计算机输出文稿定稿的归档处理，本文主要内容关键词为：定稿论文,文稿论文,计算机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近几年，随着办公自动化和计算机的广泛应用，计算机输出文稿定稿的归档处理已成为文书立卷归档的一个颇有争议的问题，也给档案的保护提出了一个新的课题。在有关部门没有作出权威性的规定之前，各地档案界的同行都做了不少有益的探索，但也产生了不少值得注意的不甚规范的现象，如按正件为范本手工重新抄写定稿；如定稿与印件出现数量的差异和文稿介质、开本的不同；特别是只存印件，不存定稿的现象在一些地区和行业中普遍存在，必须引起高度重视。
任何一份文稿，其底稿（定稿），特别是经过反复修改的底稿，是正稿（印件）不可分离的一部分。计算机输出的文稿定稿也不例外，舍弃它、不归档，不论从哪个角度讲，都是不妥当的：
其一、定稿不归档违背现行法规。国家档案局1987年12月发布的《机关档案工作业务建设规范》明确规定：在“归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿……分别立在一起，不得分开”。对卷内文件的排列，《规范》规定得也十分清楚，即“印件在前，定稿在后”。上述规定对于规范文书立卷具有较强的约束作用，是立卷归档应遵循的基本原则。因此，不论是什么原因，底稿不归档与上述规定是相悖的。
其二，定稿具体体现了签发领导的意图。不论是手写稿，还得机制稿，各类文稿在起草、修改、审核直至签发的每一个环节，无不贯穿、渗透着文稿具体责任人的意志，特别是作为签发人的各级领导同志，在定稿上的修改、签发意见，是体现领导者责任的重要标志，也是印件得以成立的唯一依据，具有很高的存档价值。近几年不断出现的机制文稿的最后定稿，一般为两种形式的载体，即普通的单页纸和计算机专用的带孔连续纸，除正式文件由责任领导人在规范的“发文稿纸”上签发意见外，大部分的一般文稿，都是在上述载体的最后定稿大样上直接签发意见后，再印制文稿正件。从存档的角度讲，机制文稿的最后定稿，可谓“原汁原味”，是正件所不能替代的文稿载体，不存档是不妥当的。
另外，计算机涉足文书处理，对相应出现的文稿文字的耐久性与常规文字耐久性的差异，以及如何适应存档的要求，也是一个值得研究的问题。众所周知，以往文稿底稿大多为碳素墨水或兰黑墨水书写，字迹耐久，有利保存。凡不符合归档要求的字迹（如圆珠笔、铅笔）不能入档。而计算机制稿，则取决于打印色带的质量和喷墨墨水的质量。值得注意的是，据有关资料显示，目前打印机在输出字迹的技术性能方面，特别是在字迹的耐久性方面，距档案保存期限对字迹耐久性的要求，尚有相当的差距。就是具有较高打印品质的激光打印机，其输出文稿字迹的耐久性也只是与普通复印机输出的复印件性能相似，远不如墨水手写。
假如机制文稿在字迹耐久性方面短期内不能很快有所突破的话，那么就有一个如何使机制文稿存档的问题了。随着计算机的迅速普及，机制文稿最终将彻底取代人工手写稿，那么，机制文稿定稿有无必要再存档？如何存档？不论是从对历史负责的高度讲，还是从规范业务工作的角度讲，有关部门都应该尽快有一个明确的“说法”。因此，对以往有关的规范性文件予以重新修订，亟待提到有关主管部门的工作议程上，并作出强制性规定或界定，以适应时代对文书处理和归档工作的要求，也使有关人员在具体操作上有所遵循。
总之，计算机处理文稿是大势所趋，不以人们的意志为转移，其快捷的文字处理手段使沿袭了几千年的古老的手工书写相形见绌。这样，常规的立卷归档对文稿字迹、文稿形式的要求方面也面临着严峻的挑战。时代日新月异，科技飞速发展。只有顺应历史潮流，适应机制文稿特有的归档属性，而不是简单地作出某种取舍，才是明智的选择和务实的态度。
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