数字时代人事档案管理的发展趋势和策略
文/中共湘潭市委党校 刘娟
【摘要】 人事档案是国家档案资源的重要组成部分，是人事管理和干部职工工作生活的真实记录，在数字时代，人事档案工作面临着诸多问题和挑战。本文着重分析人事档案管理的发展趋势，并阐述与之适应的相关策略
【关键词】 人事档案管理；发展趋势；策略
人事档案是每个干部职工的人生经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等方面的真实记载和反映，也是单位和上级组织全面历史地了解、考察和选拔任用干部的重要依据。因此，人事档案工作也是人事管理的重要组成部分。加强人事档案管理发展趋势的研究，充分挖掘人事档案资源，更好地为选拔和使用人才提供真实可靠的材料，对做好单位的人事工作有着重要的意义。
一、数字时代人事档案管理的发展趋势
（一）人事档案载体向数字化发展。数字时代，人事档案载体由传统的纸介质为主发展到声、光、电、磁等多种形式，人们在读书、工作、年度考核、写作、职称申报、婚姻登记、生育审批、医保社保申请、户籍申报、健康检查时，都在不断产生电子记录，形成大量数据，这些数据客观地记录了干部职工工作和生活的点点滴滴，数字技术把人事档案信息存贮密度提升到一个前所未有的程度。在数字时代，人事档案的载体虽然是纸质和数据共同存在，但信息管理、传递、利用将逐步过渡到以数据为主，纸质文件材料将逐渐退出利用平台。我们必须把握好人事档案工作的这一发展趋势，注意把人事档案数据作为管理的重点。
刘海16岁时到扬州学习玉石雕刻，拜扬寿宝和戴微微两位颇有名气的宝石雕刻大师学习技艺，最初从雕刻中国元素龙开始，再到后来学习雕刻人物，刘海通过刻苦钻研，形成自己的风格。但玉石和蓝宝石的硬度存在巨大差异，这对刘海的雕刻技艺是一个挑战。经过多次琢磨和反复研究，刘海完全掌握了蓝宝石雕刻要领，并在近几年的宝石博览会和国内一些大赛中多次获奖。刘海直言，开放、创新的发展环境使得他有了更加细致的雕刻技术，更有了继续从事蓝宝石雕刻的底气。
（二）人事档案传递向网络化发展。人类信息传输方式经历了驿差传送—邮政—电报、电话—计算机网络几个阶段，计算机和网络使信息传递的速度、广度、深度达到了前所未有的水平，大家连结起来，“天涯若比邻”。通过计算机网络，人们自由地利用信息，就像利用电和水一样，这是以往时代无法达到的境界。人事档案信息传递也和其他信息传递一样，现在，单位和个人通过计算机网络，在权限范围内能方便快捷地查阅干部履历表、年度考核表、学历、职称、工资、奖惩等信息。网络化传递，既给人事档案管理带来了新的挑战，也为它的发展创造了机遇。
（三）人事档案积累与利用向大众化发展。档案本质上是信息，在数字时代，人们越来越重视信息的获取和利用，国家保障公民、法人和其他社会组织依法利用档案的权利，人事档案利用不再是少数人和组织的特权，人事档案也不再是“奢侈品”。由于人事档案与干部职工的工作生活紧密相联，人们利用档案的愿望不断增强，查阅范围不断扩大，从而使人事档案工作领域不断拓展。因此，不仅单位和组织重视人事档案材料收集，干部职工也注意平时工作生活中产生的照片、成果、证件、履历、医疗等资料的积累，人事档案资源建设不仅是单位和组织行为，也成为了社会成员的共同责任。
加州风格的构图相对谢里丹风格较为自由，刀线或图案时有溢出边界的情况。另一个比较明显的特点是花朵和叶片上的印花工具使用了大量的极为夸张细长的拇指纹，植物纹样的选材较为单一。
综上所述，汽车检测与维修技能竞赛对汽车运用与维修技术专业汽车发动机电控系统维修、汽车自动变速器维修、汽车电气系统维修等课程改革有促进作用，能够加强学生专业技能训练、推动教师教育教学研究。因而在进行课程建设时应依照汽车检测与维修技术竞赛的标准和要求，加强实践教学，构建一个“以职业技能为核心的教学模式”，实现与企业岗位的接轨。
二、数字时代人事档案管理策略
（一）强化集中管理。档案的集中统一管理，是我国多年来实行的档案管理模式和制度，它的基本要求是：各单位产生的档案先集中到机关档案室保存，10年之后，各机关档案室将长久保存的档案再移交国家综合档案馆保管。怎样实现机关人事档案的集中统一管理呢？主要措施是强化收集归档。要按照中组部关于干部人事档案收集归档范围的规定，将文字、图形、音像、电子等各类文件材料集中到机关档案室统一管理，不能交一部分，自己留一部分。集中管理是做好人事档案工作的基础和前提，它有利于统一质量标准、统一操作系统、统一开发利用，实现专业化管理与服务。人事档案管理的基础工作是材料的不断收集、整理和补充。人事档案内容繁多，涉及面广，需归档的材料一部分由个人提供，大部分由人事部门提供，人事档案管理人员应主动与各部门联系，做好经常性的收集归档工作，做到应归尽归，确保每个干部职工的档案完整齐全。收集到的人事档案材料要及时装订成卷，做到不散失、不积压，装订程序要按人事档案管理要求进行。
（二）强化规范化管理。一是要严格执行有关法律法规。由于人事档案本身不直接产生经济效益，所以，很多单位对人事档案工作不够重视，有的人还存在一些认识误区，认为人事档案工作就是保管文件资料，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了；还有一些干部职工对人事档案的形成、保管随意，如填写履历表、年度考核表等表格时，能省则省，甚至不填写，填写的内容和项目不完整，敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等资料，认为是自己的东西应该由自己保管，不愿交给档案管理部门，造成个人档案资料短缺，如履历表、年度考核表、职称材料、工资、表彰、处分等材料不全。应按照国家有关人事档案管理的法律法规，对过去归档不齐、整理不规范的档案，进行全面、细致的清理核查，逐一核实、完善个人信息。发现与实际不符的，及时和本人核实、修正，确保不差项、不错类，重点对干部的“三龄两历一身份”进行逐卷逐项审核，认真细致地鉴别材料表述是否准确，内容是否完整，对不符合要求的材料退回，限期纠正再归档；不属于归档范围的材料要退回给有关部门，缺少的材料要逐一登记、查漏补缺，确保档案材料的完整性。二是要做好数据库的日常维护，遵循以用促建、建用并重的原则，根据干部的调转、任免、考核等情况，随时更新干部的职务、学历、薪酬、培训、奖惩等信息，使干部信息更加及时、准确、全面。三是要加强制度和技术规范建设。要制定《人事档案管理办法》，明确单位和个人收集、管理、移交和利用工作中的关系与职责；制定《网络管理办法》，确定数据移交、归档等工作流程和技术规范。建立健全《安全保密制度》。人事档案的主体是个人，记载了每个人的自然情况(姓名、性别、出生地、出生年月、家庭成员)、个人健康、婚姻状况、财产收入、职业经历、任职奖励、专业特长等方面的信息，其中有很多涉及个人隐私的内容。在采集人事档案信息、利用人事档案时必须以尊重档案主体的隐私为前提，不得随意公开与扩散档案主体的隐私信息。保证利用者遵守保密规定，在权限规定范围内安全合法使用人事档案信息。要对人事档案信息的网络开发与传播，设定严格规范的审核流程与监督机制。数据的存储、保管与利用、信息的网络应用物理隔绝，由专人负责，涉密文件目录和原文数据，一律不得上网，严防信息外泄。通过落实这些制度，确保各类数据及时、齐全、完整收集、顺利移交和安全使用，使人事档案管理制度化、规范化。
（三）强化现代化管理。在传统的档案管理体制下，人事档案基础工作非常薄弱，档案材料的收集、整理、分类、鉴定及编研等不规范；人事档案管理设施配套滞后，信息化建设不到位，文件查阅手工检索，一卷一卷找，一页一页翻，工作效率低。一些开展了信息化建设的单位，也仅是单机录入档案目录和一些没有核实的基本数据，没有建立符合信息化要求的标准数据库，更没有网络利用平台。只有加快推进人事档案管理现代化，这些问题才能解决。
三、结语
人事档案管理现代化建设的重点是推进档案内容数字化、信息传递网络化、查阅检索平台化。实现这一目标，一是要建设好通用数据库，包括目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。数据库建设的实质是数据的整合，它通过全文数字化、电子文件在线接收、目录移交等方式，整合单位内部各类人事档案信息，形成大数据与海量信息，为人事档案管理打下基础，为人事档案利用创造条件。二是配置相应的设施设备。主要是档案数字化设备和人事档案信息管理系统，包括系统硬件、基础软件、网络设施、安全保障系统、终端及辅助设备。可以依托机关信息化建设，配置相对独立、稳定、兼容、能够满足人事档案数字资源管理和共享利用需求的设施设备，这是人事档案信息传输、交换和资源共享的基本条件。如果将数据库比作水库，那么网络就如同一条条渠道，将水库里的水源源不断地提供给需要的地方。因此，只有建设好安全、互联互通的网络，人事档案才能实现异地和远程利用。三是要建立人事档案查阅平台。管理是手段，服务是目的。要建设好室内查阅中心和网络查阅平台，为利用者提供方便高效的信息服务。要坚持“以人为本、立档为民”理念，坚持“积极利用”与“审慎开放”有机结合，把人事档案作为人才资源优化配置的有力工具，作为维护社会秩序的有力工具，这样既提升了人事档案的价值，也增强了人事档案工作的意义。
【参考文献】
[1]王徐球.城市区档案资源整合与共享[J].档案时空,2012(5):38-39.
[2]杨梅湘,王徐球.民生档案工作信息化建设及其影响[J].档案时空,2017(12):123-124.
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