试述档案管理省级达标五大优势及对策，本文主要内容关键词为：五大论文,档案管理论文,省级论文,对策论文,优势论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，在省、市档案局和省、市有关部门的合作领导下，先后在卫生、土管、金融、城建、法院、环保等系统开展档案管理省级达标活动，效果好、影响大。笔者认为这是加速推进档案馆、室主体建设整体水平的行之有效的活动，具有如下五大优势。
一、档案意识增强
档案管理省级达标的第一大优势是档案意识增强了。凡达标单位，首先组织全体人员学习《档案法》和档案管理省级达标要求，形成档案管理重要性的共识，并迅速成立了档案工作领导小组，档案管理小组及档案管理省级达标领导小组，一般均有部门领导任组长。接着，调兵点将、分别落实档案专业人员和兼、聘人员，集中力量搞档案达标工作。其次，开展了有效的档案知识讲座、黑板报、简报、图片展览等档案宣传系列活动，大造档案管理省级达标声势。第三，立即选派人员到省、市档案局进行省级档案专题培训和业务知识培训。第四，确定档案专用经费，保证档案工作的一切需要。
在档案管理省级达标的过程中，领导者的档案意识大为增强。省土管局朱阿龙副局长对县土管局领导提要求时指出：“档案工作是对子孙后代负责的一项重要工作，一年到头用了不少墨水，流了不少汗水，却始终没有油水。所以，今后我们一定要在工作上，生活上关心他们，不要让这些讲实话干实事的老实人吃亏。”县环保局副局长裘国海认为：“档案管理是机关行政管理规范化的基础，能起到纲举目张的作用。”县土管局长谢扬春认识到，土地档案是国家的国宝，在这方面花钱花精力值得，因为我们考查历史靠它，打赢官司靠它，抓社会效益和经济效益也靠它。”
档案意识增强的优势，还集中反映在部门领导把档案工作列入了工作计划和议事日程。如县法院党组几次专题研究和部署了档案管理省级达标工作，院长李承昌亲自帮助档案人员解决一个又一个的具体困难和问题。县土管局领导采取了“认识上的高起点、工作上的高标准、质量上的高要求”的措施，并付诸实施。县农行为此而做到“思想、目标、经费”三落实，“组织、设施、制度”三加强。
存在的问题是档案管理省级达标只在几个部门中开展，还形不成全机关乃至全社会来关心档案的大气候。对策是加强依法治档的力度，并逐步扩大档案管理达标范围。
二、硬件建设配套
档案管理省级达标的第二大优势是档案馆、室的硬件建设配套成龙，面貌焕然一新，主要是投入多了，容量大了。据8家达标单位统计，共投入用于档案管理的专用经费竟达237万元，拥有档案用房面积2057平方米，均相应地开辟了档案阅览室、检索室、陈列室、裱糊室、整理室、复印室、微机室等，并都配置了复印机、微机等档案现代化管理设备，开始进行档案微机检索管理。
其次是档案库房设施达到一流水平。8家达标单位配有空调14只，其中新配9只，有的单位还在库房内实行中央空调与单机空调双重控制温湿度。这些达标单位还配齐了除湿机、灭火器、自动温湿控制器、防盗门窗、铁制档案箱、密集架等，使档案库房具备防火、防尘、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防污染等“八防”功能，为长期、完整、安全地保管保护好档案创造了良好的外部环境。
存在的问题是设备更新了，操作仍然落后。如微机检索管理在达标时都搞了一下，达标后就中断了。对策是档案电脑化管理一定要与办公现代化管理结合起来，并形成制度。
三、软件建设规范
档案管理省级达标的第三大优势在于部门档案的软件建设全面地跃上了一个新的台阶。一是档案人员定岗设网，彻底改变了过去档案人员不稳定的状态。8家达标单位现有档案专、兼职人员129人，其中档案专业人员30%、聘请20名、兼职79名。二是档案原始文件材料的质量提高了，凡达标单位都规定今后拟稿一律用碳素墨水书写，不用圆珠笔或复写纸，对漏盖或未盖公章的文件材料，全部办理了补印手续，使档案真正具有法律效力。三是档案资料收集完整，门类齐全，并编制了档案整体分类编号方案，实行统一管理，尤其是档案载体方面已向声像档案发展，丰富了室藏。四是严格进行档案规范化整理，使案卷质量大大提高，案卷数量也大大增加了。据统计，8家达标单位共有各类档案资料380349卷册，其中土管局档案室的档案就有20余万卷册，等于本局馆藏量的近三倍。五是健全了档案管理的各项规章制度，8家达标单位共建立档案管理制度89个，一般每个单位有10个以上，有的档案管理制度还与部门岗位责任制或经济奖励挂钩，使档案的社会效益和经济效益更加明显。六是档案检索工具多元化，如案卷目录、全引目录、总目录、分类目录、专题目录、文号目标、著录、人物索引等比较齐全了，使档案开发利用的查准率、查全率达到100%。有的达标单位还结合本单位的业务工作，对业务档案进行微机检索，已初见成效。
在档案软件建设的具体操作方面，也有不少收获。多数单位为了确保案卷整体质量，往往对原来不规范的档案重新进行分类整理，特别对案卷标题的拟写，都比较规范了。县农行档案员在档案微机操作方面，开创了集中统一的业务网点档案信息管理，为提高全行整体业务水平打下了基础。县土管局档案员王晓野同志在整理地籍档案和建设用地档案时，根据案卷数量大和内容基本相同的特点，创新地设计了表格填充式标题，即统一印制了“用地单位、土地座落、用途、批准单位及文号”等表格式题样，然后将案卷内容逐项填入。它既清爽美观大方，又符合案卷标题三要素要求，还大大提高工作效率，更便于今后进行微机检索管理。
存在的问题是各档案门类的整理标准不一致、不规范，尤其是业务档案更是各行其事，因而增加了不少工作难度。对策是加强档案软件建设方面的规范化管理，多发一些通用性的各类档案整理标准和管理标准。
四、人员素质提高
档案管理省级达标的第四大优势是档案人员的政治素质、理论素质、业务素质得到较大程度的提高。
从政治素质方面看，档案人员在达标期间都有强烈的政治责任感和自觉的奉献精神。如县法院档案员易秀珠同志在档案达标期间荣立全省法院系统二等功，就更加积极地争创档案管理省一级水平。她连续4个月放弃双休日、节假日，又在晚上加班加点，带病坚持工作，还把高中毕业的儿子也叫来没日没夜地为整理档案尽义务。人们称赞她是“真干事业的人！”今年，她在患乳房癌开刀化疗的情况下，仍撑着身体分类整理档案，被省高级法院授予全省法院系统一等功臣。如县农行档案员冯卫瑛同志正需照料的年幼儿子甩在一边，全力以赴地搞档案达标工作。她说：“档案管理不上省级，决不罢休！”为使档案管理达到省级标准，县建行档案员陈继英同志索性中午不回家，吃一下快餐饭后就干。县人行档案员龚奇志同志夜以继日地干，她把属于个人休息的80余个工作日，都奉献给档案达标工作了。档案管理省级达标工作简直成了档案人员义不容辞的政治任务。
从理论素质方面看，凡上档案管理省级标准的专职档案员，都按省级达标要求，全部经过省级档案管理五门基础课上岗培训和省级达标专题培训。他们理论联系实际，积极在档案刊物上发表档案研究文章或提供档案工作经验。他们能独立负责地制订本单位的档案工作计划，起草档案管理省级达标情况汇报，编写全宗介绍、组织沿笔、专题资料、大事记等，在档案理论与应用方面迈出了全新的步伐。
从业务素质方面看，凡上了档案管理省级标准的档案人员，无论从档案的收集整理也好，还是保管利用也好，均得到全面提高，而且操作熟练，样样能做，得到单位领导的好评。她们严把档案“三关”，即坚持立卷归档制度，把好档案入库关；坚持查借阅制度，把好档案出库关；坚持保密制度，把好档案人情关。档案管理省级达标后，档案人员的政治地位也提高了，档案室和档案人员被本单位或上级部门评为先进集体和先进个人。她们的奉献事迹往往在报上或电视里有声有色地表现出来，为档案事业的发展赢得了荣誉，档案的社会影响越来越好。
存在问题是部门档案人员还没有实行归口管理，更没有专职定编，多数兼职兼管而已，又常受调动的影响，加上培训要求高，都给档案队伍的稳定发展带来了各种困难。对策是档案人员必须实行统一领导、逐级归口管理，并定编设岗，由各级政府公布实施。
五、档案利用高效
档案管理省级达标的第五大优势是档案不仅用活用好，而且有较高的社会效益和经济效益。
例一，本局档案馆在晋升档案管理省一级标准时，就主动利用档案资料，精心编印出版了《绍兴县市场经济政策文件汇集》一书，34万余字，共收录本县10多年来发展市场经济的各种地方性经济优惠政策。它既为本地各级领导决策服务，又为全县各企事业单位进一步用足、用活、用好经济优惠政策提供了方便，更为本馆上省一级馆的编研要求创造了条件，还销售一空，为局里创收12000余元，一举多功。1995年，该书荣获浙江省第三届档案优秀编研成果一等奖。
例二，县土管局档案资料直接或间接地为重点工程建设、城镇建设、交通建设等七方面提供利用，收到了显著的经济效益和社会效益。仅经济效益一项，靠土管档案取得资金1700余万元。如在违法占地方面，靠土管档案胜诉了两场官司。他们还开发了“档案规范化管理及应用的研究”项目，先后荣获省土管局科技进步二等奖和国家土管局科技进步三等奖。
例三，据县城建档案馆38例档案资料利用的效益表明，已在地质勘测、污染调查、安装管道、违法建房、乡土教育、村镇规划等方面得到广泛利用，取得了较大的经济效益和社会效益。该馆副馆长柳瑛同志撰写的10余篇档案论文，也先后获得省、市级优秀成果奖。
存在的问题是档案利用往往是被动利用而没有积极主动地去开发利用，有份量的编研成果也不多。对策是加强档案利用的效益跟踪工作，大力开发各种档案信息资源。
总而言之，档案管理省级达标活动的五大优势适合档案事业发展的总趋势，功在当前，利于千秋。它使机关档案管理的整体水平大大提高了，促进了档案工作标准化、档案收集法律化、档案分类科学化、档案整理规范化、档案保护现代化、档案管理制度化、档案检索电脑化、档案利用效益化。