摘要：一直以来，综合档案的管理工作与各行各业的服务模式密切相关，受到信息化发展的影响，各领域都已步入大数据的时代，其工作形式和管理流程基本上全部依赖于互联网络，与之相应的档案收集、整理、使用及存储等一系列管理工作也随之发生着改变，网络化管理正是体现当下时代特征的最佳方式。所谓的“档案管理的网络化”指的是以档案管理的基本原则为前提，以档案管理的目标为导向，利用计算机网络等相关的先进设备、技术和手段等，对整个档案管理工作进行更新和优化，从而有效提高档案管理工作的有效性。本文就对综合档案网络化管理的特点、意义以及加强综合档案网络化管理的措施进行分析，可供参考。
关键词：综合档案；网络化；管理；措施
一、综合档案网络化管理的特点分析
（一）管理对象数字化
在现代信息技术的作用下，以纸质记录为主要载体的传统档案管理对象已经转变为以数字信息为载体的、内容丰富多样的“机读档案”。它可以将文字、图像、声音、影像等多种信息以数字化的形式存储到计算机网络中，并在查询、修改、调用等管理过程中体现出方便、快捷的特点。
（二）档案收集智能化
以往档案收集工作主要是通过各部门负责人将重要资料及时归档入库，其收集来源和收集方式过于单一，而网络化管理借助互联网络实现档案资料的网上传输，并利用网络优势拓宽了资料来源的路径。
（三）信息服务网络化
传统形式下的档案管理多以图书、资料、报刊等形式呈现，并且其存放和使用都具有场所和区域限制，基本上表现出孤立、封闭的状态。而网络化管理可以将分散的档案资源汇总到互联网络这一具备公共性、流通性的无限空间里，而且安全性和差异性不受丝毫影响，实现了真正的“信息资源共享”。
二、综合档案网络化管理的意义
（一）避免资源丢失
借助互联网络这一具备安全性和可追踪性的专用通道进行传输，可以避免资源丢失的现象。例如，档案管理人员将档案资源通过办公自动化系统传输到计算机网络上，各级部门根据自己的需求从网络上进行查询、下载并使用，从而使这一过程不仅简化了人工传递的繁杂，而且使信息传送更加可靠、快捷。
（二）提高工作效率
综合档案网络化管理使档案资源的录入过程更加高效，各部门根据自己的情况通过计算机网络将档案资源传送至管理空间，既增加了档案资源的来源和价值，又降低了统一手工录入的人力成本，而且，档案管理人员还可以根据上级的安排直接在网络上对档案资源进行修改操作，以保持档案的准确性和高价值，从而有效提高工作效率。
（三）节约办公成本
综合档案网络化管理使各部门之间在借阅、利用相关资料时不会因为审批的复杂和传递时间的浪费而造成档案管理人员工作重复繁琐的现象，只要通过计算机网络将基层单位和各级部门进行联通，使档案资源实现快速查阅和远程打印，从而有效节约时间并降低办公成本。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
三、加强综合档案网络化管理的措施
（一）加强管理制度的建设
第一，设置专门的综合档案网络化管理细则，通过标准的操作程序对综合档案的网络化建设过程树立参考标准，其中应包括对不同项目的档案资源进行分类的方法，在编制档案卷宗的目录时怎样编号和排序，按照怎样的原则来设置档案资源的主题、摘要和关键词以便于查询。同时还应对整个档案资源的收集、整理、存储、修改、使用等环节进行制度化规范，以具体的操作和执行规则来保证各个环节稳定、有序地进行。第二，对档案管理人员的具体工作过程进行制度化规范，并辅以监督机制和奖惩机制，使其按照既定的行为准则开展相关工作，并通过对其工作流程的监督以及工作成果的奖惩来促进档案管理人员按照科学的、标准化的制度和积极向上的心态来执行管理工作。
（二）加强基础设施建设
综合档案的网络化管理是以计算机网络为载体，利用通信技术、网络传输技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、数据压缩以及上传技术等实现档案资源的收集、整理、使用和存储，因此，基础的网络设备必须要得到保障。通常可通过以下几方面加强基础设施建设：第一，配置高端电脑以作为档案管理系统的终端，其需要具备超大的内存以存放各种形式下所有内容的档案资源，也应具备超高的分辨率以确保档案资源清晰完整地被查阅和下载，还应具备超强的性能以保证电脑质量足以支撑管理人员快捷、高效地开展相关工作。第二，配置高质量的扫描仪和打印机，使档案资源在不失真的情况下，在纸质化和电子化之间畅通无阻地进行转化。第三，配置一定数量的摄影相机和音频视频转化器，以便及时记录各类文字资料和活动过程以丰富档案库的内容，并通过声音和图像的自由切换以供不同需求的人员进行查阅。第四，配置专业的综合档案资料信息管理系统软件，对互联网络上的整个档案管理过程进行系统化协助，实现智能化的开发利用与资源共享。
（三）加强对人员的培训以
第一，从网络技术知识入手对档案管理人员进行专业培训，使其具备基础的计算机操作能力，如网络查询、数据录入、数据库管理等，还应具备一定的业务能力，懂得利用网络资源来收集资料，利用电脑等设备实现对档案资料的加工处理以及归纳上传。第二，提升档案管理人员的个人素养，这其中既包括工作责任心、保密意识等的职业素养，也包括对档案管理工作的热爱以及对行业未来发展的良好预判。如此，通过对档案管理人员专业能力和个人素养的培训强化，可以使其具备优秀的现代信息技术和良好的专业素质与道德修养，从而有效地节约综合档案网络化管理的人力成本。
（四）加强安全管理工作
第一，在档案部门的专用电脑上安装功能强大的杀毒软件，防止档案资源被破坏。重点加强综合档案网络管理系统的操作终端，以防档案资源的内容、权限等受到人为篡改。第二，对特别重要的机密档案资源进行加密处理，利用高级的程序或防范系统来保障数据的安全、完整。第三，对综合档案网络化管理所涉及的各种软硬件进行定期检查和维护，及时发现潜在风险并进行修复，从而使整个档案管理过程不受干扰。
四、结语
现代信息技术日新月异的发展为综合档案管理工作带来了机遇和挑战，它在提供方便、快捷的积极作用时也逐渐暴露出潜在风险。因此，加强综合档案网络化管理是任何阶段都不能忽视的问题，通过对制度、设备、人员、安全几个方面的加强，能有效提升综合档案网络化管理的工作效率。希望以上内容可以给有关人士提供一些参考价值，以促进档案管理工作的顺利开展。
参考文献
[1]综合档案网络化管理研究[J].白波.办公室业务.2017(23)
[2]新时期档案数字化管理策略研究[J].李碧云.城建档案.2017(04)
[3]如何加强综合档案网络化管理[J].林桂娣.城建档案.2018(04)
[4]论档案管理网络化及其保护对策[J].齐鑫.办公室业务.2015(15)
[5]浅述如何做好供电企业的档案数字化管理[J].王丽霞.中小企业管理与科技(下旬刊).2014(06)
[6]档案数字化管理体系建设问题分析[J].乔治.科技资讯.2017(14)
[7]浅论做好档案的数字化与利用方法[J].满程.办公室业务.2018(14)
论文作者:任燕
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/15
标签：档案论文; 资源论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 计算机网络论文; 过程论文; 《基层建设》2019年第23期论文;