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一、电子文件全程管理与电子文件连续体模式思想
电子文件管理的一个重大原则就是要根据电子文件的特点与管理要求，建立起一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。
1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，认为应该由以下措施构成电子文件的管理过程：即①根据预先确定的标准格式和模板逻辑文件；②根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；③根据一个人的资格及权限，确定他接触的电子文件的权力；④在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；⑤使用磁卡、密码和指纹识别等方法限制对某些技术的接触；⑥在系统内设计审计功能；记录对系统的任何接触及其结果。这一模式在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和完善。
电子文件的全程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式。只不过其理论基础发生了变化。即从文档一体化的理论基础——文件生命周期理论，转变到电子文件全程管理的理论基础——文件连续体模式(the Records Continuum Model)思想。
文件连续体模式的明确表述，最早可见于在1996年出版的澳大利亚的国家档案标准（AS4390：第4.22条）：“即从文件形式（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”（注：转引安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》《OA与电子文件管理与实践国际研讨会论文集》）。这一定义揭示了文件形式，保存与长久利用应一体化管理的理念。
文件连续体模式在加拿大和澳大利亚档案学者的研究与倡导下，得到了国际档案界的认可，而且一些电子文件管理专家和学者（如国际著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼）声称它完全代替了文件生命周期理论；国际研究项目“电子文件真实性的永久保管”(InterPARES)主持人、加拿大哥伦比亚大学教授露西娅娜·杜兰蒂也指出：“随着Inter PARES研究的深入，该项目将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件。”（注：（加）露西娅娜·杜兰蒂、（美）肯尼斯·迪博多：《InterPARES国研究项目》，2001年第3期《山西档案》）
文件连续体模式，为我们实现电子文件的最优化管理带来了启示。电子文件管理可以以一体化管理的思想为指导，通过一体化方法、一体组织和一体化控制实现最优化，上述三要素可以共同构成电子文件最优化管理的框架（注：（加）露西娅娜·杜兰蒂、（美）肯尼斯·迪博多：《InterPARES国研究项目》，2001年3期《山西档案》）（见下图1）。在该框架下，一体化方法将为档案概念的正确理解提供积极主动的思考，一体化组织将为最优化实践提供一体化的途径与层次要求，一体化控制将为评估最优化对策和方法提供统一的标准（见下图2）。
图1 电子文件最优化管理框架的构成要素
图2 电子文件最优化管理的框架
当然，电子文件的全程管理，与长期以来我们提供的文档一体化管理思想还是一脉相承的，但作为具体的管理与控制方法、手段，与传统文件管理相比，电子文件管理显然有了新的变化。电子文件连续体模式与思想之所以被国外一些电子文件管理专家认可和提倡，而且认为其意义远远超出文件生命周期理论，可能也正是这些管理方法和控制手段的变化所带来的结果。
二、归档与前端控制思想
传统文件的归档，其范围、时间和程序尽管各国都存在着差异，理解各有特点，但是各国用“归档”来划分现行文件与档案的界线，这是一致的。然而，在电子文件运行的环境中，用传统的方法和程序显然是行不通了。国际档案理事会电子文件委员会指出：“由传统归档向电子归档的这一过渡很少被正确地或系统地加以规划，而且过渡往往是突然发生的。目前，大多数机构同时存在纸质文件和电子文件，这就导致发生传统归档和电子归档之间的极大混乱。”因而，如何设置归档环节，正确引导电子文件向档案化方向过渡，这是目前需要尽快解决的一个问题。
解决电子文件归档问题，国外学者提出了“前端控制”的思想，这从根本上触及到了档案管理体制的问题。如法国档案学者C·诺加雷在谈及信息技术对档案和档案工作的影响时指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期进行干预的时机，甚至重新考虑这种生命周期的本身。”（注：《信息技术对档案和档案工作的影响》，郁宗成译，《第十三届国际档案大会论文报告集》1997年，中国档案出版社）诺加雷这种思想在国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指导》中充分显露出来了。《指南》首先重新考虑了文件生命周期本身的变化，把电子文件的生命周期归纳为三个基本阶段：设计、形成和维护，而非传统文件的三个阶段（现行使用、暂时保存、永久保存）或四个阶段（制作、现行使用、暂时保存、永久保存），其次认为档案工作者干预电子文件的时机，应确定在决定必须保存文件和设计归档系统的阶段。”（即设计阶段），因为人们就在设计和拟订电子信息系统的规格时，规定归档的需求，以便该系统能有效地保管文件，并使文件的内容、上下文关系和结构成为现任者活动的可靠证明，还使具有档案价值的电子文件得到肯定和维护。冯惠玲教授在其博士论文中，认为《指南》“所追踪的不是文件内在价值的变化轨迹，而是文件从孕育、生成到存在的过程。这个过程对于电子文件的控制具有重要意义，它提示我们用联系的眼光看待电子文件的现实存在，把过去分环节的阶段性管理调整为协同管理，而这个‘协同’的关键在于使后工序出现的问题提前介入。”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，1998年第6期《档案学通讯》）
当然，“提前介入”或“前端控制”的思想，其实不是电子文件管理阶段产生的，应该说它是文件、档案源于一物思想或文件生命周期理论的产物。事实上我国许多档案学者针对我们在立卷归档中存在的问题和文件、档案一体化管理的客观需要，比较早地提出过把“归档”环节提前到文件形成阶段、档案部门提前介入到文件的制作和运转过程进行指导和控制的观点。如果说这种观点在我国传统文件和档案管理、现有的档案管理体制里显得有些不合时宜，不符国情的话，那么在电子文件时代里，它不仅是必要的，而且是可能的。因为电子文件的设计、形成和维护，冲破了档案工作和文书工作的界线，归档不再是文书和档案工作的“结合部”，而是把归档环节放置在电子文件生命周期的最前端，由文书人员、档案人员、计算机专业技术人员共同完成。从这个意义说，只有这样，“一体化”时代才会真正到来。
三、电子文件鉴定与“职能鉴定”
国际档案理事会电子文件委员会把管理电子文件范围的第三次原则确定为：“档案馆应对评估的过程进行管理，并对归档的文件实行智力监督。”这里的评估就是鉴定，目的是为了确定电子文件的重要性和电子文件的保管期限。
由于电子文件失去了传统意义的单体存在状态，以及电子文件与其读写系统的密不可分，使得传统价值鉴定的标准、方法和程序，不能继续适用。为此，根据各国学者研究，电子文件鉴定将有以下一套新的模式。
首先从方法上看，以往的“直接鉴定法”将受到挑战。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容，确定其保管期限；而在电子文件单体存在以及其结构显示不明确的状态下，很难进行逐份审阅，于是以内容分析为基础的直接鉴定法将难以有用武之地。这种情形已经受到有些档案学者的注意，并转而寻找其他方法，主张采用宏观的、以职能为基础对电子文件进行鉴定。加拿大档案学者特里·库克对此解释说：这种方法“不是直接地对文件加以处理，逐件地阅读每一个档案卷内卷帙浩繁的文件系列、数据库、多媒体汇集，更不用说那些个人文件。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命，1997年第2期《山西档案》，刘越男译）这种鉴定思想得到国际档案理事会电子文件委员会的认同，认为档案馆应采用一种以下述内容为依据的评估方法：深入了解文件产生机关的情况、职能、行政管理方式，怎样将这些职能赋予各机构并在其委托中说明，这些机构怎样通过行政管理方式和活动履行其职能。“由于这种评估方法突出了文件产生和被利用期间的职能和活动，所以被称之为实用的评估法。”
其次，从程序上看，电子文件的鉴定比之于传统文件的三级鉴定程序更增加层次。传统文件的三级鉴定是：立卷前鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定。而在电子文件鉴定中，不但要保留这三级鉴定环节，更为重要的是增加了电子消息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到电子文件生命周期最初的阶段。由于电子文件的鉴定将以职能为基础，因而“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决策是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”国际档案理事会电子文件委员会认为，当设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件形成阶段加以弥补，而到了维护阶段则相对来说比较困难。
第三，从标准上看，电子文件建立了其保存价值的两个支点：内容分析和技术分析。这种双重标准的鉴定思想最早是法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中提出来的，他的思想引起各国档案人员的极大关注。瑙格勒认为，在电子文件保存价值的两个支点中，技术鉴定比之于内容鉴定更为重要。因为，“技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的认定和对文件载体性能的检测。”（注：冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，1998年第3期《档案学通讯》）
当然，关于电子文件在鉴定方面所表现出来的这些新的方面，尚没有充分在实践得以实现，因而，对于电子文件的鉴定在新的方法、标准和程序方面尚需要实践的进一步发展，才能确定其未来趋向。目前，关于电子文件的鉴定问题的讨论，大多是传统鉴定方法、标准和程序，对于电子文件鉴定的适应问题。
四、电子文件整理中的“来源原则”
一个半世纪以来，来源原则一直指导着传统档案实体的整理。作为一条卓有成效的整理原则，来源原则不仅解决档案实体的组织问题，更有意义的是它直接推动了档案学的发展，成为档案学的特色理论。
然而来源原则所强调的来源共同性，在电子文件的管理过程中，受到了严重的质疑。如档案学者凯瑟琳·加沃尔指出：“源于各种不同结构组织体的数据的产生，改变了单一来源的概念。电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的。”（注：（美）凯瑟琳·加沃尔：《电子文件的理论困惑》，孙钢译，1995年第2期《中国档案》）针对来源原则的“来源”在电子文件环境中的理解，特里·库克提出了自己的观点，他在其第十三届国际档案大会的报告中认为：“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等。”因此，档案人员的关注焦点应该“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源，转变为变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《十三大报告集》中国档案出版社1997年出版）
对于来源甚至还有另类理解，如澳大利亚的彼得·斯科特提出，档案人员不应再对某一个或某几个立档单位的档案依次著录，然后整理归类，而是应该描述众多立档单位之间及海量文件之间广泛的联系，不管这些档案是来自办公机构、管理机构还是来自档案馆。他的这种思想，特里·库克评价说：“不仅仅打破了档案分类的束缚，而且也挣脱了一切与档案分类有关的有形、无形的实体观念的约束。”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《十三大报告集》中国档案出版社1997年出版）这种思想在我国档案界也有反映，如有些学者认为对电子文件在计算机中进行虚拟整理的结果，将使全宗由实体状态变为由计算机程序的逻辑链连接的虚拟状态。
总之，对于“来源”理解上的歧义，使来源原则的发展，似乎又到了一个岔口。显然，许多学者主张，在电子文件整理中的来源，与电子文件鉴定中的宏观思想，是同出一辙的，都须以职能为基础。特里·库克提出的“概念来源”，实际上指的就是文件的技成过程及背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了什么目的、采用了何种结构形成的等方面的情况。其目的“使得来源原则更加概念化和抽象化”，然而深究来源原则的发展过程，我们可以发现类似的话，在三十年代布伦内克的讲稿中已经出现过了。布伦内克在论述他的自由来源原则，就是要“把来源与事由配合成一种相当比例关系”，主张“来源原则只作为总则，而不是必须遵守的标准。”后来的谢伦伯格则进一步明确“来源”应分为机关来源与职能来源，两者并重。由此而言，电子文件环境中，学者们更乐意把“来源”定格到职能来源上。至于类似于彼得·斯科特的思想，其实仍属于档案信息智能控制范畴，并没有改变实体排序。
因而，从这种意义说，在电子时代，来源原则仍然是永存的，因为来源对于电子文件仍然有着极其重要的作用，可以籍此进行鉴定、检索并确认其证据性价值和内在价值。
五、电子文件的元数据研究问题
所谓“元数据”(metadata)，就是数据的数据(data about data)。它最早出现于计算机领域，近年来它被引入档案界，将它作为电子文件管理的有效工具。最早将元数据概念引入档案界的戴维·比尔曼形象化地将文件与元数据比作信的内容与信封，文件是元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。元数据有着维护电子文件原始性、真实性和凭证性的作用。因而，档案界越来越重视对它的研究。
对于元数据的定义，目前有着不同的理解。
国际档案理事会的《电子文件指南(1997)》中指出：“元数据是关于文件的背景信息和结构的数据，是有关电子文件的技术性信息。”（其关系如图所示）
《澳大利亚联邦机构电子文件保管元数据标准(1999)》指出：“文件保管元数据(recordkeeping metadata)是关于电子文件背景的描述信息。”（其关系如图所示）
英国国家档案馆《电子文件管理指南》(1999)中则提出：“元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据。”（其关系如图所示）
我国计算机档案管理专家邱晓威认为：“元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据词典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成与恢复电子文件有关的数据，具有隐含性。”冯惠玲主编的《电子文件管理教程》则把元数据的含义表述为：“由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。”
国际电子文件研究合作项目——“电子系统中文件永久性法律效力问题”(Inter PARES)研究中，则把元数据系统视作以下数据的集合：（其关系如图所示）
元数据系统的元数据类别
1.体元数据
2.件类型的外部元素元数据
3.件类型的内部元素元数据
4.注元数据
5.背景环境元数据
从上述元数据的定义中，我们可以看出，元数据在电子文件管理中具体表现为“著录信息或著录数据。”因而，其实它体现的是电子文件三要素之间的关系：内容(content)是电子文件的外显信息；而背景（context，也称之为上下文）和结构(structure)则主要是以内隐性信息表现的元数据。
然而，元数据与著录信息既有联系，又有区别，不能简单地把元数据视作为著录信息。
1.内容而言，两者呈交叉关系，系统自动记录的元数据中某些可以直接转化为著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息源。此外，某些著录信息无法从元数据中提取，需要人工编制而成，比如“载体规格”“提要”、“缩微号”等等。
2.就生成方式而言，元数据是文件管理系统在文件形成与管理过程中自动形成的；而著录信息的生成是借助于自动著录与人工著录相结合的方式。
3.就作用而言，元数据的作用要广泛得多。著录的作用主要是登记、介绍、报道、交流和检索，而借助于元数据，我们除了便于检索外，还可以取得以下作用：①保护电子文件的长期真实性，保证其凭证性；②维护电子文件的长期可读性；③便于电子化业务活动的开展；④有助于将文件管理的原则、方法纳入电子文件管理系统之中，有利于电子文件管理的自动化。
当然，就目前对于元数据的研究现状而言，档案界与自己最近的“邻居”——图书馆界与情报界相比，要滞后得多。不过值得欣慰的是，元数据问题是一个随着电子信息而来的带有相当普遍意义的问题，因而，相关行业与工作领域对于这一课题的研究，在很大程度上能为我们档案界所借鉴利用。这一点，显然是勿庸置疑的。