我对中国档案事业发展的几点建议，本文主要内容关键词为：我对论文,事业发展论文,中国论文,几点建议论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中国档案事业体系之庞大，结构之复杂，在世界上屈指可数，令许多不那么幸运的国家羡慕。中国的档案教育结构同样全而完整，颇具匠心。中国的档案工作者是专业人员，他们的付出远超过他们的所得。中国各地建设了许多，并仍在建设新的档案设施，一些旧馆正通过修缮和增添先进的保护和安全设备进行现代化更新。
倘若周恩来今天还活着，他一定会为他曾关怀和重视的档案工作今日取得的成就感到自豪。中国档案界的确非常幸运，得到了这样一位高级领导人的关心。美国的富兰克林·罗斯福总统也曾发挥了同样的作用，只是他的影响仅限于国家档案馆和他的故乡，不及周恩来的影响广泛而深远。
档案事业的发展繁荣必须依赖一大批有思想有才干的档案工作者作其最广泛的基础。中国档案界若要繁荣发展，在21世纪的舞台上演好自己的角色，必须重视以下几个方面：
1、中国档案工作者必须重视平衡中央、省财政拨款同档案信息、档案服务
市场化之间的关系。
在高度竞争和迅速发展的经济下，档案馆要想得到必要的重视和资源会比在高度集中的计划经济下困难得多。由于这个原因，中国的档案部门将继续要求政府给予大力的支持和资助。也许档案馆有办法进入市场，并从中获利，但是，从根本上讲，它们是政府部门，必须象公益部门那样受政府的管理和扶持，不能指望档案馆靠出售档案信息产品和服务来完成它们的使命。在市场经济下，人们往往注重短期效益，希望快速收回利润，这就是农产品和消费品似乎主宰了目前中国经济的原因。人们正试图把档案视同粮食、钢材一般的商品，而不是必须保护的国家财富。中国的档案工作者一定要十分谨慎。
档案服务是能够出售的商品，但程度十分有限。认为档案馆可从向用户收取入馆费、利用费、查找服务费、复印费以及提供证明文件费中获利，这是错误的。当然，收一些费是可以的，这样能够阻止不必要的用户行为。但是，世界上没有一家档案馆能够靠收取利用、查找和复印费来发财或弥补实际成本，高收费只能阻碍利用，得不偿失。档案馆向政府部门收取服务费是反生产性的，因为，档案馆需要政府机关的合作来进行档案的鉴定、整理、编目和移交。
档案本身不是商品，每份档案都是独一无二的、专门形成的，而不是大规模生产的。即使是电子数据库里的每份文件也是唯一的，是在某个特定时刻，为完成某项具体工作而专门产生的。档案馆的工作是保护这些唯一的、原始的文件。使它们能够被用作凭证，被当作可以放心使用的准确而可靠的信息的基础。
信息是商品，档案信息也是商品。但是，要从档案信息中获利则需要有一套经济有效的再生产和大规模生产及市场推销的手段，而且这些手段不能危及档案材料的寿命，不能损害唯一的档案原件的完整性。这就意味着必须另外再形成一种独立的、完全不同于档案管理的生产和经营方法，因此，很难肯定作为非补贴性信息生产者的档案馆能够在自由市场体制中有竞争力。档案馆能否维持大批量的生产和采取灵活多样的市场竞争手段，从而获得良好利润的支付生产成本，大幅度减少对鉴定、制定文件保管期限表、整理、编目、保护及利用服务等档案基础业务的财政补贴，这仍是个问号。
中国档案馆通常设有一个编研部，从事档案文件的挑选、编辑和出版工作，这在美国极为鲜见。这种不同的背后有其宪法和文化差异上的原因。在中国，不仅《档案法》把国家档案的版权赋予国家，而且文件形成者也有控制档案的文化传统，无论形成者是政府机关、事业单位、企业公司、社会组织或文化协会。中国的法律巩固了这种习惯做法。在美国，宪法规定政府文件属公共范畴，也就是说，国家不能通过向公众出售文件或文件信息是来获取利润，只能收取少许费用以贴补复印和散发成本。
具有讽刺意味的是，实行社会主义政治制度的中国档案部门在把文件信息市场化方面要比实行资本主义政治制度的美国档案部门有更多的机会和处于更为有利的位置。美国档案馆向公众提供档案信息作为公众利用的权利，而在中国并无这样的大众权利。
让我们先看看中国的情形。任何一个档案馆，即便它垄断了本馆馆藏的版权，但能否建立起既有效率又经济节省的信息生产过程仍是个问题。让我们分析一下三种可能性：
（1）复印意义重大的珍贵文件。珍贵文件复制品的市场销售例子在中国很少见，有些文件具有非同一般的历史和美学价值，值得大规模复制和销售，美国的独立宣言和宪法，英国的大宪章就是这方面的例子。档案馆能够、应该、而且的确在从事这种复制和推销。无论在教育方面，还是在更广泛的社会文化意识方面，这类档案有着明显的市场。到目前为止，中国档案馆还未很好地利用这个他们应该能够抓住的机会。这类复制品最适宜作旅游纪念品，其次是作学校的教学工具，再次是作办公室的装饰物。然而，一旦一份文件以复制品的形式出现在开放的市场上，便很难控制盗版行为。
（2）文献出版。中国档案馆对这项工作十分熟悉，它是档案事业的一个组成部分。然而可以更进一步拓展这个领域，方法是与国外的出版商开展合作出版项目，以双方接受的方式分享国外出版权和市场利润。中国档案馆只在国内发行和销售是无法获得高利润的，中国档案馆还应与欧洲、日本及美国的一些公司共同寻找出版这些出版物的CD—ROM和视盘的可能性。
（3）教学参考材料。我感觉中国档案馆似乎还未与教育界进行合作，开拓利用档案编写和印制可供大、中学校使用的学习研究资料的可能性。档案资料不仅有助于通史教学，而且对任何一门专业史的传授也大为有益。我曾在北京城建馆观看了两部反映北京市近年来市政建设面貌的录像片，认为该馆可以利用本馆资料向北京城建工程师们介绍北京城的历史构造。
2、中国的档案工作者必须平衡推行国家标准所需的集中管理与实现最大限度
的自我完善所需的地方创造性之间的关系。
中央档案行政管理部门要想保证从中央到地方的各级档案馆有足够的资源开展自身的业务工作已变得日益困难，而要保证全国的档案部门都采用共同的标准也愈益困难。国家档案局应该既为各级档案部门提供指导，又鼓励它们发挥创造性。仅凭指导和集中管理是不够的，在活跃的市场经济下，国家档案馆也不能依赖省或地方各级政府给予档案部门持续递增的支持，中央政府不仅应该要求省及地方政府对其档案的质量负责，而且还必须给予国家档案局足够的经费，使其能够对那些工作成绩突出或对档案事业有特别贡献的地方档案部门进行适当的奖励。
同时，无论哪一级地方档案部门都可根据本地的情况来实行国家标准，这一点也是绝对必要的，因为并非所有的国家规定都能适用于地方。应该让地方的档案工作者有适当的机会为整个国家的档案事业做出贡献。各类省、市级档案刊物要成为反映这些信息的渠道。必须有人浏览这些杂志，从中发现各类馆的共同问题并找出可能为大家共享的解决办法。
3、中国的档案工作者必须把实现档案的现代化和科学发展两方面的努力放在
能够真正带来实际效益的地方，而不是流于表面，为现代化而现代化。
在中国，档案工作的现代化和科学化主要表现在三个方面：纸质文件的保护；建造新馆和添置新设备；应用计算机。这些尽管很有用处，却并不能保证现代化的实现。还有一个方面应引起中国档案界的重视：在市场经济下，技术必须用于信息的查找、俘获、检索和传递（档案馆向其用户）。
3.1 建造新馆、添置新设备。从实地参观中，从档案书刊上，我深切感受到新馆建设的热浪。从四川、上海到北京、天津再到山东、辽宁，近几年都相继建造了新馆。这表明国家在档案基础设施建设方面的投资很大。
一般来讲，中国档案工作者对于建筑中的水、电、供暖、照明等系统较为了解。但我想提请你们更加注意“1211”气体灭火装置对环境的影响。我请史密森研究院的专家分析了“1211”的化学成分，发现它存在与海伦“Halon”同样的问题。它的物质成分跟“海伦”很接近，这种物质对人体有一定的危害；如果消防人员过早进入使用这种灭火气体的火灾现场会有危险。此外，这种气体容易变质，2到5年之内就得更换一次滤毒罐，花费很高，美国的档案馆难以承受。这种气体的成分还会减弱臭氧层，加重全球性的危害。由于上述原因，美国的档案馆、图书馆及博物馆均选择水灭火喷头，宁愿承受无法避免的水害来实施安全有效的灭火。
3.2 纸质档案的保护。发明了纸张的中国自然会把精力贯注在纸张和墨迹的物理和化学性质上，重视书写材料的保护研究。中国档案工作者在这方面做得很好，有许多可供世界学习的经验。但是我认为，中国档案工作者应该认真考虑以件为单位的修复的经济成本和效益。对数量庞大的馆藏采用一件件的修复方法，从经济角度看已不可行，从历史角度看也不合理。中国同行必须研究较低强度的保护措施，特别是面对大量的现代文件。美国国家档案馆的研究认为，不到20%的现代档案需要逐件修复，而且认为更换无酸装具的方法，是延长多数档案寿命的最为经济有效的手段。
我还要提醒中国同行注意，他们必须逐步认识现代文件载体的保护问题，否则，随着社会日益使用这些载体，远离纸张，档案工作者就可能落后于时代。
3.3 计算机化。中国档案工作者在档案的计算机化方面取得了令人注目的进展。我认为集中制的优势在其中发挥了很好的作用。
首先，集中制使国家档案局可以分别向各级档案局（馆）分配任务，这样就避免了浪费性的重复研究，使一个局（馆）成为一个非常狭窄的专业问题的“领导局”，负责解决某个特定的问题，并把解决办法“出口”给全国其它局（馆）。这是一种极为有效和经济的做法。但是，针对某个地方情况得出的方法必须拿来进行全国性的试验，经过不断修改，使之成为最有效的国家办法。而各个地方仍需根据本地的实际情况做适当变动，使之符合本地要求。
其次，集中制使国家标准得到确认和执行，这样，全国档案系统的各个部门可在计算机应用方面“用同一种语言说话。”这对于国家、省及地方的档案机构共享信息资源尤为重要。然而，必须注意给予地方充分的灵活性，在保证地方实际情况得到适当处理的同时，维护国家标准在地方使用中不会受到过份危害和走形。
我敦促中国同行更有活力地开展计算机档案编目工作。当然，这项工作正在进行，但我认为，在市场经济下，它对于充分开发档案资源将变得愈来愈重要。档案馆要能够迅速的按用户要求提供文件和有关的事实材料，以此证明自身的存在，这一点日益关键。不仅如此，档案工作者还必须参与历史研究和为经济服务。中国同行已认识到这一点，档案馆为三峡工程的规划所做的工作便是证明。这类例子将会增多。检索工具的计算机化将极大地增强档案馆适应新的经济需要的能力。
中国档案工作者还很有可能发明一种全国通用的档案资料目录样式，它简单便宜，可以出口到其它国家。你们不仅应关注本国的需求，还要看到向国外出口你们的硬件、软件及数据图像的潜力。
4、中国档案工作者必须处理好贮存空间日益紧张和国家文件每年都在不可避
免的递增的现实，同时，更加重视文件鉴定和处置标准规范的合理性。
文件的产生似乎永不停止，世界各国的档案馆都面临文件数量膨胀，存储空间紧张的窘境。档案馆初建成时，能够承受馆藏量的飞速增长，甚至期待高增长率。然而，当档案馆日趋成熟后，就必须注意分清哪些是本馆必须保存的，哪些是不得不翻译的。
中国档案工作者一直鼓励接收高比率的文件，一方面是为了保证社会的重要事件和活动有完备的文件记录，另一方面则是为了证明档案馆馆藏丰富，以此得到政府的大力支持。有些馆的留存率高达40%—50%。中国或许有必要制定一套更加严格的鉴定标准，使文件的留存率在不远的将来降至2.5%—5%，否则的话，档案系统将会淹没在整日想方设法争取资金建造新馆和聘用更多的工作人员等事务之中。同样，各国的档案馆都必须确定自己的馆可以承受多大的馆藏量，在怎样的规模上才能维持良好的业务水平。
5、随着档案馆日益向社会开放，中国档案工作者必须研究各类档案用户的要
求和利用方式，重新制定用户服务政策，更有效地满足用户要求。
在参观中我发现，中国同行热情友好，乐于助人，我认为他们真诚地希望改变现状，从内向型转向外向型，更多地关注公众和社会需要。然而，中国档案工作者的确又享受着高度控制档案利用的愉悦，他们了解并执行保护国家文件的规章制度，对控制档案信息的传播要比对潜在用户提供广泛多样的服务更有经验。美国档案工作者正相反，他们必须每天应付大量无法预料的利用查询，而且许多用户没有任何身份证明或利用目的。虽然中国档案馆不会鼓励他们的美国同行遇到的这类利用行为，但是，他们仍有必要认真研究美国的情况，看看哪些用户服务方法和技术可适用于中国。中国的档案利用会越来越活跃，也越来越多样化，这对中国档案工作者是个新的、有时不那么舒服的挑战，中国同行及档案管理部门对此应有所考虑并做好准备。
市场经济下的企业档案，要么成为中央档案行政部门管理下的一个实际的系统，要么在中央档案系统之外建立自己更加灵活自主的系统。中国的档案馆已经发现企业不愿把文件移交到中央系统的档案馆（公共档案馆），原因是，企业认为由他们自己来管，在查找和检索方面会更为有效和更有保证。除非国家档案系统证明它有能力迅速答复各种各样的用户要求，否则，它就会被抛在国家信息系统综合发展之外。
外国学者对中国档案的利用不断增加，这也是档案工作者必须考虑的一个问题，特别是，如果他们及历史学者希望与世界各地的同行建立有益的交流。这还要求中国的档案学者提高回应他们所不熟悉的非传统的用户需要的能力。譬如，西方学者用户习惯要求复制大量文件，有时还要求通览整个案卷，中国档案馆怎样适应这类用户要求将影响到中国的对外关系。
6、随着计算机工作的发展，中国档案工作者也许还得重新研究档案整理和编
目的基本理论，从而在档案管理领域更为有效地利用电子数据库和电子通信。
7、中国档案部门须保档案人员始终保持敬业的精神和高度的能动性，对做
出贡献者给予适当的奖励。
8、中国档案工作者必须保证档案教育赶上时代的发展，并完全适应现代化带
来的变化。
标签：企业档案工作规范论文; 美国工作论文; 国家部门论文;