我国档案信息资源开发利用的可行性分析，本文主要内容关键词为：信息资源论文,开发利用论文,可行性分析论文,我国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着我国档案工作改革的不断深化，档案利用工作由“充分利用档案”、“开放历史档案”的时期进入了“开发利用档案信息资源”的新阶段。近几年来，档案信息资源的开发利用工作，已成为档案界十分关注的研究课题，同时也引起了社会各界越来越广泛的重视。但是，档案信息资源开发利用在我国是否具备条件，有无必要，这一问题无论在思想上还是理论上都缺乏系统认识，因此，加强这一问题的理论研究十分必要。
一 开发利用的现实可能性
我国档案事业的发展源远流长，特别是经过新中国建国后几十年的不断发展，档案事业的建设有了相当的基础。在即将进入21世纪的今天，大力开发档案信息资源，做好档案信息资源的开发利用工作，在我国已经具备了一定的条件，具体表现为以下几方面。
（一）贮量大是开发的物质基础。
我国历史悠久，上下几千年，形成并保存了非常丰富的档案信息材料。自古至今，甲骨金石、竹简木牍、缣帛卷帙、金册铁券，都是举世少有的。同时，由于时代的发展，档案载体形式日益多样化，导致了档案种类的不断增加，在当今的社会里，除传统的以纸张为主的书面文电等传统形式的档案外，还出现了胶片、磁带、磁盘等现代形式的档案。据统计，至1991年止，30个省级馆及一史馆和中央档案馆的馆藏为14798705卷、151150738件，各级国家档案馆馆藏档案为79683702卷和16630644件，全国372个地市级档案馆的平均馆藏为44003卷，录音录像档案110盘、照片档案2142张，底图218张，缩微卡片档案5米①。这些档案涉及的范围十分广泛，内容十分丰富，包括各个时代的社会变革、历史事件、政治、军事、经济、文教、科技、交通运输、天文气象、地质水文、物交资源、自然灾害、风俗人情、人事情况等各个方面，可谓上至天文、下至地理，大到国家大事，小至个人家私，无所不包、无所不有。我国档案历史悠久、数量大、种类多、分布广泛、内容丰富，这些都是我们开发利用档案信息资源雄厚的物质基础。
（二）开放政策是开发的政治保证。
自新中国建立以来，档案工作从无到有、从小到大，发展迅速。虽然经历了重大曲折和坎坷，特别是“文革”中，档案事业曾遭到严重破坏，但是粉碎“四人帮”以后，随着国内安定团结政治局面的形成，党和政府开始重视档案工作的恢复和整顿。特别是十一届三中全会以后，随着国家档案局和中央档案馆的恢复，中共中央、国务院以及国家档案局和国务院各直属机关还先后颁布了一系列加强档案信息资源开发管理的条例、办法、通则、规定等重要文件，并作出了开发历史档案的规定。1980年3月，国家档案局发布的《关于开放历史档案的几点意见》，即标志着我国档案馆长期处于封闭或半封闭状态的局面已经打破，标志着档案信息资源开发工作如同政治经济等其它工作一样被纳入国家工作计划的范围。党和政府这些政策的制定和实施，无疑为档案信息资源的开发利用提供了良好的社会环境和政治环境。
（三）《档案法》的公布是开发利用的法律保障。
1987年9月5日，第六届全国人大常委会第22次会议上正式通过了《中华人民共和国档案法》。它是我国颁发的关于档案工作的第一部法律文件。《档案法》不仅明确了档案的特有属性、国家管理档案的范围和档案工作的管理原则，而且还规定了档案开放和公布权限以及公民应当享有的权利和应尽的义务，指出“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”，“档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”等，这就在法律上确认了机关、团体、企事业单位和公民在利用档案方面的权利。《档案法》的实施对管理和开放档案信息资源、建立正规的档案立法体制具有划时代的意义。
自《档案法》颁布实施之后，国家档案局又先后颁布了三个重要法规，即《开发利用科学技术档案信息资源的暂行办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》和《外国组织和个人利用档案办法》，上述三个法规分别从开发科技档案信息资源、各级各类档案馆开放档案以及向国内外利用者提供利用等方面进行了法律规范。这些法律法规的颁布和实施，使我国档案法规体系从非常薄弱到不断完善，大大改善了我国开发档案信息资源的外部环境和条件，给各级档案部门注入了新的生机和活力，为各级各类档案馆开发档案信息提供了法律保障。如果说党中央提出的开放档案的方针使开放档案成为各级各类档案部门的主要政治任务的话，那么，《档案法》颁布以后，开放档案则已成为各级各类档案部门应该履行的法律责任。
（四）档案人员素质和业务能力的提高为开发利用创造了条件。
经过建国40多年的努力，特别是十一届三中全会以后，我国已建立了较完备的社会主义档案事业管理网络体系，形成了多层次、多部门、纵横交错的管理格局。在各级各类档案部门，档案干部队伍的结构不断趋于合理，逐渐形成了革命化、年轻化、知识化、事业化的档案信息产业队伍（见下表）。
1992年我国档案信息人员年龄、文化、专业结构情况表②
由此表可以看出，我国档案干部队伍的结构中，50岁以下的中青年干部占绝大多数，他们既年轻、精干，又有较高的文化水平和工作能力，是我国开发利用档案信息资源的生力军。
此外，在档案基础业务建设上，从全国范围来看，绝大多数档案馆已把加强自身的业务建设放在首位，基础业务工作的水平和能力明显增加。收集工作由过去的被动接收到主动收集，广辟信息来源，改善馆藏结构，丰富馆藏。整理工作的重点由单纯的分类立卷转向编制各种检索工具。特别是在采用现代化设备方面基本上改变了“一穷二白”的落后局面，使之从无到有，并逐渐得到普及。据统计，目前大约有90%以上的省、市档案馆采用了缩微技术管理档案。至1993年，平均每个部门档案馆共配有19台缩微机，4台中型计算机、6台小型计算机，大、中型计算机数量分别占全国总量的1／3和1／5，微机174台，平均每馆装备1台以上③。总之，档案馆电子计算机的普及和传真机、复印机、缩微机、摄影机及光盘技术的运用，大大提高了信息处理能力，为档案信息资源的开发利用打下了坚实的技术基础。
二 开发利用的客观必然性
（一）档案信息资源开发是一个系统工程。
按照系统论观点，人类社会是一个总系统，社会各领域、各地方和各部门都是总系统中的子系统，档案部门如同图书、情报等其他部门一样，只是社会这个大系统中的一个子系统，它必然与社会环境中的其他子系统发生联系。当前，世界正处于新的技术革命的高潮，已成为信息社会。我国也正处在为实现四个现代化的总目标的奋斗之中，我国的经济体制改革和其他各行各业建设事业的改革正在向前迅速发展，这一切都要求系统化、整体化的信息为之服务。档案作为一种最直接、最真实、最有说服力的信息，其作用的发挥越来越不可忽视。也就是说，科学技术、经济和社会发展使档案工作进一步社会化，档案部门的工作不再只是单纯的本部门的事情，也不只是只有少数人的关心，它已经受到全社会的关注。所以，档案部门如何创造条件、完善工作程序、提高工作效率，使档案信息的潜在能量充分发挥出来，为社会各行各业服务，这不仅是档案部门自身义不容辞的责任，更重要的是社会这个大系统的总体要求。档案部门只有将自身置于社会客观需要的总目标之中，把加强各项业务工作、开发信息资源同我国经济建设的总目标，同我国政治、经济、科学、文化等各条战线紧密联系起来，才能真正达到改革开放和为现代化建设服务的目的。唯其如此，才能使档案部门的工作跟上时代的步伐。
（二）档案信息的特征决定了该系统的开放性。
档案作为一种特殊的信息资源，它具有原始性、潜在性、静态与动态两重性、政治性、机要性、专业性等特点。人们过去由于过分地强调它的静态性、机要性和政治性特征，导致了某些偏差。例如一些非机密性和已失去保密意义的档案也被束之高阁，使其静坐深闺。所谓潜在性和静态性也都是相对的，有的档案部门看不到档案的开发效益和静中有动的辩证关系，使档案被长期封闭，或者只是被动提供利用。历史证明，档案部门的这种封闭状态不仅阻碍了档案部门工作的正常发展，更重要的是影响了社会各方面对档案信息的利用需要。
至于对档案属性、特点的认识，应该是全面、系统、辩证地看问题，而不能持形而上学的观点。档案除了具有上述一些特征外，还具有科学文化性质的特点。因为档案不仅是政治斗争的原始记录，也是科学、技术和文化教育的成果表现，是人类社会经验、知识、信息、科技成果的积累形式，是我国科学文化财富的重要组成部分。就是说，档案既是一种精神财富，也是一种科技文化资源。同样，档案部门是一个拥有知识产品的部门，是一个科学文化事业部门。认识到这一点具有十分重大的意义。因为档案作为一种知识、文化的载体，也同其他知识、文化产品一样，必然会成为大众化、社会化的知识源泉。这就决定了它在一定情况下，在国家允许的范围内是可以面向社会和对外开放的。所以，我国自党的十一届三中全会以来，党和政府决定开放历史档案，实行改革开放方针之后，一再提出了“充分利用档案”、“开发档案信息资源”。从“利用”到“开发”的提出，这是更新观念和对档案属性认识的不断深化的必然结果。当然，强调它的科学文化性质，并不是否定它的原始性、政治性等特点，而是应该充分利用其原始凭证和政治性的作用，更好地发挥其科学文化性质的优势。因此，档案信息资源是集原始凭证性、政治性、机密性以及科学文化开放性等多种特点于一身的。其中开放性是它自身属性的一种表现，这种开放也是在党和国家政策指导下进行的，同时必须依赖它的原始凭证功能才能发挥其作用。现实证明，随着人们认识的不断提高，档案信息资源开发系统的开放功能必然会进一步加强，这个系统将会显示出它更大的优势。
（三）档案信息资源的不断增殖决定了开发的客观必然性。
档案信息资源在正常情况下，尤其是在人们档案信息意识不断增强和档案贮藏越来越丰富的条件下，不仅不会因为大力开发利用而走向枯竭或贫乏，相反会与日俱增。这种资源的不断增长表现为两方面：一是社会的发展与科学技术的进步，使档案信息贮量增加；二是通过开发利用原有信息，不断孕育和产生新的档案信息。这就是增殖。第一种增殖方式依赖于人们对档案属性的保存和积累，它可以使档案数量随着时间的推移逐年增多，就象人类的不断繁衍、延续一样，一代一代，循环往复。后一种增殖方式则是依赖于对档案内容的传播和开发利用，使档案数量和内容在同一时间内不断向四周扩散。这两种方式的结果都会促使档案信息的数量整体增加和不断扩大。这种结果既是社会发展和进步的客观要求，也是档案本身固有的一种功能。如果说社会发展的客观要求使档案信息的保存和开发利用成为一种必要，那么，档案本身的这种增殖功能则说明，档案信息的保存和开发利用是其内在规律发展的必然结果。
档案信息的增殖固然是绝对的，但另一方面也不排除其数量和内容的增加会因人而异、因时代而异，也就是说从某一角度上说，它的增殖又是相对的。纵观我国档案信息保存和开发利用的历史，我国上下几千年，虽然保存了一定数量和不同种类的档案，但由于天灾人祸、战争不断，更由于近代北洋政府、国民党政府对档案的损坏，使我国保存下来的历史档案其数量极其有限。至新中国建立后，在党和政府重视与领导下，开始重建我国档案工作，经过建国40多年的努力，档案馆馆藏数量又急剧增加，达到了历史上前所未有的水平。历史证明，档案的增殖固然是客观存在的、绝对的，但增殖的速度和效果则是不定的。只有尊重客观规律，遵循档案信息不断增殖的内在规律，才能促使档案信息最大限度的增加和开发利用。
综上所述，由于我国有取之不竭、用之不尽的档案信息资源作基础，有社会主义精神文明与物质文明建设的需要，有市场经济条件下社会各方面的需要，有党和国家的正确领导和国家一系列法规文件及法律作保障，有具有一定文化与专业素质的档案信息开发人才，以及经过长期建设积累起来的物质设施和现代技术作前提，因而大规模、全面地开发档案信息资源不仅完全可行，而且也是时代赋予我们的重大历史使命。
注释：
①②③参见《档案学研究》1993年第1期。