（上海市长宁区程家桥街道社区卫生服务中心；上海201103）
【摘要】 目的：探讨在儿童健康管理中心的工作中的运用Excel 软件，提高管理者的管理效率，节省人力资源。方法：使用Excel 软件的自带功能，实现按需进行工作安排、自动计算公休、积休和出勤率。结果：运用此方法提高了办公自动化程度，避免了人工统计各类结果的误差，提高了管理质量。结论：在儿童健康管理中心人员安排中使用Excel软件后操作简便，有利于对人力资源进行合理的安排，所提供的数据也可对本科室工作人员的增减提供有效的数据支持。
【关键词】Excel；弹性排班；出勤汇总
[ 中图分类号 ]R2[ 文献标号 ]A[ 文章编号 ]2095-7165（2019）04-0251-02
由于社区改革的不断深入，公共卫生条线工作工作人员的工作压力和工作内容也不断增加，繁杂的工作和人员的相对紧张，所带来的问题就是如何合理安排人员，使人力资源利用最大化。Excel被誉为世界上迄今为止最优秀的十大软件之一，是为现代人进行数据处理而定制的一个工具。本文拟用Excel软件，公共卫生条线的人员的工作按要求进行合理的安排，并累积出每月出勤天数及全年出勤率，为管理者提供便利并为全勤奖金的发放提供数字依据。具体操作步骤如下：
1方法
我科现共有工作人员8名，包括医生2名；护士6名。每日需根据工作量上午需安排护士2-3名，医生2名，下午则适当安排条线工作及补休。如遇到麻疹病例则需要安排3名人员进行上门接种。
利用EXCEL软件，实现弹性排班、自动计算公休天数及出勤率统统的目的。
1.1制作方法
1.1.1表格基本结构的建立
1.1.1.1每月工作安排的建立
打开表格sheet1，重命名为1,在A1内输入表格标题。在B2内输入日期；B3内输入星期，并使用自动充填功能将日期填满整个月份，以1月为例充填至31号，国定假期在星期中用节表示。在接下去的AG2至AN2单元格内分别填入上月积休、本月积休、补休、剩余积休、公休、本月公休、剩余公休及备注。自A4单元格开始填入工作人员姓名，选中A4及A5单元格设置单元格合并，并以此方法依次向下在此列输入剩余工作人员姓名，将病产假工作人员留在最后输入。
1.1.1.2人员信息清单的建立
打开表格sheet2，重命名为人员信息清单，在A1中输入表格名称。在A2中输入序号，A3中输入1，A4中输入=A3+1,并使用自动充填功能将数字拉到21（科室实际人数）。自B2起至J2中依次向后输入姓名、性别、出生日期、参加工作时间、来本单位工作时间、参加记免工作时间、目前岗位、工作年限和公休天数。将表格内除工作年限和公休天数以外的内容填写完整，（日期填写至日）。在I3中输入公式=YEAR(TODAY())-YEAR(F3)-1，在J3中输入公式=IF(I3>=20,15,IF(I3>=10,10,5))。
1.1.1.3年度出勤率汇总的建立
打开表格sheet3，重名为年度出勤率汇总。自A3在A列输入姓名；自B2起在B行内分别输入各个月份；季度；出勤总数；年度出勤率及各季度出勤率；在B3中输入公式=INDIRECT("1!$aq"&(MATCH($A3,'1'!$A$4:$A$45,0)))；在B4中输入公式=INDIRECT("2!$aq"&(MATCH($A3,'1'!$A$4:$A$45,0))+3)
1.1.2工作内容格式的建立
自AO1开始从上往下将工作内容按出现频次的高低依次填入，如早班、麻疹、摸漏、门诊等等；将病假、产假、事假与实习在最后输入。选中B4开始的姓名以右、AF开始的日期以下区域，点击工具栏的数据按钮，选择数据工具中的数据有效性，在设置中将有效性条件改允许序列，来源为AO1起始的一列工作内容。可用鼠标选中或者直接输入=$AO$1:$AO$?(问号表示最后一项工作内容所在的单元格数)。完成此项操作后即可在所选区域内的任意一个单元格进行工作内容的安排，无需再进行手工输入。
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1.1.3设立计算公式
1.1.3.1积休和出勤的计算公式
在工作安排表格内另外选择一列的第四行单元格，在其中输入公式“=COUNITIF($B$3：$AF$3，“六”)+COUNTIF($B$3:$AF$3,"日")+COUNTIF($B$3:$AF$3, "节")-COUNTIF(B4:AF4,"休")”，其中“COUNTIF”表示计算某个区域中满足给定条件的单元格数目，整个公式表示计算自B3起至AF3区域中周六周日总数减去B4至AF4区域内出现的休息天数，使用自动充填模式下拉把公式复制到剩余人员。由于健康管理中心的工作安排是分为上午和下午两个阶段进行的，所以在本月积休这一列内应输入公式“=COUNTIF（$？$4+$？$5）*0.5”，?表示所在列数，所得出的结果即为本月积休数。
另起一列，在AQ3中输入公式“==MAX(B2:AF2)-COUNTIF(B3:AF3,"节")-COUNTIF(B3:AF3,"六")-COUNTIF(B3:AF3,"日")所得出的结果为本月应出勤天数，在AQ4中输入=$AQ$3-AI4-AL4所得出的结果为本月实际出勤天数。并将此公式向下复制至每位工作人员。
在本月积休下AH4表格中输入公式=（AP4+AP5）*0.5，选中AH4和AH5并合并单元格。在补休下AI4单元格中输入公式=IF(AH4<0,ABS(AH4),0)，所得出的结果为本月所使用的积休数。在合计积休AJ4中输入公式=AG4+AH4，所得出的结果为截止本月的合计积休。
1.1.3.2公休的计算公式
在每月工作安排的表格的公休总数中AK4中输入公式=INDIRECT("人员信息清单!J"&(MATCH(A4,人员信息清单!$B$3:$B$23,0)+2))所得出的结果就是此工作人员今年的公休总数。将AK4和AK5选中并使用合并单元格，,再将公式复制至AK6并合并AK6AK7单元格，以此方法将公式填满表格AK列。
在本月公休AL4单元格内输入公式=COUNTIF(B4:AF5,"公")*0.5，所得出的结果为本月已使用的公休总数。在剩余公休AM4单元格内输入公式= =AK4-AL4，所得结果为截止本月所剩余的公休总数。并将公式复制至表格相应单元格内。
1.1.4设置修改密码
将此文件设置为公共卫生条线电脑共享文件，可以减少打印对纸张的浪费。修改密码的设置可以避免其他人员对于表格的误操作，相关职能部门也可以直接检查科室工作安排及实际落实情况。
1.2使用方法
1.2.1工作内容的安排
点击B4起至AF45的任意单元格即出现一下拉的对话框，可对工作人员的工作内容分为上午和下午分别进行安排。而积休、公休、出勤等项目也会随着工作安排出现相应的变化，无需再在月底进行人工统计。
1.2.2出勤天数及全年出勤率的统计
在出勤统计的表格B3单元格中输入公式=DIRECT("1!$aq"&(MATCH($A3,'1'!$A$4:$A$45,0))+3)所得出的结果为1月份的实际出勤天数。在N3单元格中输入公式=SUM(B3:D3)，所得结果为第一季度总出勤天数。在S3单元格内输入公式=R3/SUM('1:12'!$AQ$3)，所得出的结果为全年出勤率；在T3单元格内输入计算公式
=N3/SUM('1:3'!$AQ$3)，所得出的结果为第一季度出勤率汇总。
1.2.3工作内容的调整
可根据条线要求和院部的统一安排对工作内容进行调整，将需要出现的工作内容替代掉已经取消的工作内容即可。如果需要增加工作内容的则需要在工作内容这一列增加新的工作内容并将原有公式按以前的方法进行重新设定。
1.2.4工作人员的调整
工作人员进行轮换之后只需在相应的的单元格中将新增加的工作人员替换掉原有的工作人员即可。也可以在表格最初设立之时适当留些空行，以便今后的操作。
2结果
使用这种方式进行工作安排，大大提高了管理者的工作效率，可以在很短的时间内就对本科室一年的工作内容进行安排，可以对工作内容进行审核，并可根据实际出勤率的统计对本科室内工作人员的增减情况做出判断。此方法还可以对全年工作人员的出勤情况进行汇总，为全勤奖金的发放和工作人员人数的安排提供了有效的数据支撑。由于设定了修改密码，也避免了非管理人员对工作内容的误操作，避免了不必要的麻烦。
3.讨论
此方法还可以运用在单位其他科室的工作安排中，亦可统计出中夜班及值班的天数，但是对于按件计数的工作量无法统计，仍需手工划痕统计。
参考文献：
Excel高效办公应用与技巧大全 IT新时代教育编著
论文作者:钱莉娜
论文发表刊物:《医师在线》2019年2月4期
论文发表时间:2019/4/11
标签：工作论文; 公休论文; 公式论文; 出勤率论文; 内容论文; 单元格论文; 表格论文; 《医师在线》2019年2月4期论文;