摘要：在建筑工程建设项目中，工程档案是其组成部门之一，真实的记录了完整的工程建设过程，包括：工程立项、项目审批、设计施工甚至每一个施工细节。因此，做好建筑工程档案验收管理工作是获得准确、完整的工程档案的必要条件，档案馆的工作人员必须及时发现并处理建设工程档案验收过程中出现的问题，认识到档案验收的重要性、
关键词：建筑工程；档案验收；问题分析；对策研究
1.建筑工程档案验收工作中存在的问题
1.1建筑工程档案验收的管理工作不完善
一般来说，如果某一工程被纳入所属地区城建档案馆的接收范围，则在工程竣工验收时必须具有《竣工技术档案初验合格证》，然而现实中很少有附和着以规范要求的。在建筑档案验收工作中，一方面，城建档案管理部门没有及时参与并监督建筑单位在工程项目的立项、审批、设计及验收过程中的档案收集管理工作，因此建筑档案的质量参差不齐。另一方面，建筑工程档案的形成者，即工程项目承建单位、施工单位、监理单位各自为政，在档案管理方面缺乏相互沟通和配合，导致城建档案馆在进行档案验收的时候面临很多难题。例如，同一项目的三方单位向档案馆递交时间不一致，则档案馆就很难对档案进行系统化管理；如果某一份文件丢失，三方单位之间会相互推卸责任，为档案的最终入库带来麻烦等。
1.2建筑工程档案缺乏完整性、规范性
工程项目建设中缺乏相应档案管理制度，负责档案工作的人员缺乏必需的专业素养和工作水平以及在建设中不重视建筑工程档案的收集整理工作都是导致档案不完整、不规范的主要原因。1、重要文件的丢失，缺乏相关施工记录、竣工图用施工图代替以及其他签证文件的不齐全，使建筑工程项目在管理中极为麻烦；2、技术人员经常缺席对隐蔽工程的资料记录，甚至使用设计或施工图纸胡乱编造，使文件严重缺乏真实性，另外，竣工图中时常有代签现象，一旦出现纠纷，代签的竣工图完全没有法律效力。 3建筑工程档案的一个重要的组成部门就是竣工图，工程的管理与维护都需要以此为依托，但是有时就会出现张冠李戴的现象，竣工图被施工图所替代，给建筑工程项目管理带来极大的麻烦，也不利于工程的项目维修。此外，在竣工图中经常出现代签现象，已失去法律效益。4在需对隐蔽工程进行资料记录的时候，相关技术人员经常性缺席，最后利用设计及施工图纸编造记录，蒙混过关。这种离开现场而进行的资料记录也已经缺乏了真实性。
1.3建筑工程档案的案卷整理不符合要求
在验收过程中，虽然有些档案收集齐全了但是其在整理过程中时常达不到案卷质量要求。1、案卷的装订不合规格，如建筑文件装订不牢固，容易导致文件丢失；某些文件装订位置不对或者案卷过厚，导致保存困难、利用不方便。2、封面填写、页码编制不规范，案卷填写中没有完整的题名、案卷编制单位没有具体的地址，这就为其他档案利用这带来不便；很多建筑工程档案为图方便快捷以大流水号对文件进行编页，而不是以件为单位独立编写页码，这样做容易忽视单份文件的完整性，导致重要文件丢失。3、竣工图的管理，竣工图是建筑工程项目中的重要文件资料，按城建档案馆规定竣工图在编制时必须要使用新图纸，然而有单位经常使用旧图纸，甚至是受到污损或残破不全的图纸，严重影响竣工图的长期保管。
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2.建筑工程档案验收工作的改进措施
2.1建立健全工程项目三方单位档案负责人员的培训机制
对档案管理人员的培训要由城建档案馆和相关单位共同完成，一方面，城建档案馆可以定期举办培训班，针对有关建筑施工档案的法律法规、业务知识、工作规范等内容进行培训，要求建筑档案管理人员通过学习取得相应资格证书，持证上岗。同时在建筑项目确定之后，城建档案馆应组织业务人员对三方单位的内部技术人员及档案负责人进行指导，明确相关收集、整理、验收以及移交制度。另一方面，承建单位、施工单位、监理单位内部也要定期对职工进行档案管理知识普及，特别是相关技术人员和档案负责人，重视建筑档案的管理工作，三方相互间共同配合，保证建筑工程档案的完整性和真实性。
2.2加强对建筑工程档案验收合格的监察力度
建筑工程项目在竣工完成时将工程档案验收作为一项重要指标，城建档案馆应该积极配合质量监督部门等相关部门做好档案的验收、审查工作。在竣工验收时如果该项目没有取得《建筑工程档案初验合格证》则不予验收，根据国家有关规定将建筑工程档案验收管理纳入竣工项目工程管理体系中，从制度层面加强对建筑工程档案的监督和检查。
2.3建设高素质的建筑工程档案验收人员队伍
档案验收人员的专业化水平直接影响到建筑工程档案的质量，因此，城建档案馆要建立一支素质高、能力强的专业化队伍。验收人员应当掌握相关的档案管理知识和工程建筑知识，还要熟悉国家的政策法规，了解城市建设规划，理论与实践相结合，在建筑档案工程档案验收工作中把好质量严关。
2.4进一步强化中小城市城建档案工作者的参与意识,解放思想、正视现实。当前,最重要的是要使人们的思想从僵化或半僵化的状态中挣脱出来,丢掉幻想,开动机器,用自己的实际行动来证明自己的存在价值。这里所说的正视现实,就是要求人们不等不靠,不互相埋怨,不互相推诿。坚持在干中学、在学中干。只要我们认真地去学、去用,并不断地去研究和总结经验,就没有过不去的“火焰山”。同时,笔者也十分赞成这样一种观点,那就是我们的城建档案馆(室)本身也是一座“大学校”,这里有图纸、资料,有报纸、刊物,如果大家愿意学习,勤于思考,还是可以由外行变为内行的。
2.5要加大城建档案法规的宣传力度,进一步搞好依法治档。要想尽快克服建设、施工单位“不让验”的困难,除了下大气力连续搞它几个“宣传月”活动外,还要积极争取市政府的建设、档案、法制部门的理解和支持,一年搞一次联合执法大检查,迫使有关单位依法服从档案管理,接受档案监督。同时,建议有关城市继续用足用好竣工档案保证金的征管政策。对于那些不打招呼,自行验收或虽经城建档案部门验收,但未能达到验收标准的工程,坚决不予退还竣工档案保证金。让竣工档案保证金真正起到保证作用。
2.6要大声呼吁有关部门继续重视和支持中小城市的城建档案工作,并在人员编制、干部调动和技术培训方面给予适当倾斜。事实证明,解决中小城市城建档案现场验收中的“三不行”,仅仅依靠城建档案馆(室)自身的努力是远远不够的,其代价也是昂贵的。所以,要想从根本上扭转这种被动局面,必须从上至下团结一致,齐抓共管。城建馆(室)主管机关应适当给予政策倾斜,该进的进、该出的出、把死水盘活。在技术培训方面,省里也好、部里也好,应尽量多考虑一下中小城市的实际需求和工作难度。在积极扶植和支持大中型城市开拓前进的同时,也要适当地照顾照顾那些步履维艰的“小兄弟”,以促使我国整个城建档案事业的共同进步。
针对建筑工程档案验收工作中出现的问题我们还需要制定科学合理的验收程序和方法，细化验收内容，不断提高建筑工程档案的验收质量。
参考文献：
[1]梁浩. 谈工程档案归档验收工作的几点建议[J].山西档案，2009（S1）
[2]刘海波.重大建设项目档案验收准备工作[J].河南科技，2010（14）
[3]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案，2011（09）
论文作者:牛雅芳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/8/2
标签：档案论文; 城建论文; 建筑工程论文; 档案馆论文; 建筑论文; 工作论文; 工程论文; 《基层建设》2019年第9期论文;