摘要：在信息化背景下，企业单位管理方式出现了巨大变革，在档案方面也从以往的纸质化逐步转变为数字化、无纸化。档案是企业重要的信息资源与无形资产，其中如实记录了企业单位在建设、运营和发展等方面的情况，能为企业单位今后建设与发展提供可靠的参考资料。对此，企业单位要注重档案数字化管理建设，有效实现档案资源共享，提升检索效率与质量，保证档案的完整性与安全性，实现永久储存。接下来，就信息化背景下如何加强数字档案管理展开论述。
关键词：信息化背景；数字档案；管理措施
引言
信息化的趋势，在当前的时代下，几乎是社会大众所周知的，各个领域的发展，都与信息技术联系了起来，这是有利的趋势，但同时也是巨大的挑战。档案管理工作亦是如此，在大数据技术的支撑下，数字档案正在逐步取代纸质档案成为主流，因此我们应当针对数字化档案管理工作的改革进行分析，并且提出相应的改革意见。
1企事业单位档案数字化管理的意义
新时期企事业单位要加强档案数字化管理，才能打破传统档案管理工作的局限和束缚，以前在档案部门查询档案，会浪费大量的时间与精力，档案利用率不高，无法发挥出对企事业单位经营与发展的指导作用。而在数字化背景下，档案的记录与传播有了巨大变化，能够高效整理与保存企事业单位的重大信息，减少文献信息二次加工时间，也让档案资料信息更具时效性。档案信息可以多次复制拷贝，既提升了档案使用效率，也提高了档案管理部门的地位。企事业单位采取档案数字化管理方式，还可以提升档案管理的现代化和科学化水平，满足企事业单位各部门对档案的需求，也为企事业单位的快速长远发展奠定了良好基础。
2数字档案管理的作用
2.1提升档案管理效率及实效性
在以往的传统档案管理体系下，在档案管理机构当中的档案，显然都是纸质档案，而纸质档案的缺陷亦是众所周知的，纸质档案的管理工作，是十分耗费人力、财力及物力的，而且容易被窃取，档案的传送效率不高，保密性不足，此外纸质档案的存储期限也有很大限制，因为随着储存时间越来越长，纸张会逐渐发黄变脆。但是因信息技术的普及，当前的档案管理模式已经逐渐开始产生变化，纸质档案开始逐渐被数字档案所取代，这会让档案管理更加便利，让信息的交互更有效率，让档案具备一定程度的可操作性，这是十分有利的趋势。
2.2减轻档案管理人员工作压力
无论是纸质档案还是数字档案，其管理都需要由人来执行，但是两者最大的差异，显然在于工作量，纸质档案的建立需要依靠手写完成，并且需要编号整理入库，随着资料存储量逐渐提升，其存储需要更大的空间，调用也更加困难，而且早期的建档工作通常需要许多档案人员共同完成，而数字档案的建立则完全不同，从档案建立、归档、查找到调取，包括权限管理，都能够更高效的完成，工作时间相对以往有了大幅缩减，这便使得管理人员的工作压力得到了极大程度的环节，但是前提是必须要保证数字档案系统的功能完善，运行正常，这需要企事业单位提起充分的重视，去对系统进行改革。
2.3缩减管理成本
以往的档案管理工作体系下，纸质档案材料成本、人力成本、储存空间的成本，都是必要的支出，这些成本的支出，显然会让企业的运营压力越来越大，影响着企业的利益。而在数字化的档案管理趋势下，数字档案逐步代替纸质档案，这会让档案材料的使用量大幅缩减，除此以外，随着档案管理工作量的不断缩减，档案工作人员的人力成本也会得到大幅缩减，这样的局面显然有利于档案相关企业的未来发展。
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3信息技术在数字档案管理中的改进
3.1建立健全各项制度，及时归档，档案材料要真实、完整、规范
没有制度的工作是散乱的，没有制度的集体是涣散的，正如古语所说，没有规矩难成气候。工作无论大小，细节无论巨细，都需要按照制度进行程序式的运转，档案管理也是如此，需要制度确保档案管理的正常运转，用制度约束工作，因此在单位内部需要确立与实际工作内容相符的档案管理制度，确定工作的交接时间，保证工作的高效性，合理的对全部档案进行归档处理，确保每份档案材料收集的齐全性，收集的完整性，保证档案记录的细致性、无损性。同时对于需要归档的材料需要甄别选用，保证档案材料的准确性、真实性、价值性。对于归档材料进行分档处理，做到查找及时、审查及时、便于查找归回原位等。通过以上的档案处理增加档案管理的高效性，用规范性管理增加档案的便捷性。
3.2保护电子档案信息的安全
为保证电子档案的安全性需要从技术、管理等方面对其逻辑性进行安全威胁的排除。在进行数据保护时，可以建立层层的安全等级防止数据被黑客入侵、减少或阻止偷窃数据或破坏数据的现象发生。同时要对数据库数据进行及时备份，及时出现了黑客，也可迅速恢复受损信息，保证信息的有效监管。另外，需要建立良好严密的信息管理制度，以法律形式保证管理的规范性，对违法行为严肃处理；同时需要建立网络安全管理措施，防止人为因素对加密性文件的破环，保证限制使用文件的安全性，，规范电子档案的周期管理系统，形成自动运行模式。此外，还要对电子文件的交接进行规范，降低出现纰漏的可能，使其在移交的过程也保持完整，并有安全保障。
3.3做好业务培训，提高人员的整体水平
对于档案管理需要具有专业技能的管理人员进行细致的档案管理，保证其在各个方面都具有严谨的认识，如思想认识上重视档案管理，业务能力上加强档案管理能力，充分了解工作的职责及单位内容，了解各个环节，可以进行企业外的专业培训。同时在信息化时代下，需要了解电脑运用流程，明确电脑归档操作方法。也可定期进行聘请专业人士进行业务讲解，提升基层单位专业业务能力，对归档过程中存在的问题及时处理，调整其交接过程的不合理程序。在进行工作交接时、原管理人员需要做好善后，新管理人员需要仔细审核档案内容。
3.4满足用户的多元化需求
随着时代的发展，用户对档案管理及使用不断提出新的要求，对数据精准便捷性要求也变高，例如档案利用率、档案提取速度、档案资源可重复率、档案资源分类整理等，这些都需要数据库进行不断的完善与优化。需要专业人员利用专业知识进行数据库功能更新、建造特色性的专业数据使用资源库。此外，对档案管理人员的要求也增加，除了常见的信息处理专业技能外，还需要电脑知识、数据处理能力，问题处理分析能力、沟通能力、学习能力等等，需要档案管理人员根据实际情况加强用户和档案资源之间的联系，加强档案资源的可利用性。提升操作人员、管理人员、设计人员、服务人员等整体业务水平，提升档案的可利用率和可管理操作性。
结语
数字档案管理工作是社会企业管理工作中的必要一环，为了这项工作的确切落实，确保工作质量与效率，企业需要依据实际的档案管理工作需求，对相关技术及相关人员队伍的个人素养进行优化，这样才能保证数字档案管理工作的效率更高，进而促进企业的发展。
参考文献
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论文作者:付玉萍
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/20
标签：档案论文; 档案管理论文; 纸质论文; 数字论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 企事业单位论文; 《基层建设》2019年第8期论文;