瞿文
（江苏省疾病预防控制中心 江苏 南京 210009）
【摘要】档案对个人和集体的重要作用不言而喻，档案的信息化建设是网络技术发展背景下的产物。疾控档案信息化反映了疾控中心的业务工作，记录着众多的重要资料，对于社会和个人具有难以替代的价值。但是在疾控档案信息化建设中却存在着体制机制、资源整合、资金投入、远程利用等障碍性因素，本文针对上述问题，提出了相关策略，以期为更快更好地实现疾控档案信息化提供参考。
【关键词】疾控档案；信息化建设；问题；对策
【中图分类号】R197.21 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2018）28-0356-02
档案是组织或个人完整记录作用的固化信息，档案既是工作的需要，也是社会的需要[1]。疾控档案是为了防制疾病传播流行，一系列的数据和材料被保存起来以备查考的记录材料，如实地反映疾控中心的业务工作。疾控档案具有种类繁多、内容多、范围广等行业特点。随着人们对健康程度的重视，疾控中心工作中所产生大量的文件资料，传统的纸质档案管理方法已经不能适应社会的需求[2]。在信息化的背景下，如何有效地对这些资料进行高效的管理，是摆在疾控档案管理人员面前的一道难题，近年来随着网络的发展，疾控档案信息化建设取得了长足的进步，这些数据为政府决策提供依据，为人民群众服务，为医疗机构服务。但是由于主客观原因，还存在一些问题，亟需解决。
1.疾控档案管理内涵
1.1 疾控档案的概念
疾控档案是指疾病预防控制机构在相关活动中对具有保存价值的文字、图像等进行记录，是发展疾病预防控制事业的重要信息资源。疾控档案主要形成于日常业务活动中，要按照档案的属性对档案进行划分，以确保业务档案能够全面反映业务工作水平[3]。从疾控档案的特点来看，首先是科学研究价值高，这些材料不可缺少和无法替代，例如手足病的档案记录有利于为手足口病防控措施提供科学依据，档案的内容往往涉及到医疗卫生前沿的知识，因此疾控档案的科研价值很高[4]。其次是具有动态性，动态性决定了疾控档案的时间的连续性很强。再次是形式多样，覆盖面广，内容范畴具有国际性，近年来疾控档案信息已经实现了资源共享，我们必须加强国际间交流，互通有无，为人类生命延续做出贡献。
1.2 疾控档案信息化的概念
首先是信息化，什么是信息化？信息化就是运用现代高科技技术，以及物理实体平台，如现代电脑，云端技术等，实现工作，场景的便利化；疾控档案信息化就是在日常疾控组织中心内部的传统档案工作，通过借助现代化科学技术等手段从而实现传统工作所不能达到的信息存储，信息分类，信息检索，数据分析与加工的工作方法过程。在这一过程中，要采用现代信息技术装备档案部门。档案信息化的实质上指的是“档案信息资源”，我们要运用一定的技术手段，加以开发和利用，实现真正意义上的信息利用社会化[5]。档案信息化与档案信息化建设是相互关联的两个问题，在疾控档案信息化搭建的过程中，我们需要准备并完成如下几个重点建设：
（1）结合疾控中心工作的实际需求，预设计和搭建整个信息化工作流程，凡是预则立不预则废，只有充分了解实际工作需求，理清思路，预先规划整个系统搭建流程，才能更好的为后期实际工作，打好基础，做好引导。
（2）硬件建设，这里主要指与信息化工作相关的主要物理实体，亦即现代高科技设备，如电脑，存储器，服务器等，优质稳定的硬件设施是实现整个信息化工作的基础，是为后续工作服务提供骨骼支撑。
（3）基础数据信息搭建，主要指日常档案工作中的基础数据信息收集，这包括历史信息和未来可能发生的信息，准确全面的数据库信息，是确保信息化工作准确高效的基础。
（4）信息化系统建设，现代企业中，我们经常看到ERP建设，实际上，疾控档案信息化工作也如同现代企业管理一样，本质上也是一种ERP建设，它主要包括整个信息流的采集，存储，分析，归档，安全等关于信息资源的各个方面，它提供了整个信息化工作的血液，使各种冰冷的硬件设施联系起来，具备了温度。
（5）工作方式方法标准化，标准化是指导我们正确工作强有力的保障，我们需要根据实际工作，制定各个环节的标准化工作流程，以确保工作不会出现偏差。
（6）专门的人力资源建设，在档案信息化建设过程中，尤其是疾控工作，这种相对专业的单位组织中，专业的IT人才复合疾控专家人才，才是我们最宝贵的财富，既要懂疾控专业工作，也要懂现代高科技技术，同时也要具备较强的动手能力，人是一切工作的发动源泉，疾控档案信息化建设就是需要如上人才，才能确保信息化工作的顺利稳定可持续开展。
总结以上需要我们着重关注的几点，就是要我们在整个疾控档案信息化工作建设过程中，坚持如下原则：优先规划，有序试点，规范标准，重点突击，安全保密，及时反馈。
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2.疾控档案信息化建设的主要工作
首先，在官方发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确了什么是档案信息化建设的主要工作内容以及工作目标，结合疾控中心档案工作的实际需求和特点，疾控档案信息化建设工作重点在如下几个方面着力：一是业务流程再造，要打破传统档案工作的惯性思维，提出改革的建议，报备相关职能管理部门，转变工作只能，协同处理；二是疾控中心档案管理信息化工作的数据开发与分享，数据就是信息，我们尤其要主要历史数据的保护与利用，确保数据及时有效的上线，保证数据交换的畅通与安全，做好日常数据信息的收集与分析，这样才能让整个疾控中心的档案管理工作准确高效运转起来；三是基于疾控中心实际工作内容，创建档案信息化管理的软硬件等基础建设，这其中最重要的就是结合疾控之心工作进行相应开发系组织单位应用软件及系统集成软件，例如存储、安全管理和操作系统等，在建设过程中要注意以下几点：首先是统筹规划的建设方法，要理解和把握上级档案部门和信息化要求，认真考虑本地其他部门所采取的软件系统的技术标准。其次是循序渐进的建设方法，按照进行标准化中心机房建设→进行基础网络环境建设→根据当期建设重点配备相应设备→根据实际情况开发建设档案管理系统和信息发布系统→建设内外网联动系统。再次是以人为本的建设方法，要通过人性化的系统开发，使他们在思想上易于接受[8]。最后是规范运作的建设方法，要强调主体责任、要明确运行效力、要强化技术支撑；四是疾控中心档案信息化建设工作的标准体系建设，标准体系建设关系到日常工作的效率以及质量的的有限保障，首先根据疾控中心实际工作需求，定岗定责，设立档案工作的标准流程，其次与信息化建设单位沟通，设立标准的信息化工作技术参数标准，再次要根据实际软硬件的配备情况，实现各项设备的监督维护标砖，再其次要充分完善档案信息的录入，收集标准流程，实现数据存储的安全，有效，便捷，最后要实现清晰明了的奖惩机制，完善疾控档案信息化工作的制度建设，确保相关工作人员能够克职尽守，律己律人，保证信息化工作有序开展。
3.疾控中心档案管理信息化建设中的矛盾冲突
3.1 体制机制瓶颈问题
市场经济条件下行政管理体制改革相对滞后，因此疾控档案信息化建设受到了体制机制的阻挠，但是也要看到信息化对政府工作体制机制改革的促进作用。
目前主要问题包括以下几点：一是档案信息化工作体系尚需完善，从国家到地方的体系还没有完整地建立起来，地区之间不平衡的现象非常突出。致使档案信息化建设条块交织，规划计划过于宏观。二是档案信息化应用系统建设体系有待统一，受建设资金来源等因素制约，缺乏顶层协调，数据标准不同成为普遍现象，
档案信息网络只能实现区域内互联，省际网络互联一时难以被人接受，不同部门的业务系统均设置了存档环节，但却无法统一，加大了档案信息化建设的难度。
三是档案远程利用中档案馆的互相认证体系需逐步建立，不同地区档案馆之间的档案远程认证协议还没有建立起来，在基层单位实施则有更长的路要走，另外档案远程利用的技术举措也没有公认的方法，很多采用传真方式传输的复制品。
3.2 信息资源整合瓶颈问题
在打造服务型政府的国家战略指导下，目前个政府部门主题间的数据信息交流交换正在有序推动，但是整体上还比较缓慢，尤其是档案管理资源，由于单位性质，部门界限，技术壁垒等，档案信息化的建设还需要进一步推动和加强。重点可以概括为几下三点：一是数据信息杂乱无序，尤其是基层信息缺失混乱，无法有限转换实际工作价值，同时带来的各档案管理人员深陷于档案管理的最基础工作上，精力涣散，无法有效开展创新型工作；二是没有统一的管理规范以及平台接口进行数据信息的有限收集和整合，现实工作中经常出现的是，各部门各自一套标准一套流程，各自一个系统，无法有效实现协同作战，同时，由于部门间的工作界限，也会带来各种推诿，为难，等实际情况，消磨工作动力；三是档案信息资源附加价值开发低，让数据发挥更大的工作指导价值，是我们一直以来常谈的话题，但档案管理实际工作中，并没有有效发挥价值，造成了数据信息的浪费。
3.3 资金投入和远程利用瓶颈问题
档案信息化建设是高投入的过程，部分疾控单位由于财力有限，开发信息化档案管理系统步伐缓慢，等系统开发出来的时候，面临着被淘汰的尴尬局面，使档案信息化建设和应用积极性受到打击。总体来说档案数字化进程有待加快，档案信息化基础设施投入力度有待加大。从远程利用来看，档案信息公开与保密分辨难度大，档案信息公开明显处于保守状态，档案信息远程可查量非常有限。还有就是档案信息远程利用的信用体系建设滞后和档案信息远程利用能力有待提升。
4.疾控中心档案管理信息化建设的应对措施
4.1 统一标准，统一语言，统一体系
标准化是保证，体系化是保障，统一语言能够有效实现部门间信息流，数据流的对接，根据目前疾控中心档案工作的实际需要，我们主要从两方面讲解，一是理顺管理流程，协同工作机制，档案管理主管部门要设立网上工作流程机制，推动档案管理部门在信息化工作流程中，承担更重要的角色，具体到疾控中心须知内部，首先要将档案信息化建设上升到单位战略管理层面，实现“一票否决制，首长负责制”；二是明确规章制度，规范工作行为，制定档案信息化建设专项规划，确保在其志谋其职，一方面使人的价值发挥到最大，同时，也要立好规矩，明确方向，加强监督，问计问责，让档案管理信息化建设真正帮助到提高疾控中心工作效率的任务上来；最后，要有序推动利用内部项目制，开展针对档案管理信息化建设工作的研究，全民动员，人人参与，实现档案信息化建设人人共建的良好局面。
4.2 建设统一的档案信息资源共享体系及云端共享中心
疾控中心档案信息化建设中，很重要的一项就是如何确保档案数据信息资源的基础建设。如上文所述，要统一标准，统一语言，所谓统一语言，就是要实现数据信息的有效对接，实现共享，根据疾控中心实际需求，重点如下：一是推动整个中心无纸化办公，电子化办公，形成惯性，减少行为阻力，二是要加快推动档案的数字化管理，如利用传统与现代两种手段，线上线下同时建设档案目录，检索，三是共享资源，资源既包括实体资源，如软件，硬件等，也包括数据流，信息流等虚拟资源，要通过专业人才，开发共同平台，打破现代技艺障碍，实现无缝对接，全程线上登记，收集，采录，归类，定向等传统档案管理工作的环节，同时在后台，设立云端数据库，确保数据信息安全稳定，加强资源共享。
4.3 建设独立的后援保障机制
疾控中心工作关系到人民生活的起居安全，工作内容复杂繁琐，对于信息化建设的投入要求很高，要建立独立的后援保障机制，如独立的资金支持，专业的人力资源支持等，信息化建设需要投入及更新大量的软硬件设备，往往要求时效性很高，档案信息化工作的整体推进，这需求我们做决策要快速准确，人力资源要具备日常的监督维护等现场解决问题能力等
5.结语
疾控中心工作事关人民群众的生命财产安全，事关国家的稳定团结发展，疾控中心档案管理工作，更关系着疾控中心工作能否顺利有效开展的重中之重，通过实现疾控中心档案管理信息化建设的改革，一定能够让中心档案管理更加完善，更加准确，也一定能够为疾控中心工作提供更加强有力的保障，更好的践行为人民服务的庄严承诺。
【参考文献】
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[9]杨静,路思.回眸与展望:国内档案信息化理论发展现状与特征分析—基于国内核心期刊的文献计量研究[J].档案学通讯,2014(06):4-10.
论文作者:瞿文
论文发表刊物:《医药前沿》2018年28期
论文发表时间:2018/11/27
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