摘要：近年来，中原油田在推动人事档案信息化建设中做了大量的探索与实践，但由于独立开发管理系统投入巨大，应用范围局限等问题，一直未能找到理想途径。在集中开展的SAP-HR信息、人事档案内容清查核对工作中，通过对比分析，发现二者具有相似统一性，且基于SAP-HR系统建立人事档案管理模块，既有利于现有资源的有效整合，又可以较快地推进人事档案信息化建设。
关键词：人事档案；信息化管理；人事关系
一、SAP-HR系统与人事档案信息化的关系
相互性。SAP-HR系统和人事档案都是人力资源管理中不可缺少的信息载体。在人力资源获取、配置、开发、激励等基本业务运行中，一方面通过动态积累形成传统的纸质人事档案材料，另一方面通过及时更新SAP-HR系统信息，将人事档案材料以“互联网+”的形式同步体现，人事档案材料与SAP-HR系统信息相互呼应，相互支撑。
相容性。为加大集团公司信息系统推广应用的力度，进一步提高SAP-HR系统数据的准确性，中原油田通过近两年时间对全部职工档案进行普查，并以此为基础修正维护SAP-HR系统信息内容。通过对两种不同载体的认真研究、反复比对，认为可在SAP-HR系统已有业务模块及信息内容基础上，延伸设计人事档案管理系统模块，同时发挥SAP-HR系统稳定性高、安全性能强、普及范围广等优势，使人事档案管理密切融入人力资源信息化管理体系。
相通性。SAP-HR系统集成了集团公司各类人力资源信息，涵盖人力资源管理的核心业务，满足从总部到基层单位各层级的应用需要，实现了人力资源信息化、系统化管理。人事档案信息化是将现有人事档案材料进行数字化，实现一次录入多次利用的目的，使档案的管理更加规范、系统，查询使用更加方便、快捷。两种载体都是落实集团公司信息化建设总体战略的要求，是新时期组织人事工作的客观需求。
二、人事档案信息化模型的初探
综合人事档案材料收集、材料鉴别、档案整理、档案保管、提供利用、档案转递、档案信息系统等主要业务，人事档案信息化管理系统可由档案信息管理、材料收集归档、档案转递、查借阅、查询统计等5个模块组成。
档案信息管理模块。档案信息包括基础信息和档案内容。基础信息主要包括档柜号、档号、姓名、性别、单位、岗位名称、职务级别、籍贯、主副档、员工档案类型、档案整理情况、档案状态、备注等基本属性；档案内容即具体档案材料。根据业务管理需求，档案信息管理模块可设8个子菜单：基本信息查看、档案信息导入、基本信息修改、档案目录、档案信息打印、积存档案查看、转出档案查看、档柜号维护。
材料收集归档模块。根据材料收集归档要求，可设材料送交、材料鉴别、材料归档、材料送交查询、材料鉴别查询、材料归档查询、材料送交还原功能等7个子菜单。
档案转递模块。人事档案转递是指人事档案在不同档案管理机构间的转移。档案转递子菜单的设计根据发生档案转递的具体业务不同，其子菜单构成也不同。因新员工招入、集团公司内部调动、岗位变动等调配形式的档案转递可由应转出档案、转递手续办理、应转入档案、接收档案、查询统计等5个子菜单构成。因员工离职和集团公司外单位组织行为调档而形成的档案转递，可由调档申请、转递手续办理、查询统计等3个子菜单构成。
查借阅模块。人事档案查借阅业务是人事档案利用最常见的形式，是指人事档案管理部门以所保管的人事档案为基础，通过一定的方式和方法，为社会各方面提供服务的工作。人事档案利用形式主要有查阅、借阅，根据区域不同，查阅分为本地查阅和异地查阅。以人事档案数字化和网络支持为依托，可轻松实现档案在线远程查阅业务。
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查询统计模块。查询统计主要有档案信息综合统计、各管档机构档案统计、缺档材料补充统计、查借阅统计、档案转递统计等相关统计内容组成。
三、人事档案信息化管理遵循的原则
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特征。因此，在人事档案信息化建设过程中必须坚持归档双轨制、信息上线准确真实、利用依法依规、管理人员专业化等原则。
坚持文档存储一体化。实施文档一体化管理，是档案信息化建设的前提。人事档案管理条例规定电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，这就要求把档案信息化纳入到SAP-HR的总格局之中，与SAP-HR融为一体，同步进行。也就是说，人事档案除了按规定要定期收集、归档员工纸质原件档案的同时，将电子版维护到SAP-HR人事档案模块，与纸质档案信息保持一致，确保电子档案查询有据可依。
坚持信息录入规范化。真实、完整、及时、规范是人事档案材料收集归档工作必须遵循的原则。人事档案数字化的过程中，需要先从馆藏档案入手，通过扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，对已有的档案材料制成PDF文件或JPG格式的图片文件。在完善更新、新建人事归档过程中，由基层单位收集筛选，将电子版交由人事档案专业部门鉴别确认，经审查确认符合规定后，上传档案电子版，同时向专业部门报送材料原件。
坚持档案利用程序化。依据人事档案利用管理规范，采取加密措施，设定档案信息的使用权限。根据不同人员级别、层次进行使用权限的认定，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录，对涉及使用未经授权的功能，进行拒绝响应并给予警告提示。同时，要严格履行线上审批手续，查阅借阅人须持本人身份证等有效证件在本单位组织人事、人力资源部门审批后，在系统进行线上申请，经相关业务部门及人事档案管理中心审核后方能查阅。
坚持管档人员专业化。人事档案信息化建设是一个应用信息技术的过程。然而，信息化水平的高低，一方面取决于其所应用的信息技术水平的高底，另一方面取决于其所应用技术的管理者水平的高低。归根结底，推进人事档案信息化建设，其最终的决定因素是人。人事档案管理的重要性加之行业的特殊性，要求工作人员既要具备良好的政治和业务素质，而且还要掌握一定计算机及法规知识的高素质专业档案管理人员。采取“请进来”、“走出去”等方式，加大档案管理人员业务素质的提升。同时，要积极引进各层次、多类型的人才，合理调整档案工作队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构，进一步加强档案信息化人才队伍建设。
结论
随着油田人事制度改革进程的加快和人才流动的日益频繁，传统的人事档案管理方式已无法满足时效性、快捷性、系统性等多方面的要求，人事档案管理实现信息数据化、服务利用网络化、管理人员专业化显得尤为重要。基于SAP-HR系统的人事档案信息化建设，是一项艰巨、复杂而又庞大的任务，需要集团公司在平台模块建设上统筹考虑、统一规划、全面推进。档案管理工作者要积极主动、全力配合，为人事档案信息化建设做出贡献。
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论文作者:郭志飞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/28
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