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摘要：随着科学技术的快速发展，更多企业开始发展办公自动化，以便提升日常办公效率，促进企业的健康发展。在办公自动化的实现过程中，文档一体化管理是重要的组成部分，能够对文档进行从生成到归档的全程控制，保证文档管理的科学性与规范性，促进企业办公效率的提升。本文将对办公自动化与文档一体化管理的概念与关系进行分析，探讨如何做好办公自动化与文档一体化管理工作，满足企业发展对于办公质量的要求。
关键词：办公自动化；文档一体化；信息管理
1引言
随着信息时代的到来，人们的生活与工作方式发展的巨大的变化，先进信息化技术的应用不但能够在生活中为我们带来便利条件，而且能够有效的提高工作效率。在目前的企业发展过程中，实现办公自动化，提高办公效率已经成为大部分企业的重要发展目标之一。在实现办公自动化的过程中，文档一体化管理是一项必要的工作，是实现办公自动化的前提条件，因此，我们需要明确办公自动化与文档一体化管理的关系，做好文档一体化管理工作。
2办公自动化与文档一体化管理概述
2.1办公自动化的概念
随着时代的发展，办公自动化受到了更多人的关注，大部分企业开始重视办公自动化建设，但对于办公自动化的概念，仍然没有严格的定义。目前的普遍性观点认为办公自动化就是应用先进的信息技术，为办公过程提供综合性服务的技术，其能够通过计算机技术、网络通信技术等信息化技术的应用，实现办公过程的自动化，有效的提高办公效率，对办公决策进行适当的辅助，保证办公质量，出色的完成既定办公目标。
2.2文档一体化管理的概念
文档一体化管理是指从文档管理工作的全局考虑，在文档生成到归档管理的整个过程中对其进行严格的控制与管理。一般情况下，文档一体化管理包括以下工作内容：第一，文档实体一体化管理。这部分工作需要对文档实体从生成到销毁的整个周期内进行全面管理。第二，文档一体化管理。这部分工作需要按照规定的管理体制对文档进行管理。第三，文档信息一体化管理。这部分工作需要对文档实体中包含的信息进行全面的管理。文档一体化管理对相关工作的规范化程度提出了较高的要求，在实施的过程中需要制定完善的管理规范。
3办公自动化与文档一体化管理的关系
办公自动化与文档一体化管理的关系需要体现在以下几个方面：
3.1文档一体化管理是办公自动化的发展趋势
在办公自动化技术出现后，文档一体化管理就已经成为热门的话题之一，将是办公自动化发展过程中的必然趋势。随着办公自动化技术的快速发展，文档一体化管理已经被大部分人接受。在以往的文档管理工作中，大部分工作处于分离的状态，无法满足信息共享的要求，无法实现对文档的快速检索与查询。与传统能够的文档管理方式相比，文档一体化管理的优势在于其具有更高的可操作性与科学性，能够满足减员增效的要求，促进文档管理工作效率的提升。
3.2文档一体化需要办公自动化支持
为了促进文档一体化管理的发展，需要将相关工作纳入到办公自动化系统中，通过计算机管理系统实现一次输入，多次输出，保证文档管理的所有环节都能够满足一体化要求，实现文档信息资源的共享。文档信息资源共享的实现，需要利用先进的计算机技术，支持信息的存贮、检索、数据处理以及网络传输等功能。在实际的工作中，通过办公自动化实现文档一体化管理，能够有效的提高文档管理工作中各个环节的工作效率。与此同时，文档一体化管理还需要坚持系统管理理论，组织文档管理中所有工作的顺利进行，充分发挥整体效能，有效的提高管理效益，因此，无论是从技术层面还是管理层面，文档一体化管理的实现都需要办公自动化的支持。
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4如何做好办公自动化与文档一体化管理工作
为了做好办公自动化与文档一体化管理工作，需要通过办公自动化技术将存在密切联系的文档融合为一个整体，投入大量的人力与物力，获得良好的管理效果，充分发挥办公自动化的优。具体的工作措施如下：
4.1充分发挥计算机技术的优势
在文档实体由纸质文档转化为电子文档的过程中，需要应用计算机技术，将形成的电子文档存储在存储设备中，不需要通过人工操作的形式对其进行分类与整理，整个过程能够以自动化的形式快速完成，电子文档可以通过不同的形式进行分类、组合以及检索，并且可以快速查找到与其相关的信息，实现人工操作无法实现的功能，不但能够实现资源共享，而且能够节省大量的人力资源。
4.2充分发挥文档一体化管理价值
在办公自动化技术的应用过程中，需要设置科学合理的文档数据库，使企业内部的文档信息从产生、存储、传递以及应用等整个过程形成一体化的网络结构，有利于文档信息的筛选、整理以及提炼，为相关工作及时的提供信息资源，增强信息的流通，对文档信息进行综合利用，为企业办公以及生产工作提供优质的服务。
4.3提高电子文档处理效率
在电子文档的管理中，需要改变以往的接收与发放流程，通过办公自动化系统对文档进行登记，在进行1次输入后，可以进行多次多种形式的输出，为文档的查找与使用提供了便利条件。文档一体化管理的实现能够改变以往的办公模式，办公中所有文档的编制、修改、审核以及下发都可以通过网络完成，使文档的复制、修改以及移动等操作更加便利，有利于文档管理效率与质量的提升。与此同时，文档管理中对文件的处理及运转方式也随之改变，通过虚拟档案室的建立，可以实现对电子文档的逻辑归档，做好文档的收集与整理。因此，文档一体化管理不但能够突破手工管理模式的限制，充分利用计算机技术全面的采集数据信息，而且可以通过网络对文档进行公开，提供文档查询与应用的远程服务。
4.4保证文档信息的准确性
在办公自动化的实施过程中，文档一体化管理能够实现对文档的超前控制，将文档管理工作融入到文档从产生到归档的真个周期中。由于文档是在管理人员的手中产生的，因此，他们对文档信息的理解比办公人员更加深刻，可以明确相关材料的来龙去脉，有利于提高文档的分类号、主题词、摘要等相关信息的准确性，保证归档材料具有较高的利用价值，保证文档管理工作质量。
4.5提升文档信息资源检索效率
办公自动化的实现能够使文档管理成为一个系统性较强的流程，文档之间可以在这个流程中保持应有的联系，使不同文档之间的关系更加清楚，对于提升文档信息资源的检索效率与准确性具有十分重要的意义。与此同时，通过计算机技术的应用，能够进一步提升文档检索能力，根据不同的要素进行排列组合，检索出更多的相关信息，并且能够提供更多的检索条件。
5结束语
总而言之，随着办公自动化技术的快速发展，文档一体化管理模式的应用水平也进一步提升，促进了文档信息由结构化向着非结构化的方向转变。在文档管理工作中，可以将文档作为一种信息，这些信息的完整性、真实性以及可靠性会对文档的作用产生直接的影响。因此，在未来的办公自动化发展中，文档一体化管理模式能够融合人工智能、数据挖掘、神经网络等先进的科学技术，提高文档管理水平，促进文档管理与办公效率的提升，有利于企业的健康发展。
参考文献
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论文作者:左莉莉
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/26
标签：文档论文; 办公自动化论文; 工作论文; 信息论文; 管理工作论文; 过程中论文; 文档管理论文; 《基层建设》2019年第24期论文;