摘要：伴随着计算机技术、通信技术及互联网技术的快速发展，事业单位档案管理原有的模式已经不能适应新形势下发展的需要。把原来的纸质档案进行重新分组与加工，用现在的新技术重新整合并实行数字化存档是大势所趋。因此文章重点就事业单位档案数字化建设的路径选择展开分析。
关键词：事业单位；档案数字化；路径选择
随着我国信息技术的不断发展，作为我国为社会公益而进行服务的事业单位要充分利用信息技术。在我国事业单位服务社会的过程中，有很多重要的文件需要保存，有很多人作出了杰出的贡献，他们的档案需要妥善保管。因此事业单位档案数字化是事业单位档案建设的必由这路。事业单位档案的数字化大大提高了工作效率和经济效益，为我国事业单位的发展作出了巨大贡献。
一、事业单位实行档案管理数字化的必要性
（一）社会发展大势所趋
事业单位档案作为单位十分重要的信息资源，在单位管理和发展中发挥着无法替代的服务保障作用，也是单位发展的历史记载和历史见证。过去传统的档案管理都是纸质版的材料记录，但是随着科技和网络的飞速发展，人们获取、查询、交流信息的方式和平台发生了重大变化，致使纸质档案管理的弊端和缺点日益凸显。比如医疗卫生作为最基础的民生工程，其档案管理是一项复杂的系统工程，如果继续用纸质档案记录，给档案管理人员的登记、归类和查询带来诸多不变，费时费力效率低下。另外，纸质档案作为实物形式存在，占据一定的空间，并且逐年增多，查询时会拖慢整体节奏，影响工作效率。如果以数字化方式管理和存储，则更为快速和便捷，使不同的档案信息资源得到合理配置和优化，形成一个巨大的档案管理数据库，方便记录、分类、保存和查询，省时省力，使复杂问题变得简单，使档案整体工作效率得到有效提升。
（二）能够极大地激发工作人员的积极性和主动性
在事业单位发展中，由于工作的需要，有时可能会频繁地查阅以前的档案记录。传统的纸质档案记录，由于年份已久，在处理此问题时就显得力不从心，经常要花费大量的时间和精力才能查阅和审核。过去传统的档案管理由于采用的是纸质记录，无形中增加了管理人员的工作量和工作强度，同时要求工作人员具备较高的职业素养，加之地方事业单位档案管理人员人手有限，因而使档案管理变成一项沉重的工作，长此以往势必会拖延工作进展，影响士气。随着科技的发展，如今采用以计算机为载体的数字化管理，不仅可以解决纸质档案中存在的诸多问题，而且能够极大地减轻管理人员的劳动量和工作强度，方便查询，省时省力，针对性强，进而能够激发工作人员的热情和工作积极性，使档案管理和维护工作变得有条不紊。
二、影响事业单位数字档案管理的几点问题
档案管理属于当前各事业机构一项基本的管理任务，事业机构多方面的数据、资料存档以及对相关信息的合理加工，归纳与保存都起着至关重要的作用。当前，事业单位档案管理的过程中出现了很多问题，给档案管理工作带来了一定的影响和损失。比如经常碰到的问题有以下几个方面。①部分事业单位档案工作目标尚不明确，档案管理具体工作无法达到标准化、制度化以及合理化。不少事业机构档案管理相应的职能作用弱化了。②档案工作人员的能力和素质与档案数字化管理要求还存在很大的差距。在这种情况下就会导致事业单位档案管理工作长时间处于低层次发展阶段。③相关事业单位档案工作管理难以提供有效的物质、技术以及管理系统支持，无法有效获得互联网、信息技术等方面的有效支撑，使档案数字化管理难以发挥最大的职能效用。④如今网络应用已经变得非常普遍，互联网共享、开放、和自由的特性，在给广大档案管理用户带来便捷服务的同时也带来不少安全隐患。档案管理工作的数字化在实际应用中存在着一定的薄弱环节，电子政务档案在经由互联网大量的传递、发布、浏览过程中，会被很多人看到和掌握，这样难免就会出现人为破坏、修改、删除等问题，如果处理不当，将会给事业单位数字档案管理工作带来麻烦。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
三、事业单位档案数字化建设路径分析
（一）事业单位档案管理要明确目标和方向
随着社会的发展和形势的需要，事业机构档案管理工作，需要做到规范化与现代化，要跟上互联网发展的步伐。这就需要把数字化作为发展出路。随着高新科技，网络技术的快速发展，把数字化管理技术应用到当前档案管理工作中，已经成为当前事业机构档案工作的目标与任务。采用数字化管理后，事业单位档案管理工作便会变得更加准确、便捷，才能实现快速为事业机构、群众及社会多角度服务的需要。
（二）实现档案信息的共享
事业单位档案数字化建设由很多部分组成。它是一个大工程，不是一朝一夕就可以建成的。从总体设计到安全措施等工作都需要谨慎对待。同时事业单位的日常工作就要面对很多的文件，档案信息共享是必须的。这要求我们在系统的创建之初，就要有方法可以达成这个目标。通过网络建立多个服务器，用电脑进行文档的传输等以达成档案信息共享的目的，当然要做好保密工作，对查询进行权限的限制，设置档案密级管理，对档案的查询等级进行限制。
（三）进一步完善事业机构数字管理机制体系
数字档案在高速发展的同时，为使用单位提供了便捷的服务。满足了事业机构相关单位在日常工作中的需要。但另一方面也同时发现了一些问题。比如，由于具体操作失误、泄密等原因，就会发生单位数字档案会被别人随意访问、破坏也有可能发生病毒感染或者资料丢失等意外情况，使电子档案的科学化、规范化管理收到了严重制约。如何做好以上问题的防范与解决需要做好以下几个方面。①做好数字档案管理体系标准化建设。随着电子档案使用的逐渐增多，档案管理部门在电子档案开发使用过程中要充分考虑到电子档案可能会出现的以上问题。要制定电子档案管理体系、管理流程，并建立、健全、统一、规范的数字档案管理标准，要做到电子档案管理流程细化，严格要求工作人员遵守工作职责，严格执行操作方法，严明工作纪律，要充分明确并掌握数字档案管理中的技术难点，保证事业机构电子档案的规范化、标准化与科学化建设落到实处。②加强数字档案技术管理手段。提前做好数字档案的接收、存储、鉴定、应用等环节的防范工作。有效避免人为破坏、病毒攻击、意外丢失等意外发生。为了在意外发生时有补救办法，要提前做好数字档案备份工作。可以做到”两条线”并存，即纸质档案与电子档案可以同时做好储存，来降低档案存储的风险。
（四）提高档案管理人员的职业素养
为了使档案管理更加完善和规范，事业单位必须加强和提升档案管理人员的文化素质、思想素质和业务素质。如今信息技术、网络技术等高科技手段正广泛应用于档案管理工作中，无疑对档案业务的管理、服务等各项工作都有了更新的、具体的要求。档案管理人员不能停留在仅能处理—般业务的水平，而是要随形势的发展需要不断拓展自己的业务领域，练就技能水平，加强专业素养，吸纳新知识，调整知识结构，及时了解档案管理工作领域的现状及发展动态，并积极参与档案学术研究，提高理论水平和管理水平，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
总之，数字档案管理水平对于如实反映社会信息、铭刻历史发展具有十分重要的意义。尤其是在当前“大众创业、万众创新”，社会日新月异，快速发展的社会，事业单位档案管理数字化建设必将为促进人类社会的和谐发展发挥越来越大的作用。
参考文献：
[1]蔡静敏.基于数字化的事业单位档案管理探讨[J].办公室业务，2018（11）
[2]陈丽.事业单位档案信息安全管理研究[D].青岛大学，2018
[3]崔强.事业单位档案数字化现状及路径研究[J].兰台内外，2018（02）
论文作者:刘敏敏
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/1/25
标签：档案论文; 事业单位论文; 档案管理论文; 纸质论文; 工作论文; 数字论文; 管理人员论文; 《基层建设》2018年第36期论文;