街道办事处档案管理存在的问题及对策
文/驻马店驿城区人民街办事处 邓蕾
【摘要】 档案管理学本身就是一门专业性很强的学科。为了解决这些现实中实际存在的问题，本文首先分析街道办事处档案管理中存在的问题，并根据这些问题对症下药提出解决措施，探讨街道办事处档案管理的应对之策。
【关键词】 街道办事处；档案管理；优化策略
由于政府管理模式的改革和城市化进程的加速，大量的街道办事处开始出现。它的基本职能包括上情下达和下情上传，即将党的路线、方针、政策传达给社区居民，再将居民的意见要求向有关部门反映；注重社区文化建设，组织居民开展文化、娱乐活动；开展便利便民社区服务与教育；调解居民矛盾，保障妇女儿童的合法权益；做好普法宣传，搞好社区卫生等工作。而目前的街道办事处由于设立时间短，属于摸着石头过河，没有实际经验和可供参考的案例，再加上人员组成不够专业，存在很多现实问题，无法真正解决居民实际问题。街道办事处有些岗位甚至形同虚设，因人设岗的现象也时有发生。档案室经常出现档案混乱丢失现象。街道办事处的档案管理工作可以算作行政管理工作的一部分。部分社区居民和街道集体企业职工的档案都保留在街道办事处的档案室保存，而且这些档案可以作为街道办事处再一次决策和开展相关活动的依据，具有十分重要的参考意义。档案中详细记载了各种重要信息，可以给街道办事处提供各种管理数据，同时它也详细记载着街道社区的发展历程。从另一个重要方面来讲，它还可以作为重要的法律证据，可以使涉事双方的权责更加明确，减少社区内不必要的纷争。因此对社区街道办事处进行档案管理是十分有必要的。
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一、街道办事处档案管理存在的问题
（一）对档案管理不够重视。前文提到街道办事处档案管理的重要性，但是现实中很多地方对档案管理并不重视，这也从另一个侧面反映出街道办事处管理理念的落后。在很多办事处，档案连最基本的分类都没有做到，一般都放在陈旧的档案袋里，很长时间都不会去翻阅也不会重新归档。不重视或者说没有认识到档案管理的重要性，这些都需要加强对办事处工作人员的学习教育，并由上级督促他们做好档案归类工作，建立完善的档案管理。
（二）档案管理信息化程度不高。美国未来学家托夫勒在他的著作《第三次浪潮》中指出，目前人类社会正在迎来以信息革命为代表的三次浪潮。在这次浪潮中，信息化的重要性被摆在了首要位置，信息爆炸等概念在档案管理学中也成为热门词汇。信息爆炸指的是媒介发达带来的社会信息绝对量的增加，它主要体现为人类拥有的信息量以指数函数的速度急剧增加，倍增的时间周期越来越短的现象。信息爆炸的直接结果是其所产生的信息洪流以前所未有的力量冲击着社会的政治、经济和文化，改变着人类社会的结构和形态，并推动着信息社会的到来。信息化社会已经到来，但是目前很多街道办事处并没有适应新的形势，仍然采用人工记录的方式，档案也主要以档案袋为主。档案袋种类繁多、沉重、不易查找，而且需要一个很大的空间来容纳足够多的档案，这种方式早已不适应现代社会的发展，因此建立信息化的档案管理迫在眉睫。
（三）管理人员的专业化程度不高。管理层人员受传统建筑管理经验的制约，大多按照传统经验去进行操作，而忽视了科学系统的学习。对于国外先进管理经验的引进也只是拾人牙慧，并没有学到精髓。同时管理的体系也不健全，一些街道办事处没有适应经济形势的发展，无法根据市场的需要来调节自身的实际情况。各部门之间的配合不连贯不科学，缺乏总体调度，使之无法集中全部能力来应对共同的档案管理目标，从而影响了整个街道办事处的工作效率。在知识经济时代，人才已经成为重要的资源，是企业和国家发展的最强动力，然而优秀的创新和管理人才的缺乏限制了街道办事处向着更加现代化的方向发展。
二、街道办事处档案管理对策分析
（一）建立完善的档案管理制度。建立制度是一个企业甚至是一个行业开始工作时必须要重视的工作。行业内的一些乱象有时可以通过建立制度而倒逼改革。建立制度时首先要明确行为规范，要规定好不能随意泄露居民和职工个人信息，并写清楚提倡定期对档案进行重新归档和分类等内容。其次就是建立激励机制，明确写出什么样的行为和表现能得到报酬和晋升，并在实际操作过程中，明确按照定好的制度来执行，不给任何人特殊权利。同时写明如果出现工作失误会有何种惩罚，以此来警醒工作人员按规定办事。建立一套完整的制度是保障办事处工作效率的很重要的一点，街道办事处的档案管理规章制度是全体工作人员的行为准则，是档案管理的管理理念、管理思想和管理方式的体现，而只有系统、完善的监督机制才是街道档案管理规章制度有效执行的有力保障。
（二）做好档案管理者的培训工作。要提升业务能力，就要进行专业技能培训，而对于一些档案管理的技术人员需要的则是技术层面的培训，各不相同。当然，也有一些通用能力的提升培训，比如书面表达、情绪管理、时间管理、办公技能培训等等，这类的培训颇受街道办事处工作人员的欢迎，也有利于办事处内部的沟通、管理和效率提升。其次，选择合适的培训形式，主要有现场培训和线上培训两种方式。现场培训受人数、时间和空间的限制都比较大，培训成本也比较高；线上培训则越来越受到办事处的欢迎，选择一个好的企业在线培训平台，购置或自制一些合适的课程，也不失为一种不错的选择，更是突破了时间、空间和人数的限制。不过有时候一些课程还是得线下面对面比较好，这时候可有意识地将培训课程录制下来，上传到办事处内部的在线培训学习平台上，对于后来加入的成员也可以快速学习。
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三、结束语
本文主要探讨了街道办事处档案管理存在的问题，以及这些问题的解决方法。希望可以为相关研究提供借鉴。
【参考文献】
[1]郝忠义.试论街道办事处档案管理信息化建设工作思路[J].科技经济导刊，2017(18)：41.
[2]李红梅.街道办事处档案管理存在的问题及对策解析[J].才智，2017(12)：233.
[3]吴振宁.试论街道办事处档案管理信息化建设工作思路[J].办公室业务，2017(1)：31.
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