事业单位档案信息化管理的意义和对策
文/莱芜技师学院 亓琳
【摘要】 随着计算机技术和云存储技术的迅速发展，人类已经进入了大数据时代。由于存储便捷、储存空间大、运行速度快、云共享等优点，信息技术被广泛地应用于企业档案管理。实现事业单位档案信息化管理不仅有利于档案的长期保存，而且对规范人力资源管理系统、提升事业单位档案管理效率，加快人事档案管理工作的现代化进程等也具有重要意义。但是，由于受资金和技术的限制，目前我国事业单位档案信息化管理存在人才不足、信息化程度不高、工作系统不够完善等问题，在提升单位档案信息化管理方面，我国事业单位仍具有很大的提升空间，针对当下现实困境，笔者将分点论述应对之策。
【关键词】 档案；事业单位；信息化；管理；意义
知识经济时代，信息已经成为时代发展的决定力量之一，信息技术在各行各业得到应用，并广泛推进着社会的发展。同样，在信息技术的帮助下，如今的档案管理系统得到了极大的完善，档案管理效率大大提升。
一、档案信息化管理的意义
（一）档案信息化管理符合现代社会管理需求。随着经济体制改革的深入，我国人才流动性增大，人才管理任务日益加重。为了适应社会发展的需求，档案总局提出全国档案信息化建设的目标与任务，企事业单位都应当根据时代需求做出变革。施行档案管理的信息化建设是与时代发展相一致的，是现代管理的必然要求，有利于人事档案管理工作的开展及工作效率的提升，对改善人事档案的利用价值等方面也具有重要意义。
（二）档案信息化管理是资源共享的前提。信息时代的到来使得信息成为重要的战略资源，在人类社会进步的过程中，人事档案信息化建设就是要以档案信息资源建设为核心进而强化对档案资源的利用与开发，加快档案数字化的进程，实现档案信息的共享。从而推动我国人事档案工作的开展，为现代化建设提供更加优质的服务。
（三）完善档案标准体系，提供更有效服务。信息时代，传统的档案管理标准难以满足信息化管理的要求。推进事业单位档案管理的信息化改革，形成档案管理信息化和文档馆室一体化，建立一套完整的档案规范标准和全方位覆盖的档案资源利用系统，有助于提高我国档案管理的效率，满足为社会提供更优质、更有效、更便捷档案信息资源及服务的总体目标。传统的档案管理工作重复、复杂，耗费大量的人力、物力、精力，但信息化的管理及有效的技术手段能够推动档案管理工作高效展开，它本身所具有的广泛性和时效性、共享性等特征能大大提升档案管理工作的效率。
二、强化档案信息化管理的对策
（一）加强政府管理，实现档案管理系统信息化。为了实现人事档案的信息化目标，政府必须要制定与其相对应的规章及制度，加强管理，实现档案系统的信息化。在档案信息资源的规划和管理和过程中，政府要为事业单位提供档案管理的资金技术保障和人才支持，结合事业单位管理工作特征，建立起一套统一的质量高、涵盖面广、方便快捷的电子档案管理系统。方便事业单位档案的统一收集、分类、鉴定、保管以及调动，提高数字化和自动化水平，切实提高档案信息调用管理的便捷程度。
（三）加强人才引进和管理人员培训。在档案信息化建设过程中，对新型管理人才需求会异常强烈，因为信息化技术对管理人才的能力提出了新的要求，能适应这些要求的人才并不多见。例如，在档案管理过程中，加大对档案管理人才的培训，实现全面的信息化改革，保证管理人员及时掌握现代档案管理的方法和要求，学习掌握档案管理的法律法规，提高管理队伍的工作素质。与此同时，还要注重建立合理的人才考核机制，适应岗位工作需求。
（二）加大投入，完善基础硬软件设施。实现档案管理信息化的关键，是实现人才和技术的现代化。大数据时代，当前信息技术和电子技术被广泛地运用到我国社会的方方面面，如海量存储、图像分类、大数据查询、智能检测等等，要实现信息化，首先要实现技术的现代化。总之，要根据档案管理工作需要及时更新档案管理硬软件设备，加大经费投入，选购优质、可靠、运行高速的信息化管理设备，不断完善档案馆基础设施，保证档案及相关信息的完整性，保证员工工作的有效性。
案例中的经营者为了表现企业良好的业绩，利用职务之便，与财务总监等相关人员一起伪造利润总额、欺骗股民直至东窗事发，被中国证监会所披露，这样的做法是极其错误的。对于相关的财务人员而言，他们不仅承受了经济损失，还断送了自己的职业生涯。对于企业而言，遭受的不仅是经济损失，还丧失了苦心经营起来的声誉。声誉就是企业的第二个门面，一个企业的声誉培养起来是非常不易的，需要很长的时间周期，它可以稳定股价。一旦声誉被毁，一方面会引起股民的恐慌并让投资者认为公司管理混乱进而撤资；另一方面，使其失去核心竞争力，一夜之间面临破产的可能，带来的损失是难以估计的。
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（四）安全为首，新时代应注重档案网络安全。随着黑客技术的不断发展，当下档案管理过程中信息资源的安全性越来越重要，这就要求档案管理中心要加强网络监测和网络完全保障，建筑强大的信息防火墙，以强效的技术防止黑客入侵，这需要管理人才和技术双向支撑。保证网络安全这一点在当下日益重要。
建筑业作为国民经济发展的支柱产业之一，当前正在“大张旗鼓”地进行着一场智慧“革命”，从“四库一平台”建设到“全国建筑工人管理服务信息平台”即将启用，信息化产业跨界与建筑业各个领域深度融合。
三、结论
总之，事业单位的档案信息化建设作为一项系统工程，程序复杂，但意义重大，需要更充沛的人力、物力、财力投入。虽然当下我国档案信息化建设已经取得不小的成果，但是依旧存在不少的问题。尤其是事业单位，作为管理的创新模式，档案管理信息化建设更加不能忽视，对事业单位的发展、人才的有效分配有着重要作用。因此加强对事业单位的档案信息化建设有着十分重要的价值和意义，当下我国事业单位应当加强改革，不断推进事业单位档案管理信息化改革。
【参考文献】
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