摘要：自从上世纪90年代开始，以互联网为代表的信息技术在现代社会开始迅速发展起来，尤其是在近几年信息技术与各种传统行业的连接更加紧密，并促进了传统行业的进一步发展。在这样的时代背景下，文书档案管理工作也必须要实现与信息技术的深度融合才能真正实现管理的创新发展。但是从总体上来看，在目前的高职院校中，信息技术的使用还不够深入，从而限制了文书档案管理的效率。
关键词：信息化时代；文书档案管理；创新策略
1导言
随着社会科技的不断进步，信息技术的使用脚步不断的加速，针对我国文书档案管理工作具有一定的影响，因此本文从文书档案管理的信息化发展重点着手，分析了目前存在的信息化管理问题，并提出了相应的创新理念，完善制度、引入并完善信息化工具、建立新模式，规范信息化管理几方面的解决对策，以实现文书档案管理的信息化发展。
2信息化背景下文书档案管理创新的意义
在信息化的背景下，文书档案管理的相关工作还存在一些问题，其中很大一部分原因为管理人员对工作重视程度不足。在信息化的背景下，要将文书档案的相关管理工作进行创新，不再使用单一的管理模式，改变陈旧的管理理念和思想以及只重视理论不关注实践的实际，正确处理好创新和信息化之间的联系。在计算机全面普及的情况下，信息化的档案管理已经逐步替代以往的管理形式。所以，对于管理的手段以及方式要紧跟时代发展的脚步进行创新，实现快捷高效的交流，促进资源的共享，使文书档案的相关管理工作更系统化、科学化。实现信息化管理，能够将以往繁杂的工作内容减少，有效提升文书档案管理的效率，对资源进行全面优化配置，将文书档案管理的各项优势最大限度发挥出来。因此，在当前的信息环境中，将文书管理档案的相关工作内容给予优化，是时代发展的必然需求，有着重要的意义。
3信息化条件下文书档案管理存在的问题
3.1文书档案信息化程度不够
文书信息化程度不够，主要体现在并没有完全的发挥信息化管理的应用，从目前的文书档案管理的情况而言，很多企业仍然还存在着部分纸质的档案管理方式，甚至很多企业在发展过程中即使保存了信息化的文书档案，但是却存在与纸质档案不符的情况，或者认为纸质档案在存档之后没有用处，直接就被销毁等状况，从而无法实现纸质和信息化的共同发展和存在，影响了文书档案的管理质量。
3.2资金设备投入不足，缺乏管理改革
在科技的推动下，社会各领域中的信息化建设在不断加强，并且取得了不菲的成绩。在文书档案管理中，信息化也发挥了十分明显的作用。然而尽管如此，就全国文书档案管理工作现状来看，信息化管理依旧难以全面开展，造成这种局面的原因可归结为以下两方面：一方面，文书档案信息化管理开展过程中，地方性差异很大，一些地区缺乏有力的财政支持，从而导致信息化建设被迫中断。众所周知，文书档案信息化管理需要大量的资金用来进行信息化网络建设以及相关设备的购置，加之文书档案并不能直接得到客观的经济产出，因而很多政府单位及企业不愿意在此方面进行投资。另一方面，一部分文书档案管理部门安于现状，止步不前，传统的文书档案管理有着固有的工作方式，已经形成了固化的管理方式，管理人员在这种固化的管理思维影响下逐渐丧失了改革管理方式的勇气。
3.3缺乏完善的配套制度
在对文书档案进行信息化管理的过程中，存在着胡乱使用档案的情况，甚至文书借阅的细则存在着问题，很多员工对借阅的文书档案多次传阅，在传阅的过程中造成文书档案的信息损坏或泄露等情况，甚至在没有允许的情况下，对企业内部的文书档案进行非法下载，直接影响了信息化文书档案管理的质量。
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4信息化时代文书档案管理创新策略
4.1创新理念，完善制度
在对信息化文书档案管理工作进行优化的过程中，很多员工没有创新管理的理念，只会一味的按照自我思想进行管理，导致管理的制度出现缺陷。因此，才需要对管理理念进行创新，并完善管理制度。需要对信息化文书档案管理工作制定使用计划，并有步骤的进行展开管理。从长远的发展角度出发，对企业信息化文书档案管理工作进行详细规划，以便适应社会的发展需求。另外，建立比较标准、科学和合理化的管理制度，包括档案建立之前的人员培训制度、职责分配制度、监督管理制度、审核评价制度以及相应的奖惩制度等，并将这些制度进行完善处理，从而实施到管理工作中的各个环节，以此确保文书档案管理的有效性，同时针对一些信息化文书档案管理中的保存、查阅以及下载等方面制定相应的制度，落实到员工的工作职责上，确保文书档案管理工作逐渐的信息化发展。比如，定期的针对员工的档案管理工作进行考核，包括档案管理工作的分类进行、信息技术的使用、档案的借阅过程等相关内容，都需要进行考核，并评价处优秀的考评人员进行奖励，以视对员工的鼓励和支持，提高员工的工作积极性。
4.2加大改革扶持力度，营造良好改革环境
培养和建立一支优秀的文书档案管理团队，仅靠专业技能的加强很难取得良好的效果，还需要营造优秀的信息化建设环境。对专业知识的训练，可能只需要聘请经验丰富的教授就能实现教学目的，但是优秀环境的建立绝非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、协调运作。信息化管理环境建立需要三个步骤：第一，档案管理领导要为基层管理人员提供外出深造的学习机会，增长他们的文书档案管理能力，学习先进的管理理念和制度建设。第二，对成功完成学习考察任务的管理人员，要根据实际情况安排到专业岗位，将新的管理理念应用于实际，并通过结合管理单位的发展需要进行不断完善。第三，将自身的管理心得与其他工作人员进行交流分享，查缺补漏，优化部门文书档案管理系统。
4.3引入并完善信息化工具
首先，针对信息化文书档案的管理，需要积极地开发信息化管理系统，加强与相关企业之间的合作关系，并根据自身的企业的发展特点制定符合的管理软件，包括文书档案的分类建立、检索方式、档案的上传方式、档案的下载等多功能信息化工具都需要进行完善；其次，在信息化发展的今天，对文书档案的录入和管理需要有详细的目录、全文关键字句等方面的有效查询系统，并且制定修改和完善的具体期限，需要对文书档案中的内容进行定期的翻修和完善，促使所有的文书档案都能够新颖化，以此实现文书档案的信息化管理。比方说，在进行文书档案定期完善和翻修的时候，文书档案管理人员需要将需要翻修的文书档案告知领导，由领导审批允许之后，将这些档案下发给详细的部门之间，由各部门进行完善和翻修，并要求文书档案的翻修和完善在限定的时间期限内上交，逾期的实行相应的罚款，以此加强文书档案的翻修和完善效率，提高文书档案的管理质量；最后，可以使用远程控制和安全系统软件等工具，加强对文书档案使用安全的管理，实现信息化文书档案管理的安全性，加强其管理质量。
4.4建立科学化以及规范化的平台
为了保障档案管理能够实现信息化发展，要全面打造相应的管理平台。文书档案的相关信息化管理，需要构建两个管理系统：其一为归档系统，其关键点在于对文件进行整理、收集以及具体的归档工作。其二为建立审核系统，该系统的建立能够保障电子公文所具有的法律效力，保障审核制度具有一定的合理性。
5结论
总之，在信息化时代发展下，文书档案的管理方式被不断的创新和挑战，因此如何在信息化时代下提高文书档案管理的工作质量，是一项具有挑战的项目。文章就目前信息化文书档案管理存在的问题进行了先简单分析，并提出相应的解决对策，以此提高信息化文书档案管理的质量，促进文书档案信息化管理的持续发展和进步。
参考文献：
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[4]陈莹琳.信息化背景下的文书档案管理[J].城建档案,2017(05):69-70.
论文作者:王艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/10/1
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 信息化管理论文; 信息技术论文; 制度论文; 《基层建设》2018年第23期论文;