摘要：随着信息技术的发展，档案管理工作已经从纸质管理逐步转变成为电子管理的形式，可以在很大程度上提高档案管理工作的效率。信息化的不断发展，电子档案管理的信息安全问题需要被重视，本文主要分析了电子档案的特点，指出了当前电子档案管理工作中的常见问题并提出探讨对策供参考。
关键词：电子档案，特点，对策
信息化时代，在创造价值以及利益的同时也需要传统档案管理工作推陈出新以适应当前时代发展需要，那么新形势下怎样做好电子档案管理工作是需要有关人员给予重视的。
1 电子档案特点
1.1信息化档案管理模式
电子档案基于计算机载体，电子文件将脱离纸质文件的形式，要通过现代技术设备才能够呈现利用。电子文件可通过现代设备信息技术快速地处理以及传播，其具有共享性，不在局限于时间和距离的制约。其保存环境及条件区别于纸质档案，它不对保存场所的面积有高要求，但是对环境防磁性以及温湿度有较高的要求，科技的快速发展，档案管理工作从纸质管理逐步发展成为信息化管理模式，区别于纸质档案的管理模式，电子档案的设备更加先进，不少单位成立了档案数字化的管理系统，且朝着信息化的方向发生转变。
1.2更加丰富以及多样化的内容
随着电子档案朝着多元化发展，其管理的范围也越来越大，管理形式逐步趋向于多样化发展，对比过去的纸质档案管理工作来说，电子档案的模式以及内容更充分，能够提供更多的便捷于档案管理工作，同时还能够使工作效率提升。
1.3信息储存更具安全准确性
以往档案管理是通过纸质的形式呈现以及记录信息，那么管理起来相对复杂，随之对比纸质档案，归档方面更具复杂性，要通过较为繁琐的操作程序完成，但是却增加了电子文件安全性，很好的避免了信息泄露问题。
2 电子档案管理不足之处
2.1不完善的档案管理体系
根据相关调查显示，不少企事业档案管理体系有着一系列漏洞，主要是因为在档案管理组织以及体系方面的缺陷，未按照自身单位发展的特点及优势设置档案管理体系，创新思维不足，那么要展开符合自身单位特点的档案管理工作具有相当大的难度，不少单位设置了档案管理系统，但这部分单位的档案管理往往流于表面，很难深入切实管理，使得档案管理工作时常出现问题，一般表现在电子档案保存缺陷以及保密工作存在漏洞等方面，档案利用效率不高，给档案管理人员工作造成阻碍。
2.2管理人员缺乏工作认知度
由于档案管理人员的受教育程度，年龄以及知识技能方面不一样，那么就很难结合企业具体发展状态和时代发展需要调整管理理念，无法快速地应用新的管理技术手段操作，另外因管理人员的档案知识不健全且不系统，那么有效性不足，在收集，整理，分类以及储存档案的过程当中各种问题就会凸显出来。
2.3安全意识不足
科学技术的快速发展，档案管理工作的模式也发展了非常大的变化，工作环境区域透明化且工作化，管理理念发生了较大的突破，但是在所难免会出现一些不良因素，比如病毒以及黑客的入侵，不利于档案管理工作良好开展进而威胁到档案管理工作的健康发展，部分档案管理人员未意识到档案信息泄露的严重程度，且安全意识以及专业知识不足，很难做好档案信息的安全防护措施。
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3 电子档案管理工作对策
3.1建立健全电子档案管理体系
建立健全电子档案管理体系，能够使管理工作更加标准化以及制度化发展，进而使管理质量以及管理效率得以提升，健全电子档案管理体系，应从下面几点做起：将规划档案工作统一，清晰划分职责，档案管理部门要进行前期控制和指导工作，统一且严格地执行档案管理工作，再进行归档，合理且科学地设置档案管理标准，电子档案接收时，管理部门要对电子档案真实性，原始性以及完整性进行鉴定及检验。
3.2做好人员管理提升档案保护意识
电子档案工作具有一定的复杂性，所以就需要强化对档案管理人员对管理工作，使他们能够从根本上了解档案管理工作对重要性，并将专业结构优化，多途径地引入管理人员以及专业技术人员，加强培训档案管理人员，尤其使电子技术以及现代化科技知识对培训工作。另外还要从技术方面保障档案管理工作对安全性，不但能够最大化地利用电子档案信息，同时还可以更加安全，可靠且有效地保护这部分资源，电子档案管理工作需要管理者具有高度责任心以及职业道德和积极的工作态度。
3.3强化档案储存设备和网络安全性
要确保档案储存设备的安全性，同时还需要按时升级更新软件，且做好管理维护设备的工作，使储存设备保持健康的运行状态，按时备份更新存档的文件，避免文件意外丢失，同时还要采取多种严格的手段储存档案，如身份验证，网络防火墙以及档案备份等，避免电子文件被非法入侵以及肆意改动。
3.4设置“双套”模式保证信息的完整性
“双套”是指纸质档案于电子档案一同进行归档，新时期背景下，需要档案管理人员能够跟上时代发展，应用现代化的信息技术，将通信技术与电脑共同结合应用，按照档案内容特点应用合适的管理手段，采取“双套制”的管理模式，能够很好地防止资源浪费，且能够完整地保存重要信息。
4 促进档案管理工作发展要素
加强电子档案管理能力能够在很大程度上促进档案事业的开展，科技的快速发展，电子档案已经逐步替代了纸质档案，那么档案管理的重要手段是电子档案，这就需要有关档案管理工作人员强化电子档案的监管，确保其具有真实性以及安全性，要更好地处理这方面问题就需要从多个方面共同联系结合，做好下面几点工作。
4.1做好档案收集
电子档案是现代化档案管理工作的重点，那么就更需要收集好电子档案，做好电子档案的传输以及归档方面的工作，是当前管理人员需要重视的，越是安全且稳定的管理越能有效推动档案的有效利用，防止在今后档案查找工作中增加工作量，自动化网络办公系统意味着会有非常多电子文件产出，那么就需要对具有价值对电子文件进行保存是当前归档收集工作的关键点。
4.2建立数据库
当前信息化档案的建设关键在于建设数据库，同时也是网络信息资源的关键构成部分，要推动现代化档案更加信息化的发展，就需要加强和更新档案管理的数据库，进而使传统档案能够更加效率地朝着数字化发展，按照当前条件来说，要做好这方面的要求就需要做好下面几个方面，其一，加强目录数据库文件建立，其二提供良好的条件，设置具有更高水平以及质量的信息数据库，使其可以根据计划展开归档操作，其三，藏馆档案数字化，信息化有效工作。
4.3做好相关维护
要使档案更好地信息化发展就要求有关人员在信息安全问题上展开保密方面工作的探讨，其中包含有网络上公布的信息加强审查，对有关保密信息对人员资料不能随便公之于众，使网上内容得到良好对保护，保护信息安全，利用多途径展开保密手段，以及通过多种端口确保信息安全。
5 结语
随着时代发展，对档案管理工作也提出来更高对要求，那么在新形势当中，要适应时代发展对要求，结合档案管理工作当中一系列常见对问题通过科学有效对管理手段进行处理，从而使档案管理工作能够适应时代发展的要求，学习更加先进的知识技术，推动档案事业更好地持续发展进一步提升档案管理工作的效率以及质量，并给人们提供更好的档案服务。
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论文作者:蒋金花
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第8期
论文发表时间:2019/10/18
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