高校个人暂付款项明细科目设置策略——基于神州浩天高校财务4.0版软件，本文主要内容关键词为：高校论文,款项论文,明细论文,科目论文,神州论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着市场经济与高等教育事业又好又快地发展，计算机及其会计核算管理系统在高等学校得到了越来越广泛、越来越深入的应用，与此同时，高校暂付款的规模与水平，无论从宏观层面，还是从中观层面到微观层面，都达到了一个前所未有的高度。正如列宁曾经指出的，一支军队有了新的装备，就需要有新的组织结构和新的管理一样，高等学校由于有了计算机及其会计核算管理系统，就需要有会计核算新的组织结构和新的管理。基于多数高校都在使用天津神州浩天软件技术有限公司的高校财务计算机管理系统4.0版(以下简称核算软件)这一情况，本文探讨在这一平台之上高校个人暂付款项明细科目设置的有关问题。
一 设置目标
暂付款项是高等学校暂时垫付给其他有关单位或个人的各种款项，如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款，暂付给上级单位或者所属单位的各种款项等。高等学校在支付不具备报销列支条件的款项，或预付部分款项时，就会形成暂付款。暂付款是一种停留在结算过程中的资金，体现为高等学校对有关单位或个人的一种债权。高等学校的暂付款在大多数情况下会最终转化为高等学校的各类支出。高等学校对暂付款项的管理遵循以下几项原则：(1)公款公用原则。高等学校的暂付款只能用于教学、科研、行政、后勤等各项有关的公用性开支。除个人出差借支的差旅费外，不能支付个人借支款。(2)预算控制原则。由于大多数暂付款最终会成为支出，所以高等学校不能支付无资金来源、无预算计划或超预算的暂付款。(3)按时清理及结算原则。高等学校的暂付款原则上必须一事一借，一事一清。不能一借多用，长期挂账，以免造成债权关系的混乱。
暂付款项明细科目的设置目标就是满足暂付款项管理的上述原则要求。
根据公款公用原则，高等学校不能支付用于私人用途的借支款，这一原则主要在领导审批和会计人员审核制单环节把握和控制，与暂付款项明细科目设置关系不大。
根据预算控制原则，高校暂付款项管理应该启用部门(校属二级单位等)和经费项目辅助核算功能，同时刚化预算管理，不允许经费借支无预算计划或超预算计划，这一原则也主要在领导审批和会计人员审核制单环节把握和控制，与暂付款项明细科目设置关系不大。
根据按时清理及结算原则，“一事一借”要求会计核算时需逐笔挂往来；“一事一清”要求会计核算时需严格“一对一”逐笔冲销往来，也就是说，在“挂”和“销”的环节，借款人姓名、借款部门、借款经费项目、借款金额、借款发生时间等要素均须严格相同，软件运行表现为一定要按对冲号冲清(管理制度上不能允许余额由借款人留用，而须交回)；“限期结算，旧账不还，新账不借”要求核算软件具备账龄分析、借款催还、扣款还账和科目禁用(旧账不还，新账不借)等功能。因此，暂付款项明细科目设置的主要目标是，方便“按时清理及结算”，即方便“一事一借”，方便“一事一清”，方便账龄分析，方便借款催还，方便扣款还账，方便科目禁用(旧账不还，新账不借)等。
二 设置思路
基于神州浩天高校财务4.0版软件，我们认为，高校个人暂付款项明细科目的设置思路可有如下三类：
第一类，一级科目法。即将暂付款项一级科目设定为明细科目，同时启用部门和项目辅助核算功能，往来查询和债权(借款人姓名)管理通过凭证摘要查询来进行，因此，也可称为摘要法。少数高校倾向于使用这一思路。
第二类，多级科目法。即将暂付款项和债权明细(借款人姓名)按照一定的规则设置多级明细科目，同时启用部门和项目辅助核算功能，往来查询和债权(借款人姓名)管理通过明细科目来实现，因此，也可称为姓名法。多数高校倾向于使用这一思路。
第三类，综合法。即综合上述两类设置思路，既设置多级明细科目，也强调凭证摘要中的姓名管理。由于办理暂付款业务时，其凭证摘要输入必输借款人姓名，因此，综合法的本质仍为多级科目法，不构成单独一类的设置思路，我们不必再将其设为一类思路来加以讨论。
表1是两类设置思路的对比分析表。
高校个人暂付款项明细科目设置思路对比分析表
考虑到下述情况：(1)姓名重名和汉字字库不尽相同，(2)会计人员素质不尽相同，一般会计人员缺乏对会计核算计算机管理系统的深入了解，(3)不同高校信息化水平、管理水平不尽相同，我们认为，采用多级科目法设置高校个人暂付款项明细科目，既实现了暂付款项明细科目设置的主要目标——方便“按时清理及结算”，又切合高校财务部门及财会人员的当前实际，应优先采用。
三 明细科目设置策略
暂付款明细核算的本质是会计主体加强对债权的管理。暂付款明细科目的设置必须服务于会计主体加强债权管理这一本质需求。由于债权核算的核心是债务人及其债务，因此，暂付款明细科目的设置必须围绕债务人而展开。
作为会计信息系统，记录债务人的方式，即暂付款项明细科目的设置方式，我们认为，有科目代码法、员工代码法和姓名拼音法(姓名双拼法)等三种，其设置策略如表2所示。
暂付款项明细科目三种设置策略的优缺点等情况分析如下：
1.科目代码法
二级科目代码按自然数顺序增加，其位数根据单位员工多少设置为3位或4位乃至5位，例如，阳宗妤为该单位第168位在学校借款的人，因此，序号168即为二级科目代码，二级科目名称为阳宗妤，112168代表债务人阳宗妤。凭证录入时输入“112168”，凭证打印为“暂付款-阳宗妤”。该法的优点是二级科目设置简单，编码连续，具有唯一对应关系，不受人员内部流动影响；缺点是，由于并非每个职工都会借款，加之人员异动，久而久之，借款员工与二级科目编码之间的关系会没有规律，不太方便于会计人员；改进办法是要求会计人员记忆，以便提高工作效率。另外，人员调出或退休、二级科目余额为零后，尽量不要删除该二级科目，宜作较久保留以方便历史查询，以下两种方法也有同样要求。
2.员工代码法
员工代码法又有至少两种以上的编码方法。一种方式为员工号按自然数顺序编码，例如，阳宗妤在该单位的序号即员工号为1288。另一种方式将员工号分为两段，第一段代表部门，第二段为该部门内的顺序号，例如，阳宗妤在该单位的财务处，财务处的代码为018，阳宗妤在财务处的顺序号为029，阳宗妤的员工号为018029。
对于前一种方式，谁第一次借款就按谁的姓名增加二级科目名称、按谁的员工号增加二级科目代码，例如，阳宗妤在该单位第一次借款，就按阳宗妤增加二级科目、按阳宗妤的员工号(1288)增加二级科目代码，即1121288代表借款人阳宗妤。凭证录入时输入“1121288”，凭证打印为“暂付款-阳宗妤”。这种方式的优点是二级科目设置也比较简单，具有唯一对应关系，不受人员内部流动影响；缺点是，(1)由于并非每个职工都会借款，因此，二级科目代码不连续，(2)这种员工号编码方式内生有员工与编码之间的关系没有规律的特征，也不太方便于会计人员；改进办法是要求会计人员更新观念，允许编码不连续，加强记忆，以便提高工作效率。
对于后一种方式，与前一种方式大体类似。例如，阳宗妤在该单位第一次借款，先按阳宗妤所在的部门(财务处)代码(018)增加二级科目(财务处)代码(018)(如果财务处此前无人借款)，然后按阳宗妤在所在的部门(财务处)的员工序号(029)增加三级科目(阳宗妤)代码(029)，即“112018029”代表借款人财务处阳宗妤。凭证录入时输入“112018029”，凭证打印为“暂付款-财务处-阳宗妤”。这种方式的优点是明细科目结构比较清晰，行政管理比较方便，便于查询与催缴，也具有唯一对应关系；缺点是，(1)二级、三级科目代码不连续(2)员工与部门编码有联系，可能会受到人员内部流动的影响(人员内部流动时不宜修改软件中的编码)；改进办法是要求会计人员更新观念，(1)允许编码不连续，(2)编码为原生编码，不能修改，(3)加强记忆，以便提高工作效率。
3.姓名拼音法
由于姓名存在重复的现象，其中特别是单名姓名，如蒋莉、李林、刘静、王娟等，重复的可能性就更大。另一方面，汉字存在同音的现象，如YAN有严、颜、阎、燕、彦、鄢、闫、晏、殷等姓氏。因此，简单地使用姓名拼音字母编码的方法就会产生重码与混乱。我们建议采用“双拼字母+序号”的编码方法(目前市场上有多个版本的双拼输入法软件)。如，一级科目为暂付款(112)，二级科目为阳(YF2)，三级科目为宗妤(ZJ1)。凭证录入时输入“112 YF2 ZJ1”，凭证打印为“暂付款-阳-宗妤”。这种方式的优点是使用借款人姓名拼音，感觉比较直接，引入序号以后可消除重码，也就具有唯一对应关系，同时，不受人员内部流动影响；缺点是，(1)二级、三级科目代码不连续，且软件“不喜欢”这种方式，提示出错(没出错，仍可使用)，(2)南方人拼音不熟练，双拼输入法更是少用，不太方便于南方会计人员；改进办法是要求会计人员更新观念，允许编码不连续，加强记忆，习惯双拼输入法，以提高工作效率。
上述三种策略各有优势，也各有不足，各单位可根据本单位的实际选择使用。作为作者个人的偏好，倾向于员工代码法的后一种，因为相对其他策略，这一策略另有如下优势：(1)方便往来按部门管理，如查询部门的借款余额，通过部门催还借款等；(2)方便会计人员数字键盘输入；(3)编码相对有规律，方便会计人员使用，同时也方便与工资管理系统的联系，方便对超过暂付款项延续期的借款人发起扣款指令，提高管理效率。
四 改进方向
根据系统论“结构决定功能”的原理，带有部门信息的员工代码暂付款多级科目设置法，由于具有良好的科目结构，因而具有出众的暂付款项核算与管理功能，可推荐使用。然而，“条条道路通罗马”，通过改进软件和工作中的管理以及提升会计人员的素质，也能达到殊途同归的效果。
神州浩天高校财务4.0版软件可在如下方面作进一步的改进：
第一，建立职工姓名词库，建立内码管理机制，建立与户籍管理系统、人力资源管理系统核对姓名与身份证号码的制度，研发凭证摘要录入时职工姓名智能弹出功能。这无论是在一级科目法中，还是在多级科目法中，都是十分必要的，它是减少录入差错、提高管理效率的技术措施。更进一步，在暂付款明细科目录入时，可读入身份证或工作证，可依据暂付款明细科目、摘要中的姓名进行自动查找和匹配，如不匹配可提示出错，等等。
第二，研发完善往来负责人——员工信息管理功能。如，建立员工号、姓名、部门、通讯方式等数据表。员工号和姓名相对固定，人员流动时可增加该员工的部门代码，此时就可按借款人所在最新部门生成借款情况表(也可按借款人生成借款情况表)，利于催还借款，且同时克服了一级科目法中没有部门信息(有经费项目归属部门的信息)、多级科目法中难以更新部门信息的弊端。有了通讯方式的一系列数据，可打印催还借款单及其信封，可发送催还借款的手机短信等等。
第三，研发完善暂付款与暂存款往来科目之间的联系。4.0版目前只能分别对暂付款与暂存款往来科目进行核算，辅助核算功能很弱，往来科目之间尚未建立联系，如同一个人可能既有暂付款，又有暂存款，软件就缺乏管理工具进行分析，这是需要改进的地方之一。
第四，研发再次初始化往来回溯功能。
从上可以看出，通过软件公司完善功能，高等学校深入推进校园数字化、信息化、标准化，进一步加强人事与财务管理，多级科目法也许就不是较好的思路了，到那时，就需要会计人员彻底地更新观念，与时俱进，暂付款新的组织和新的管理将随之涌现。我们热切地期待这一天早日到来。