取消案卷是机关档案工作发展的必然结果，本文主要内容关键词为：案卷论文,机关论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）已经发布一年了。这项新的档案行业标准，对我国机关档案部门实行多年的立卷工作进行了变革。《规则》推出的归档文件整理程序，不仅步骤简化，效率提高，而且易于掌握，受到了广大档案人员的欢迎。
一、取消案卷是时代发展的要求
科学技术的日新月异和生产力水平的迅猛发展，必将影响到我国档案事业的发展，也将影响我国的档案学理论。仅就立卷方法而言，这种从前苏联借鉴而来、适应我国50年代生产力发展状况的档案整理方法，不仅程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。如果说在新中国成立初期和“文革”之后拨乱反正之时，从清理整顿档案工作、抓好基础业务建设出发，还能够发挥其作用，那么到了计算机技术迅速发展和大规模进入各级机关档案部门的时候，还要强调当年的手工整理方法是那么有效、有益，强调计算机档案管理软件还要模仿立卷这种手工操作方法，就显然是老生长谈了。如果某种理论跟不上实践的发展，那么这种理论必然失去对实践的指导意义。
二、取消案卷是档案管理现代化的要求
档案管理现代化是各级机关档案部门工作发展的长远目标，是配合机关办公自动化的有力措施。而使用计算机技术是档案管理现代化的核心内容。许多档案人员就反映，档案工作的发展赶不上机关办公自动化的发展，传统立卷方法的存在不仅没有提高工作效率，还因为手抄手缝方式而得不到部分机关工作人员的理解。
传统立卷与计算机技术相抵触最明显的例子莫过于计算机检索方式与手工检索方式的区别。计算机检索方式是由一步检索到具体文件，手工检索是必须经由案卷到具体文件。如果硬性要求计算机模仿手工，实行先案卷后文件的检索方式，只能是限制了计算机本身效能的发挥。
其次，立卷要基于文件之间的历史联系，然后再由人的主观来决定文件的组合。然而计算机本身无论如何都不可能判断任何两个文件之间的历史联系，更不用说能按人的主观要求把若干份文件组合成为一个近乎合格的案卷。由此，既然计算机不能自动组卷，再让其进行辅助立卷，就是“赶鸭子上架”了。
再次，立卷是档案整理工作中的难点，除非从事档案工作多年，一般人都不了解立卷，更不用说编制计算机管理软件的专业人员了。即使是懂立卷的业内人士能够编制计算机管理软件，立卷这部分的编程也是最为繁重、艰难的环节。何况每个单位形成档案种类和数量都不相同，在文书档案立卷环节编程上花费大量时间，肯定得不偿失。
三、取消案卷是理顺机关档案部门职能的要求
近几年，全国各级行政机关的机构改革大刀阔斧，其力度之大，超过以往。机构改革“减员增效”的目标初步达到，但也明显对机关档案工作产生了巨大压力。许多部委的专职档案机构取消，只留下一个专职档案人员。这就意味着，档案人员数量大大减少，而所面对的工作量却没有减少，反而有所增加。原来需要三、四个档案人员完成的工作量，现在只能由一个档案人员承担。随着机构改革的深入，地方行政机关档案人员也将不得不面对同样的现实，其中的辛苦滋味，外人恐怕想像不到。许多国家机关档案人员反映，原先多个人才能完成的工作量，现在由一个人干，确实是严重超负荷。文书立卷又是如此繁琐，许多时间要被立卷工作占用。再加上日常保管、利用工作，不仅终年忙忙碌碌，而且无暇开展档案宣传、制度建设、开发档案信息资源工作，造成档案工作水平停滞甚至下降。档案工作水平不高，必然使档案工作地位下降，机关各级领导更少关心和支持档案工作，从而导致档案工作水平继续落后。周而复始，造成恶性循环。因此他们强烈呼吁从档案工作实际出发，进行包括立卷改革在内的机关档案工作改革，减少手工劳动，提高工作效率，从而提高机关档案工作水平。
四、取消案卷是实行档案整理工作改革的要求
国家档案行政管理部门经过多年研究，在征求各方意见和进行试点的基础上，《规则》最终得以施行。《规则》中提出的立卷改革方案，完全符合机关档案部门的现实需要，不仅程序简化，大幅度减少手工劳动，而且能够使档案人员节省时间，提高工作效率。《规则》出台的目的，就是要缓解机关档案工作压力，节省机关的财力物力，理顺机关档案工作职能，把机关档案人员从立卷工作中解脱出来，抽出更多时间进行档案鉴定、法规建设、宣传、开发利用工作，全面提高档案工作水平，使之适应机关办公自动化和档案管理现代化的要求。《规则》最突出之处，就是将归档文件整理单位由案卷改为件，取消了案卷。
在《规则》制定过程中，有关起草人员曾对是否取消案卷有很大分歧，形成观点对立的两方。同意保留案卷概念的一方认为，实行多年的立卷意在保持文件之间的历史联系，为档案后续保管、利用工作打下基础；而且多数原有立卷改革方案都是基于案卷概念，《规则》保留案卷概念将有利于平稳过渡，易于被多数人接受。为体现出改革方向，他们还提出了《规则》的折衷方案，即以实质上与“案卷”涵义相同的“组件”代替“案卷”。
反对保留案卷概念一方则认为，《规则》必须在整理方法上有所突破，才能实现减少手工、提高效率的目的，而取消案卷概念是关键。首先，立卷改革为体现出其改革性，就必须放弃案卷概念，重新构造新的整理方法。如果只是在原有案卷概念上对立卷方法小修小补，充其量不过是“立卷改良”，而不是基层档案人员热切期望的“立卷改革”。
其次，欧美国家的档案工作中，完全没有立卷这种繁琐、复杂的整理方法，日后的保管、利用工作也没有受到影响。
第三，既然采用以计算机为主的现代化管理手段是今后档案部门提高档案工作水平的发展方向，那么就必须按照充分发挥计算机快速高效功能的目标来设计立卷改革的方案。既然案卷已经不适应档案计算机管理的需要，就必须放弃案卷概念，为档案工作今后的发展打下基础。
第四，有“组件”的存在，必然就有“单件”存在。且不说“组件”在概念解释上就要与正常思维相抵触，“组件”的存在就会造成两级编号、两级目录，在排列、盖章等环节上发生错乱。这样的情况非但没有实现改革，相反会把立卷改革引向更加混乱的境地。
第五，根据试点单位的情况，取消案卷是可以做到的。试点单位认为，新的整理方法大大简化了整理方法，使整理人员减少了许多劳动量，缩短了整理时间，提高了工作效率。同时还扭转了部分工作人员对档案工作的偏见。
五、按《规则》整理的档案依然保持了文件之间的历史联系
为今后的的档案保管、利用考虑，从我国档案工作实际情况考虑，取消了案卷的归档文件整理工作还不能忽视文件之间的历史联系。如果归档文件整理没有反映出文件之间的历史联系，只是简单地以时间或文号作为归档文件的分类和排列原则，将严重影响到机关档案室的管理和利用工作，也将严重影响档案馆开放利用工作的正常进行。立卷改革必须立足于机关档案室，也必须惠及档案馆工作。因此，“遵循文件形成规律，保持文件之间的历史联系”，是《规则》中整理原则的主要内容。为实现以件为整理单位时仍能体现文件之间的历史联系，《规则》引入了立卷中的分类和排列环节。当然，这并非原封不动的照搬，而是精心的扬弃。《规则》中的分类选取了档案形成规律中最主要的三个因素，只规定年代、保管期限和机构（问题）三个方法，不再以众多的分类方法扰乱档案人员的视线。《规则》的排列，强调在分类最低一组类目中，同一事由的文件必须排列在一起，以保证文件之间的历史联系能够体现。这些做法在试点过程中得到档案人员的赞同。
六、按《规则》整理的档案不会影响利用工作
正是因为充分考虑到机关档案部门管理、利用档案的便利，按照《规则》对归档文件进行整理的结果，将使同一事由相关文件集中在一个档案盒中而不会分散，既便于档案人员查找，也便于档案抽取和归位。正因为如此，比起那些不分类、只按时间或文号进行文件排列的改革方案，《规则》更易为大多数档案工作者接受。在《规则》实际应用情况看，年形成文件数量大的中央国家机关，检索档案时计算机就可以大显身手。即使在手工状态下，借助对利用者需求的进一步明确化，如询问更为具体的事由、作者、年代、文件形成机关级别等检索条件，也可以很快检索到利用者所需文件。在年形成文件数量少的基层单位，虽然没有案卷级目录的帮助，但因为本身形成档案不多，档案人员也可以通过明确利用者需求来缩小查找范围的方法来迅速查找档案。
七、机关档案工作配套改革将凸显取消案卷的优势
虽然取消案卷的《规则》是现实可行的，但并不意味着《规则》就是十全十美，完全达到机关档案工作改革的目标。应该看到，《规则》考虑机关档案室工作情况较多，考虑档案馆工作情况较少。按照《规则》整理的档案在进馆时，档案馆应会产生清点、统计方面的困难。这并不能说明《规则》不适用于现实工作。这反而说明机关档案工作改革还没有到位，因为机关档案归档范围和保管期限鉴定两方面工作没有进行相应改革，《规则》的优势还不能充分发挥出来。可以预见，如果机关档案室制定的机关文件归档范围更加精粹，控制归档文件总体数量；如果机关档案保管期限表更加严谨，真正使档案精华进入档案馆，减少进馆档案数量的同时避免档案重复进馆现象，《规则》的优势才能全面充分发挥出来。