合同签订
合同签订环节，只负责整理归档合同签订归档范围表内的相关业务资料及档案，归档对象划分为，标准合同、协议库存合同（大协议）、协议库存采购供货单三类。（1）移交清单由物资公司合同部按项目单位分工整理编制。其中，档案管理的基础信息，由每个具体业务环节构成，如合同签订环节的档案基本信息合同编号、合同类型等；移交信息，包括按照归档对象要求移交的资料清单，份数等；业务部门移交人员与档案管理部门的接收人员双方在移交清单上签字确认。（2）档案管理台账中需由业务部门完成的部分，由物资公司合同部填写。其中，档案台账基本信息，包括每个环节档案管理的基本信息，由业务人员提供；业务环节重要字段信息，包括业务环节与前后端关联字段信息，记录本环节业务处理，以及输出结果的重要字段信息，由业务人员提供，包括主表和从表。（3）移交信息，主要是记录档案/业务资料移交过程涉及的人员信息、移交时间、库位信息等。
2.5招标采购
招标采购环节的档案管理范围，包括国网总部招标采购结果回传及上海公司招标采购。归档对象可分为物资招标和非物资招标两大类。
2.6合同履约
合同履约环节的归档范围，涉及合同变更、合同解除、合同履行、合同索赔、合同结算以及物资配送这六个模块。在归档对象上，合同履行与配送模块有所区别。合同履行归档与合同履约有关的，不涉及具体操作执行的书面的资料，而配送模块则归档物资供应配送涉及具体操作执行的表单、资料。目前，物资部已完成总体方案的设计，合同签订及废旧物资两大业务模块试运行推进正常，反馈问题得到一一解答。招标采购及合同履约环节的档案管理详细方案设计工作也已完成。同时，招标采购模块的试运行工作正在推进。
3结论
电力物资管理工作对于电力企业的发展而言有着重要的影响作用。电力企业应当加强对于电力物资的管理工作，及时解决物资管理中存在的弊端和问题，逐步优化电力物资管理机制，从而实现生产成本的下降，促进电力企业的不断发展。
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[4]张译心.基于KPI的W电力公司绩效管理研究[D].贵州大学，2017.
论文作者:孙毛
论文发表刊物:《河南电力》2018年13期
论文发表时间:2018/12/27
标签：档案论文; 档案管理论文; 电力论文; 物资论文; 合同论文; 环节论文; 业务论文; 《河南电力》2018年13期论文;