深圳华为技术有限公司——引进英国NVQ文秘（行政管理）职业标准体系及其考评技术试点工作报告，本文主要内容关键词为：华为论文,英国论文,技术有限公司论文,深圳论文,工作报告论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从1997年开始，中英两国政府在职业资格证书制度方面展开合作。劳动保障部和英国文化委员会是中英合作项目的执行单位。项目执行过程中，劳动保障部曾组团赴英，对英国的国家职业资格证书制度(NVQ)进行了深入考察和研究。英方也多次派出专家来华进行交流和研讨。1997年，中英双方首先在深圳华为技术有限公司和北京外企服务总公司，开展了引进英国NVQ文秘（行政管理）职业标准体系及其考评技术的试点。试点经验表明，英国NVQ制度能与我国企业实际相结合，其主要特点包括以能力为基础的职业标准体系、以实际工作表现为依据的现场考评方法和以质量管理为生命的质量保障体系等几个方面，这一制度能够有效地促进企业的职业培训和人力资源管理工作。
一、秘书任职资格标准的修订情况
1998年4月开始，华为公司的秘书任职资格项目小组着手在英国行政管理及文秘“国家职业资格标准(NVQ)”的基础上修订和建立华为公司的秘书任职资格标准，目前已经完成秘书任职资格标准第一级的修订。
标准修订原因
1.英国NVQ行政管理及文秘的标准是一个国家标准，其内涵丰富，应用范围广，提出的是比较概括性和原则性的要求。
2.华为公司作为一个企业，其秘书工作具有自己的特色。推行秘书职业资格认证时应充分考虑到本企业和本岗位的特殊性。
3.英国NVQ原有的标准文本是高度概括性的表述，如果不对其进行修订和细化，制定出适合华为公司秘书工作的、明确的、可操作性的标准细则，则会对该资格在企业的推广带来阻碍。特别是由于不同的人对标准的理解不一致，可能会导致考评认证工作不能做到公平、公正、客观，从而失去推行的意义。
标准修订范围
主要包括英国NVQ标准体系中的行为规范、必备知识和适应范围。
标准修订原则
保留英国职业资格标准中的单元和元素的基本结构；修订以细化为主，原有的行为规范的要求基本不变；标准描述以行为为导向，便于业绩考评时取证；尽量保留原文本中合理的相关内容；修订中强调标准细则逻辑上的合理性，行文上的条理性及内容上的完整性；力求语言简洁明了，在描述具体行为时，避免使用“理解、掌握”等一类的非行为动词。
修订情况
在进行标准修订和细化时，同时参考了原标准的必备知识要求，并将其中的一些要求融入到了标准细则中，因此从整体上看，标准细则的要求范围并未超出原标准，只是更明确、更具有针对性和可操作性，更适合在华为公司秘书系统推广。
形成这样的层次，非常有利于申请人、考评员或内部督考员等各层次的人员对标准的理解和把握，在现实工作中的可操作性也加强了，使标准真正成为指导、规范秘书工作的行动指南和行为准则。
修订和细化后的标准有两个层次，第一层次即原有标准；第二层次为标准细则。以NVQ行政管理及文秘一级单元1为例，其结构为：
单元、元素、行为规范、规范细则。如图1所示。
二、秘书任职资格的认证方式
认证体系
华为公司的秘书任职资格认证工作是在劳动部中英行政管理及文秘职业资格合作项目小组的指导下，由华为公司人力资源任职资格部负责管理，秘书任职资格项目小组负责具体推行和实施的。在考评中，项目小组成员由各部门的优秀秘书、秘书主管以及任职资格的管理人员组成；内部督考员由秘书任职资格方面的专家或秘书主管并通过考评员D32和内部督考员D34培训的人员担任；考评员由优秀秘书或曾从事秘书工作的秘书主管，以及对秘书工作有充分了解的主管并通过考评员任职资格标准D32培训的人员担任。
认证步骤
申请人一开始资格认证后，考评员首先就每一单元与申请人一起沟通，并制订单元考评计划（含被考评内容、考评时间等）。根据考评计划，申请人通过培训及自学获得相关知识、工作规范。考评员根据考评计划，在申请人学习完成后，对申请人进行考评，建立考评档案。在确认申请人完全达到单元的各项绩效标准、胜任本单元规定的工作后，进入下一单元的考评。如此循环往复，直至申请人完全达到秘书任职资格九个单元的标准。经督考员评核考评员的考评工作的准确性和公正性后，申请人被确认通过该级别任职资格，并获得公司发给的证书。
华为公司秘书任职资格认证要求所有秘书必须通过一级标准。认证过程以部门为单位，单位内所有秘书一次考评一个单元，按上述认证步骤操作，直至一级标准内九个单元全部考评完毕。
华为公司秘书任职资格一级标准认证完毕后，采用主动报名、分批认证的方式开展二级标准认证工作。
取证方式
在考评过程中采取以下三种取证方式（见图2）：
1.观察法。这是考评员最好的选择，即观察被考人员是否达到业绩标准。
2.成果法。即检查最终结果是否达到业绩标准。
可分为：(1)工作结果样本；(2)第三方证词；(3)自我评估、描述。
3.问答。通过“提问及回答”的方法，了解被考评者对必备知识的掌握程度。（华为公司秘书任职资格项目小组对每一元素准备问题库。）
在考评过程中，每一标准的取证至少为两次，若两次均通过，即判断此标准达标；若第一次合格，第二次不合格，须增加一次取证，此次通过，即达标。若连续两次或三次取证有两次不合格，即判断不达标。
在考评过程中，从考评计划到结果反馈，每一过程都必须在《考证工作记录表》中客观地记录下来。为工作上的方便，华为公司秘书任职资格项目小组将考评计划表、取证表、判断表及反馈表四种表格整合为《考评工作记录表》，优化了表格，提高了效率。
另外，在考评过程中，增加了考评员与秘书、主管的沟通，从考评员和主管的角度帮助秘书改进工作。华为公司秘书任职资格项目小组给全体主管发了一封信及“主管调查表”，使主管了解并关心秘书工作，使任职资格的认证工作能真正提高秘书的工作绩效。
深圳华为公司是以通讯程控设备为主要产品的高科技民营企业。该公司创业以来，其生产规模不断扩大，管理层次不断增加，现有近350多名秘书，大都具有大学本科学历，部分人具有研究生学历或双学位，是一个高学历、高素质的群体，他们有的担任主管的秘书，有的担任部门的秘书，是公司管理的交叉点，发挥着信息桥和润滑剂的作用。
三、秘书任职资格工作进展
为了切实做好此项工作，华为公司的领导对项目的开展和进行给予了大力支持，首先将任职资格管理工作作为公司1998年的工作重点之一，并先后派遣两批人员到英国学习和培训；其次相继成立了人力资源任职资格部和秘书任职资格认证项目小组。目前从事该项工作的人员已达30多人，其中，内部督考员12人，考评员25人。参加认证的考生有200多人。
华为公司开展秘书任职资格认证的目的
由于目前中国还没有形成一套较全面系统的全国范围内的秘书职业资格的认证和培训体系，因此华为公司欲借鉴英国国家职业资格体系即NVQs的指导思想和认证方法，通过对华为公司秘书的任职资格认证工作来达到这样的目的：明确秘书的职业发展通道，激发秘书的工作热情；明确秘书工作职责，规范秘书的工作行为，提高工作质量和工作效率；使秘书的工作表现获得认可，从而不断提高实际工作能力，树立不断学习、努力创新的观念；为秘书的未来晋升和发展提供必要条件。同时也为中国企业在秘书职业资格管理方面探索一条较为科学的道路。
华为公司任职资格管理中秘书的职业发展规划
华为公司在借鉴英国国家职业资格体系的过程中，根据资格等级的划分和标准的指导思想，逐渐形成了华为公司员工的职业发展规划（见图3）。
华为公司员工的职业化发展基本分为两大类，即管理类和专业技术类。先由初做者做起，有经验之后，有两条路可选择：往管理方向发展或继续往专业技术方向发展。管理以有经验者为基础，分为监督者、管理者、领导者三级，专业技术类分为五级：初做者、有经验者、专家、高级专家、资深专家。秘书也是专业技术类的一种。
华为公司秘书任职资格认证的考评工作体系
在英国职业资格认证体系和质量保证体系的指导思想和运作方式的基础上，华为公司秘书任职资格认证已逐步形成了一套自己的工作体系，从而确保认证工作的正常运行和认证质量的统一（见图4）。
华为公司秘书任职资格认证的推行方式
秘书任职资格考评的推行方式将依据项目的进展阶段不同而不同（见下表）。
工作第一阶段第二阶段第三阶段
阶段筹备和试点
普及和考试
分批分期考评
小范围选定标
选定一个单
针对秘书任职
准单元、指定申
元，对全公
资格一级、二
推行
请人，固定考评
司所有秘书
级标准，在规
方式
员，边学习，边
进行一次考
定的时限内，
修订，边考评，
评。
分批对申请人
滚动进行。进行考评。
1.认证试点阶段
由秘书任职资格项目小组组织各部门围绕华为公司秘书任职资格一级标准第5、6、7单元对部分秘书进行试认证。以各大系统为单位，固定考评员和申请人，边学习标准，边试认证，边修订标准，在英国NVQ行政管理及文秘一级标准的基础上，制定出华为秘书任职资格标准一级第5、6、7单元，用两个月时间完成了一级标准其他单元的修订完善工作。
由于资格认证工作在华为公司是第一次，考评员无经验，因此，秘书任职资格项目小组按NVQ考评的五个步骤“计划—取证—判断—反馈—记录结果”进行试认证，并采取了例会的工作方式共同学习、共同提高，即每周召开一次工作例会，例会上总结上周的工作成绩、讨论工作中出现的问题并商讨解决办法，会后将会议纪要发给每个与会人员。试认证阶段15位考评员对19位秘书进行了第5、6、7单元的试认证工作。通过试认证，积累了一些考评工作经验。试认证结束后对参加认证的秘书主管进行调查，了解秘书的工作改进情况，并请主管提出对下一步工作的建议，主管对该调查反应热烈，为下一步工作提出了意见。
试认证阶段主要完成以下工作：
(1)任职资格与秘书任职资格手册；
(2)华为公司秘书任职资格档案样本及秘书任职资格档案管理办法；
(3)公司秘书任职资格标准一级；
(4)华为公司秘书任职资格标准一级考评员手册；
(5)华为公司任职资格专栏（公司内部网络）。
2.普及考评阶段
根据秘书任职资格工作进展计划，并参考主管意见，秘书任职资格项目小组把任职资格标准一级单元1——“提高工作流程的效率”作为普考单元，对公司全体秘书进行普考，并确定7～8月为“秘书绩效改进月”，提出口号：“您与一级职业秘书差多少？”
进行普考的意见在于唤起所有秘书参与考评的热情并积极投身考评工作，同时使主管们关注并支持秘书的工作，通过标准的牵引、必要培训的帮助及认证过程的推动，使秘书们的绩效得到相应提高。
为做好普考工作，秘书任职资格项目小组专门成立了宣传和培训两个工作组。
针对“秘书绩效改进月”的活动，秘书任职资格项目小组将普考分为两个阶段：全面宣传及集中培训阶段和秘书任职资格的考评、认证阶段。
宣传工作组的任务是利用各种宣传形式，包括公司宣传栏、任职资格专栏、部门宣传栏及部门网络、海报等形式开展宣传活动，目的是动员全体秘书积极参加，同时也使公司员工了解并支持该项活动的开展。
培训工作组的任务是针对支持行为标准的必备知识，开发秘书系列培训课程，包括标准讲解、自我提高与培训、时间管理、沟通技巧、5S管理和工作计划制定等六门课程，并利用业余时间进行培训，以使秘书更好地理解标准并按标准规范自己的行为。
另外，由内部督考员成立的考评员培训组对全公司25名考评员进行了考评员标准D32的培训，目的是提高考评员的考评技术与水平，以保证考评的质量。
人力资源管理部以任职资格管理的名义致信公司所有主管，对考评工作的开展给予切实有力的支持。
在“绩效改进月”中，各系统任职资格管理处或秘书处组织考评员对所有秘书进行资格认证，在认证过程中考评员和作为考评申请人的秘书就秘书任职资格一级标准单元1进行共同讨论，并制定考评计划，确定取证的形式、内容、观察时间等。取证可由申请人自己提供可以证明其能力的工作产品，如纪要、计划、物品领用单等，也可由考评员到秘书工作的现场进行观察，或考评员向主管或同事了解申请人的工作情况，从而根据证据判断其工作是否符合标准。最后考评员将与申请人讨论考评的内容，并将需要进一步改进的地方和改进的方式告诉申请人，并提出参加培训或自学进而改善工作、达到标准的建议。
上述工作完成后，秘书任职资格项目小组将接受个人申请，分期分批进行秘书任职资格一、二级的资格认证工作。
华为公司秘书人员的反映
反映一：行政管理及文秘任职资格强调工作落到实处，它的每一个单元取证都能实实在在地让人看到，并且大都可以拿出具体实证，这对被考者较为客观公正。另外，任职资格认证强调互相沟通，它不仅是个认证过程，也是一个提高过程。它能够让被考者了解到自己在工作中有哪些需要改进的地方。
反映二：刚开始参加单元考核时，不知考核的目的何在。但仔细阅读了标准文本后，才认识到，工作效率的提高是建立在有序工作之上的，任职资格认证帮助建立工作秩序，从而提高了工作效率；要处理好例行公事之外的工作，需要有思路，资格认证正是提供一个思路、一个想法，帮你寻找处理问题的共性，建立一种逻辑思维，从而提高工作效率。任职资格认证的思路无非是建立一个行政管理及文秘的行为规范，及其达到这一规范的机制，这应该是华为管理上的一次飞跃。
反映三：几个月的单元考评给我留下了深刻印象，好像被一个具备全面素质的优秀的秘书指引着工作。这种考评的经历是以往考试所没有的。考评员与你的关系是帮助你早日达标，而不是要把你“考倒”。从而在考评过程中能够比较自如，正常地发挥自己的能力。考评中对照行政管理及文秘标准要求时会感到一种满足。我认为行政管理及文秘任职资格认证考核体系不是考托福、GRE，它是你工作的一部分，不用做特殊的“备战”，只需你对照标准去做，并提供证据，便一切“OK”。