试论档案的利用效益和管理效益，本文主要内容关键词为：效益论文,试论论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案是人类活动的真实记录和历史凭证，是一种重要的信息资源。那么，在社会主义市场经济条件下，究竟怎样认识档案的价值及其效益呢？本文借助经济学的相关理论加以分析，仅供有关领导和广大档案工作者参考。
一、档案不是商品 档案利用不是商品交换
马克思在《政治经济学》中指出：“所谓商品，就是用来交换的劳动产品。”商品的属性大致有四点：一是生产的目的性；二是产品的交换性；三是互换的等价性；四是价值的波动性。那么，档案究竟是不是商品呢？
其一：档案起着保存人类记忆的作用，如果没有人类的记忆，就没有证据，没有人类的理解，也就没有人类的文明。国际档案理事会主席瓦洛的这段话，就说明了档案产生的目的性。
其二：档案是立档单位在其实践活动中根据需要自然形成的，其内容包括政治、经济、军事、科技、文化、宗教等各种范围，其中相当一部分含机密性，进入社会要经过相对的时间，即“封闭”期，它只能局限于一定区域为界定的人服务。由此可见档案的生成不是为了交换。我国《档案法》规定：禁止出卖属于国家的档案。因此档案作为商品交换是违法的。
其三：马克思的劳动价值理论对商品的价值是以所花费的社会必要劳动量来衡量的，要保证商品交换的公平性。对一份有价值的档案人们至今无法计算其所花费的社会必要劳动量，所以就谈不上档案互换的等价性，当然也无法谈其价值的波动性。
综上所述，档案不具备商品的基本属性，它不受价值规律的制约，难以称为商品。
二、档案是纯公共品 无法追求利润最大化
按照管理经济学理论，档案属于社会公共品。公共品在消费时具有非对抗性，既可以为你服务，也可以为他服务。这种非对抗性具有排他性，也有非排他性。具有非排他性的公共品就是纯公共品，具有排他性的公共品就是准公共品。档案就是具有非排他性的纯公共品。例如军工船舶档案主要为船舶生产科研单位和使用其产品的军队提供服务。由于公共品具有显著的外部性、外在的成本和外在的收益，成本和收益就很难进行核算。在进行投资决策时，追求的不是利润最大化，而是整个社会效用的最大化。因此，市场价格机制的种种规则，对像档案这种纯公共品就很不适用。
档案是一种信息资源，其所有权属于国家。各级档案部门和各类档案馆，对档案只拥有管理权、开发权和公布权。它是非盈利性的公共服务部门，其社会目标是满足社会的客观需求。作为非物质生产领域的档案馆其产品并不是馆藏档案，而是对馆藏档案的提供利用和利用过程中的服务。规范地讲这种服务是不应当收费的，查档人员无需以货币或实物作为交换条件。
军工船舶档案尤为如此。当然，《档案法》及其实施办法中规定利用档案可以收取费用，但规定的收费标准极低，微不足道，尤其军工船舶档案由于其特殊性、保密性、局限性，多年来根本就没有收入。
既然非盈利性的档案部门没有任何收益，那么对档案馆的投资和支持其正常运行的费用就需完全靠政府财政予以支持，否则档案馆将难以维持生计。按照拉姆齐定价准则：
式中C(Y1,Y2……Yn)为总成本函数；
为总收益；K为期望的利润。就非盈利性的档案馆来说，总成本总是远远大于总收益的，也就是说所期望的利润k值总是负数且很大。要维持档案馆的生计，就需要政府给予财政拨款，拨款要尽量使K值不小于0。
近年来，有些地方提出“以档养档，自谋出路”的思路，以此苛求档案部门增强市场意识和经营观念，这无形中挫伤了档案工作者的积极性，对档案工作造
三、档案是资源 利用档案资源产生的效益是无限的
这里首先要分清效益和效果之间的区别。效益是指在一定时期内产出与投入之比，用公式表示，即：E=B/C。式中E表示效益，B表示产出，C表示投入。由公式可以看出：当B＞C时，产出为正效益；当B=C时，产出为零效益；当B＜C时，产出为负效益。据前分析，档案本身的效益都为负效益，军工档案尤甚。
效果则不同于效益，效果只涉及产出，投入不计大小，有产出就可以有效果。档案的效果具体表现为四个方面：一是历史凭证；二是资料借鉴；三是成果转让；四是宣传教育。这些效果并不在于投入的多少，而是其所起作用的大小。所以效果是一种单项性评价范畴，效益则是多项评价范畴。
档案的效益并不是不存在，只不过它不同于企业产品效益那么直观并能具体计算出来。档案的生命在于利用，档案只有投入到经济建设和科研生产中并为社会进步、科技发展、文化繁荣等起到促进作用时方可转化为效益。这种效益实质上是档案的利用效益。
档案的利用效益一般有以下类型：
第一，从馆藏档案的作用看，可分为社会效益和经济效益。社会效益就是档案利用过程中的资证和教育作用，如利用档案资料著书立说或举办展览，可以起到前人之鉴后世之师的作用。经济效益是指档案在利用之后可以起到知识传播或技术转让作用，一方面可使后人少花费代价应用前人成果，另一方面可使后人开拓视野，启迪灵感，创造出前所未有的业绩，产生经济效益。
第二，从馆藏档案的价值大小看，可分为宏观效益和微观效益。微观效益是指从多方面满足社会人的多种需求。一项技术成果救活一个企业，一个项目上马一方乡里受益正是如此。宏观效益是指从多方面满足国家及其系统工程的需求。国家各项政策的制订、西部开发战略的实施、卫星上天、导弹发射、长江三峡工程的设计与方案实施，无一不能没有档案资料的参考与借鉴。
第三，从馆藏档案的信息时间性看，可分为瞬间效益和潜在效益。瞬间效益是在短时间内表现出来的结果，如去年×××所从船舶档案馆查出一份资料，打赢了该所的土地纠纷官司。潜在效益是指需要在较长时间才能表现出来的结果，如科研人员在一个时期内研究出某项科研成果，是他长期积累，耳染目濡，利用档案资料和自己创造思维的结果。档案资料起了潜在作用，为其科研成果发挥了潜在效益。
第四，从馆藏档案的信息开发看，可分为直接效益和间接效益。直接效益是指档案信息直接用于生产科研等方面所产生的一定效益，如利用档案资料开展技术革新，提高了生产效率，经济效益显著增长，表现为档案的直接效益。间接效益是指档案信息经过曲折复杂的演变、漫长的周期、繁杂的环节转化为一定的成果，创造出新的效益。这种间接效益不能排除档案信息的原始效能。这些成果又会转换成新的档案资料，循环往复，永无止境。
档案利用可以产生效益，这种效益我们可以借助经济学的机会成本概念加以理解。机会成本是指把一定的资源投入到某一用途后就必然丧失了作为其他最佳用途的获益。具体到档案利用效益，应理解为：使用某条档案信息创造的价值与不使用这条档案信息创造的价值之差。在实际工作中，档案利用效益的计量难度很大且十分抽象。机会成本只是从经济效益的角度来考虑的，但其社会效益就无法用数值表示。
如前所述，档案信息资源可产生的效益从宏观上讲是无限的，档案是国家的宝贵财富。正因为如此，国家对各级档案部门十分重视，投入了大量的人力、财力、物力。遗憾的是有少数人缺乏见仁见智的胸怀，看不到档案利用所产生的效益是无限的，认为档案部门只花钱不挣钱，是“包袱”，总想设法甩掉；也有些档案工作者认为搞档案工作清贫，工作繁杂辛苦，不如“跳槽”。这些都将影响档案事业的发展，必须加以纠正。
四、不断开发档案馆的管理效益
档案效益是利用效益，档案馆效益是管理效益，两者是不同的概念，不可混淆。
档案利用效益的大小大致受三方面因素的影响：一是社会环境对档案信息需求的影响，其中包括政治因素（如国家方针政策导向）、经济因素（如经济发展速度对档案信息资源的依赖）、科技文化因素（如科技人员对档案信息的追求）；二是档案部门的服务对用户需求的影响，其中包括档案实体管理的制约（如档案信息量的大小）、档案检索工具的表征（如检索能否达到全、准、快、方便）、档案管理人员的素质（如专业水平、职业道德、服务态度等）；三是用户对档案需求的影响，其中包括用户的知识水准和认知能力，用户的档案意识及心理素质，用户的职业特征及用档需求。
档案馆效益不同于档案的利用效益。档案馆是非物质生产部门，其产品不是馆藏档案，它只对档案资源的利用提供各类服务，其基本工作是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。档案馆的效益应当是在一定时期内国家对档案馆的投入（也可叫成本）与档案馆对国家对社会的产出（也可叫贡献）之比。这种效益就是管理效益。
国家对档案馆的投入主要包括物化劳动的消耗和活劳动的消耗，档案馆的产出主要是社会效益。档案馆的社会效益是通过提供服务满足服务对象的特定需求来实现的。被服务者借助档案信息的“机会成本”（即使用与不使用档案信息所产生的效益之差）是通过档案人员提供服务取得的，这种服务是机会成本的一部分，应视为档案馆的社会效益。档案馆是非盈利性的公共服务部门，从整体上讲应免费为社会提供服务，其取得的社会效益在经济学中称为“外溢”，这是公共事业单位共有的效益特征。
当然，档案馆也要讲求经济效益，这种经济效益不同于企业的产品经济效益。提高档案馆的经济效益应当做到尽量减少国家投入，提高工作效率，开源节流，科学使用和配置人力、物力、财力，为社会多做贡献。
档案馆效益的衡量标准在服务，服务的质量好坏在管理，管理的优化程度在领导，因此档案馆的效益最终体现在领导的管理效益上。当今时代，科学管理产生效益的观念已得到全社会的公认。档案馆的领导应当加强管理，不断开发档案馆的管理效益，使其为社会做出更大的贡献。
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