中外合资企业档案管理研究评述，本文主要内容关键词为：档案管理论文,中外合资企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着改革开放的深化，中外合资企业迄今已发展到2万多家，预计到本世纪末，将达10万户，但对其档案管理的研究，起步较晚，发展也较缓慢，据有关资料统计，对中外合资企业档案管理较为系统的研究，是从1987年开始的，到现在有关论文100多篇（见表）。我们想就此问题的研究作一简要评述。
一、关于中外合资企业档案管理形式
大部分论者认为，集中统一管理档案，是我国档案工作的基本原则，合资企业虽然是一种国际合作的经济形式，但在我国境内同样受我国法律的约束，《中外合资经营企业法实施条例》对此也有明确的规定，因而合资企业也应实施档案的集中统一管理。如保宁市档案局根据《国营企业档案管理暂行规定》，要求国营企业形成的全部档案材料要实行集中统一管理。合资企业形成的档案材料，是维护中外双方合法权益的重要依据，亦是我国国家全部档案的组成部分。因此，对合资企业的档案应当实行集中统一管理[①]。唐剑霖也作如是观[②]。
同时，一部分论者也认为，与国营企业相比由于中外合资企业有着许多不尽相同的地方，因而合资企业档案集中统一管理形式可以灵活多样。如金桦认为，由于中外合资企业文件材料的形成以及经营管理的特殊性，从有利于引进先进技术，有利于吸取先进的管理经验出发，“集中统一管理档案”的原则应作某些调整。档案是否集中保管，以及对机构人员的要求，不宜强求一律[③]。张宝兴、郑逢舜也作如是观[④]。
具体说来，唐剑霖将目前中外合资企业采取的档案管理方式概括为三种：（一）大集中管理，即建立综合档案室或实行档案、图书、情报一体化集中统一管理；（二）小集中管理，即文书档案、科技档案分别集中管理；（三）分层次管理，即文书档案集中管理，科技档案又由公司到车间分层管理[⑤]。
我们认为，在执行集中统一管理原则时应考虑其灵活性，可以贯彻“以中方为主，中外有别”的原则，在不改变中方档案管理体制的前提下，做好合资企业的档案工作。所谓“中外有别”的原则，就是坚持党政文件有别，保密与一般文件有别，合同签署前后文件有别。合同签署前后文件有别，就是合资企业合同签定前的文件资料由上级机关负责立卷归档，合同生效后的文件资料由合资企业自行立卷保管。此外，要进一步完善保密制度，确保国家机密。在便于工作，又不泄密的前提下，有领导、有控制地放宽对机密的限制，以便更好地为“四化”建设服务，为发展合资企业服务。
二、关于中外合资企业档案的归属
由于“中外合资合作企业是外国公司、企业或其他经济组织，在我国境内与我国合营者联合投资，共同管理的一种生产组织形式”，[⑥]因而，档案的归属问题是合资企业档案管理研究必须阐明的问题。对此，绝大多数论者认为，中外合资企业档案的归属是明确的，它理所当然是我国国家全部档案的组成部分。但对具体某类档案，如科技档案的归属问题，有两种观点，略有差别：
1.多数论者认为，中外合资企业所形成的全部档案都归我国所有，其依据是《中外合资经营企业法定条例》第108条规定：“合资企业解散后，全部帐册及文件由原中方保存。”如杜少彬认为，按照国际惯例，这类企业所形成的全部档案，不论它们的来源、形式、内容如何，原则上都属于我国国家全部档案的组成部分[⑦]。
2.有些论者认为，合资企业档案的归属是个复杂的问题，这种复杂性源于合资企业的特殊性。因而对其所形成的档案不可一概而论，应具体分析。如王海丽认为，中外合资企业档案所有权是一个复杂的问题，如科技档案所有权就涉及到科技专利问题，应该遵从联合国《国际科技转让行动守则》，及专利法的有关条例和外方所签的具体合同来解决档案的归属[⑧]。
我们赞成合资企业档案所有权理所当然归中方所有，但在合作期间，外方作为法人代表之一，他们对有关经济效益方面的文件，也同样需要保管一套，因而合资企业在不失泄密的前提下，可以采取“两套制”，一套由中方保存，另一套由外方带回[⑨]。
三、中外合资企业档案材料的特殊性
中外合资企业档案材料与一般企业相比，其来源、内容、形式、载体等都有其特殊性。这方面金桦的归纳很有代表性[⑩]，主要表现在：
1.档案材料来自两个渠道。
中外合资企业的党组织，虽然从1980年7月1日开始建立，但是管理人员仍分成两部分，行政业务人员采取大办公室集中办公，工会（党团组织）人员在另一处办公室办公。文件材料的收发分开，两条渠道运行。有关方针、政策和政治性的文件材料由工会办理，外商一般不过问，有关生产经营的业务材料，由行政业务部门办理。
2.我国企业生产经营方针、政策性材料，往往以我国“红头文件”作为依据。因此，在合资企业中，具有两种依据性资料：一种是反映我国行文特点的“红头文件”；一种是反映中外合资企业董事会行文规则的经中外双方共同签字的文件材料，如董事会纪要、合同、协议、章程等。
3.文件内容表述采用两种（或两种以上）文字。
中外合资企业的生产是跨越国界的经济现象形成的反映其生产经营活动记录的文件材料，除了中文外，还有大量的外文材料。
4.有的材料设立了“两本帐”。
中外合资企业具有国家资本主义的性质，中外合资企业的生产经营主要由我国的国情决定。因此，有些材料需要设立“两本帐”，即公开一本帐，合资的双方各自一本帐。
5.档案载体多样。
中外合资企业的办公室管理现代化程度较高，一般都具有静电复印、电传、微机、音像设备等，因此档案载体的种类较内地企业多，如照片、录音、录像带、磁盘等较为普遍。
6.档案材料内容具有复杂性。
这主要表面在三个方面：一是记载反映先进技术的档案材料和涉外的材料较多；二是一个事项的材料涉及多个管理部门，如外事、外经、外贸、安全、工商、商检、海关等部门；三是文件材料往往是“一文多事”，而不是“一文一事”。
四、中外合资企业档案管理存在的问题及解决的办法
由于论者立论所站角度不同，因而对目前中外合资企业档案管理存在问题的看法也不尽相同，但略加分类，主要有：
（一）档案法规体系不完善，难以依法治档。目前颁布的《档案法》、《档案法实施办法》，对合资企业档案管理都未作明确的规定，这给合资企业档案的管理带来了很大的困难。如杜少彬认为，我国“对合营管理过程中，档案的管理权未作出具体的、清楚的规定，这使合营企业的档案工作缺少法律依据。无疑档案管理问题不仅影响到档案的管理形式，以及一系列档案工作环节的发展……”（11）。
（二）建档工作没有与企业的建立和发展同步进行。如徐丽萍、隋秀琴认为，三资企业建设速度快，且外方投资者的目的在于尽快取得效益，根本顾及不到企业的档案工作（12）。谢爱娇也认为，合资企业档案意识普遍薄弱，不重视档案工作，致使企业建档滞后于企业的建立和发展（13）。
（三）档案人员业务素质不适应档案工作的需要。合资企业在招聘和配备管理人员时，主要考虑企业生产经营的需要，虽然有人兼管档案工作，但不具备档案专业知识。由于档案人员身兼数职，每天满负荷的工作量，根本抽不出时间参加档案业务培训，企业经营者也不愿拿出一定的时间，让档案人员参加岗位业务培训。因此，档案人员业务素质不高，不适应合资企业档案工作发展的需要。
（四）档案材料来源的多渠道，内容文字、载体的多样性，给档案的收集、整理、保管、利用带来了较大的困难。
针对以上问题，提出的解决办法主要有：1.依法加强合资企业的档案管理。合资企业作为中国的企业法人，国家法律对其有管辖效力，档案管理部门应该学法，懂法，执法，理直气壮地加强对合资经营企业档案工作的监督与指导。如王海丽提出，应通过认真调查研究，制定出切实可行的《中外合资企业档案管理细则》，使其沿着法制轨道发展。
2.建档工作必须与企业发展同步进行。如罗力认为，合资企业在筹建过程中，合资双方在签订协议、合同和制定企业章程时，应把企业档案工作的有关内容列入有关条款。企业投产后，把企业档案工作纳入企业管理范畴（14）。
3.加强合资企业档案管理队伍的建设。一是加强对合资企业档案管理的理论研究，应将研究者组织起来，共同攻关，通过研讨会、协作会，互相交流合资企业档案管理研究的经验。二是通过举办培训班、讲座等形式，提高合资企业档案管理人员的工作能力。
总之，中外合资企业的发展是大势所趋，加强合资企业的档案管理也势在必行。我们相信，随着合资企业档案管理工作实践的发展和研究的深入，将会总结出一套更为科学的管理办法，使合资企业的档案管理与合资企业的发展同步前进。
注释：
①《中外合资企业档案管理的现状，问题及改进意见》，《河北档案》1992年第五期。
② ⑤唐剑霖《中外合资企业是否也要坚持集中统一管理档案的原则》，《福建档案》1988年第二期。
③ ⑩金桦《试谈中外合资企业档案管理》，《档案学通讯》1987年第二期。
④张宝兴、郑逢舜《《谈谈中外合资合作企业的档案工作》，《浙江档案》1988年第六期。
⑥ ⑦ （11）杜少彬《关于合资合作企业档案管理中几个问题的探讨》，《广东档案》1988年第六期。
⑧王海丽《中外合资企业档案管理工作之我见》，《天津档案》1988年第六期。
⑨ （14）罗力《中外合资企业档案管理研究概述》，《江西档案》1993年第二期。
（12）徐丽萍、隋秀琴《析“三资”企业档案管理》，《中国档案》1994年第三期。
（13）谢爱娇《中外合资企业档案管理的特点、难点和我们的对策》，《福建档案》1989年第一期。