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所谓“文件论”，就是有关文件的理论。它主要是研究文件的性质与功能、形成与运动规律，文件的综合管理以及与档案关系的理论。张昌山在《略论“大文件学科”》（《档案学通讯》1997年第3期）一文中指出：“新的文件理论中最值得注意的有两种：一是国外学者提出的‘文件生命周期理论，……。二是国内学者提出的‘文件论’。‘文件论’是对‘文件生命周期理论’的进一步丰富和发展。综合起来看，‘文件论’既从纵向描述了文件运动的过程性、阶段性及互动性，也从横向考察了文件现象的多样性、多元性和普遍性；既从表层肯定了文件存续所必需的体式与程序，也从深层揭示了文件的基本属性和价值规律。”“‘文件生命周期理论’及‘文件论’，都是数十年来逐渐形成的科学的文件理论……。”这是对文件论持肯定态度的一种评述。但是，文件论的一些主要思想、观点尚未被我国文书学、档案学界普遍认同，所以它也是主张文件是个大概念、档案来源于文件的一种学术思想、学术观点。
本文仅就文件论经常受到质疑的几个问题谈谈我的认识：
1 文件论虽然吸收了外国有关文件的一些理论，但主要还是在我国文书学、档案学研究的基础上发展起来的。
文件论中的一些重要思想在过去的许多文章、文件和著作中多有所论及。
20世纪初，北洋政府的一些机关制订有专门的文件管理规则，特别是1913年8月2日制订的《外交部文件保存规则》第二条解释了什么是文件：“本则称文件者，谓文书及一切附属于文书之件。”这是我国汉语中出现“文件”一词之后有关文件最早的一种解释。
我们还可以追溯到“文件”一词出现之前的古代，如宋代淳熙二年（公元1175年）周必大（时任兵部侍郎，后拜右丞相）在《论架阁库文字》的奏札中说：“今天下之事，其来无穷，故六曹文书，鳞次山积。绍兴十五年五月初，复主管架阁官，逐部置库，凡文案皆谨藏之，置都籍焉。”（《当代中国档案学文库》第2卷第239页）这里的“文书”相当于后来的文件。宋代的架阁库相当于后来的档案馆（王金玉：《喜看南宋〈京城图〉上的“国家档案馆”》，《中国档案》2000年第1期）。周必大在这里论述了档案馆中的文件。又如清代的杨宾在《柳边纪略》（大约成书于康熙四十六年，即公元1707年）中说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。”杨宾在这里论述了什么是文件（往来传递的牌子）和什么是档案以及它们的关系。
到了20世纪30年代后，有关文件、档案的论述就更多了。1931年邰爽秋在《中小学地方教育行政公文书牍大全》中说：“公文者，办理公务时使用的文件”。1940年龙兆佛在《档案管理法》中说：“文件由点收、核办至封发的过程止叫做文书，汇集已办结而又同属于一种案情的文件，在保管的过程中便叫做档案。就时间说，第一过程中叫做文书，第二过程中叫做档案，文书和档案只是表示一样东西的两个过程。再就数量说，单一的文件叫做文书，汇集同案的文件叫做档案，文书是组成档案的因子，档案是文书的集合体，所以文书和档案又是表示一样东西的不同数量。”1946年梦文在《最新公文手册》中说：“所谓文书，就是用文字来表达意见的文件”。1947年周连宽在《公文处理法》中说：“文书为行政上之主要工具，行政若脱离文书，一如心脏之失去血液”。“文书运行之程序，各机关极不一致，然若不论其办法及手续如何，只观察表面之重要阶段，亦可获一共同之概念。每一来文须经过收文、分配、拟办、呈核、拟稿、呈判，缮写、校对、用印、发文、归档等十一个重要阶段。每个重要阶段可分作若干小阶段，每个小阶段复可分作若干种办法或手续。”
中华人民共和国成立后，50年代末60年代初在总结全国档案工作经验和教训的基础上，提出了“文件材料的自然形成规律”和“档案的形成规律”（档案出版社1990版《曾三档案工作文集》第191、210页）。前国家档案局局长张中于1961年（时任国家档案局常务副局长）指出：“文件的形成、运动和归宿，是一个具有规律性的运动过程。文件从产生、办理到立卷归档——结束了文书阶段，它就转化为档案。”（《档案工作》1961年第6期）与此同时，1961年中国人民大学文书学教研室编的《文书学讲义》（1985年由档案出版社以《中国文书工作史纲要》为名出版）专门有一节《文件的新发展》，阐明了文件的作用、范围、特点、形式、结构、种类等。其中，特别指出：“文件可以采取不同的书写方式、制作方法和材料，但必须是为了记载和解决工作的情况和问题这一目的。”“档案则是处理完毕经过整理而保存起来的文件”。“随着各项工作的发展，科学技术的进步，文件还将有新的发展和变化。”
从以上这些材料的回顾，充分说明了文件论的一些重要思想在我国早已存在。
但是到了20世纪80年代，由于在我国出现了大量新式文件，人们对文件的使用越来越广泛，几乎涉及社会生活的一切方面。与此同时，不少人认为新式文件并不是文件，因而档案并不完全来源于文件，文件只是档案的一部分。在什么是文件、什么是档案等问题上，形成了许多不同的学术观点，其核心问题是对文件的认识。也就是说，我们必须确立文件的新概念，研究有关文件的新理论。这时外国的文件生命周期理论逐渐传入我国，如果我们仍将公文、文书、文件等词混同使用，对文件还没有一个科学的定义，就无法研究文件生命周期理论。于是，1986年我与和宝荣同志在为硕士研究生学位论文命题时提出了“文件论”。1988年毕业的陈琼硕士完成了学位论文《文件论》（见中国档案出版社1993年出版的《文件论与档案管理》一书）。该文系统地阐述了文件的定义、性质、功能、种类、运动周期以及与档案的关系。这篇论文加上在此之前我发表的有关文件定义的两篇文章（《档案学通讯》1987年第2期的《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》，《航空档案》1987年第4期的《再论文件的定义》）和在此之后冯伯群发表的《论文件的本质与特点》（《档案学通讯》1989年第6期），是文件论研究的“起步”之作。自此之后，有关文件理论的研究作品就很多了，甚至还有专著问世（如何嘉荪、傅荣校的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年出版）。应该说，十几年来我国对文件理论的研究已取得了一定成果。虽然在文件理论研究方面吸收了外国的某些思想、理论，但并没有照抄、照搬，是中国化了的，甚至是发展的。正如何嘉荪、叶鹰在最近的一篇文章《文件连续体理论与文件生命周期理论》（《档案学通讯》2003年第5期）中指出的：文件生命周期理论“传入中国后已经得到我们中国学者发展”为“新文件生命周期理论”。
2 文件论的核心思想是对文件要有个新的认识，需要有一个科学定义。
我国汉语中文件一词于近代出现之后，常与古代就有的文书、公文两词并用，但其外延越来越宽，其外延一直随着社会的发展而扩大。清同治三年（公元1864年），总理各国事务恭亲王奕訢的奏折中有“所收文件，眼下月初十日以前办竣”等语，主要是指公文。1912年10月1日制订的北洋政府《司法部文件保存细则》出现了“会计文件”一词。1915年北洋政府办理国民会议事务局致各省电文中有“一应文件，除法律规定应行存案者外，无论中外各地方所来公私文电信函，”“一律查明销毁”。这里的文件已包括了私人文件和电报了。1931年中共中央制定的《文件处置办法》，文件已包括了会议记录、宣传大纲、机关报等。1935年中华书局出版的《商业文件大全》和1946年出版的《商业文件》两书，将请柬、广告、计划书、收据、选举票、契约、合同、汇票、支票、股票、印鉴、登记簿、资产负债表、出品说明书、统计表、统计图等均归入文件之列。50年代、60年代，在各种书刊、教材和政府机关的公文中出现了技术文件、设计文件、规划文件、验收文件、照片文件、影片文件、录音文件等词，上述文件同时又被称为文件材料、材料、资料。前面提到的《文书学讲义》就指出“文件的范围应该包括：国家的法律文件，机关的收发文件、电报，机关的内部文件，各种记录，出版物原稿，手稿，人民来信，技术图纸，照片，录音带等等。”70年代、80年代，又出现了录像文件、机读文件、计算机文件等词。于是，80年代初出现了外延较宽的文件解释。如张翊的《文档管理》中说：“文件的范围，较公文为广，……文件则泛指与公务有关的一切书写的东西，……电子处理所使用之磁带、磁碟等，亦为记录各项资料之工具。此种记录，虽非狭义之书写，似亦可列为广义的文件。”（台北市三民书局1982年版第4页）又如朱佳林等的《机关文书学概论》中说：“机关为了实施管理，完成各项任务，往往使用文字材料（或照相相片、录音录像磁带等现代录记材料）作为传达领导意图、联系工作、处理问题、记录工作活动的一种工具。这些文字材料，包括现代录记材料，统称为机关文书，有时又叫公文、文件等。”（华中工学院出版社1984年版第30页）这两种解释的缺点是没有将非公务文件包括在内，第二种解释还是文件与公文、文书不分的。
在此情况下，根据我国“文件”一词出现之后对它的认识和使用，并参考外国的一些文件（英文record,document，法文document，俄文локумент）定义，我在1986年4月给文件下了一个定义：“人们在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的记录材料。”（《山西档案》1986年第6期）1988年陈琼在《文件论》中提出的文件定义是：“机关（包括团体、企事业单位）或个人在社会活动中直接形成和使用的各种信息记录材料。”1993年出版的《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》为文件下的定义是：“国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。”1994年出版的《档案学词典》将文件分为广义和狭义两种，“广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。”1999年出版的《辞海》将文件定义为：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。”2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》将文件定义为：“国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”上述有关文件的定义，文字表述不完全相同，但其内涵和外延是一致的。定义的属概念用了“记录材料”、“各种信息记录材料”、“记录有信息的一切材料”、“各种形式的信息记录”等极为相似的词语。这里的“材料”，当指能使所记录的信息是相对稳定的、在时间和空间上可以传递的物质材料，如泥土、甲骨、石板、金属、树叶、纸草、竹片、木片、缣帛、纸张、墨水、油墨、感光材料、磁性材料等。这些材料上记录了信息，就成了“信息记录”。“记录有信息的一切材料”与“信息记录”实际上是一个意思。信息记录或信息记录材料是极为广泛的一个概念，市场上出售的、传播信息的图书、报刊、录音带、录像带、光盘等都属于信息记录、信息记录材料。那么，作为文件的信息记录材料和上述诸多信息记录材料的区别在哪里呢？这就是上述文件定义中的种差：“为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作”，“在社会活动中直接形成和使用”，“为处理事务、交流信息而使用”，“为处理事务而制作”，“为履行法定职责或处理事务而制作”，“在履行其法定职责或处理事务中形成”。这些种差文字表述有点不同，但都说明了制作或形成文件的目的，是为了“办事”。关于这个问题，我国著名经济学家、哲学家于光远早在1981年11月23日（时任国家科委副主任、中国社会科学院副院长、中国档案学会名誉理事长）中国档案学会成立大会暨第一次档案学术讨论会的讲话中即已有了精辟的论述，他说：“我觉得，写书、出版书就是供人阅读。……不论文件、手稿、记录、技术图纸、财会簿册、印模、照片、电影片、录音带、唱片等等，在未形成档案之前，都不是为了供社会公众甚至也不是为了供一般研究者阅读的，而是为了当时处理事务的需要。”（《档案学通讯》1982年第1期）
3 从上述文件定义的种差，可知文件与其他信息记录材料（或称文献）的区别在于制作或形成信息记录材料的目的不同。“为履行法定职责或处理事务”的目的而制作的信息记录材料，是文件；为市场上出售、传播信息的目的而制作的，就是一般的信息记录材料（或称文献）。所以，文件论认为图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初，一般也经历了作为文件的过程。拿出版社出版一部图书来说，在出版工作中形成的著作原稿、校样、审稿意见和编辑加工整理记录以及自己留存和送交作者、出版管理部门、版本图书馆的样书，都是出版社为出版某一部图书的目的而制作或形成的文件（书稿文件）；而发送和出售到书店、图书馆以及读者手里的书，也是一种信息记录材料（或称文献），但不是文件了。由此可见，文件与其他信息记录材料（或称文献）的区别，不在于形式（形式上可完全一样），而在于制作这些信息记录材料的目的。1931年中共中央制定的《文件处置办法》就是将自己的机关报作为文件看待的。1986年中共中央宣传部和国家档案局颁布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》规定“本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物”列入归档范围，就是因为这种报纸和出版物在本单位是起着文件作用的，不同于一般的出版物。
4 根据以上文件的定义和对文件的广义认识，档案的定义就可以简化为：“保存起来以便查考的文件”（1999年版《辞海》）或“保存备查的文件”。这个与文件定义结合起来的档案定义，与2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中的档案定义（档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录）基本精神是一致的。因为：1.前者的档案定义的属概念是文件，文件的属概念是记录、记录材料，与后者的档案定义的属概念记录一致；2.前者的档案定义的种差是保存备查，文件定义的种差是“组织或个人为履行法定职责或处理事务而作”，与后者的档案定义的种差“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的”是相似、相近的。“国家机关、社会组织或个人”与“组织或个人”是相同的；“在社会活动中直接形成”，也就是在“履行法定职责或处理事务”中“直接形成”（当时当地直接制作）的；因为“有价值”，才需要“保存备查”，两者意思相同。这里必须说明的是，上述“保存”一词是广义的，不仅仅指文件贮藏在档案馆、档案室内，是泛指一切组织或个人对它的贮藏。
文件成为档案之后，文件仍然存在。“保存备查的文件”，仍是文件，只是成为历史记录、历史文件。1993年出版的《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》称文件“转化为档案，不宜再称其为文件而只能称其为档案”（第461页）。有人在文章中引述了这段文字，作为文件转化为档案之后不再是文件的根据。我不同意这种看法，因为它不符合文件论的思想。这段文字所属的条目（文书、文件）的撰稿人是陈兆祦等三人。这里需要说明的是，该条目中的这段文字并不是我的观点。我为大百科全书写过“文件”条目的稿子（作为档案学基础知识全文发表在《档案学通讯》1991年第4期上），其中就没有上述那段文字。
5 根据上述档案定义，档案来源于文件，档案是由文件组成的。那么，有没有不是文件的档案呢？我认为不会有的。关键在于对文件的认识。按照上述文件的定义，有些好像不是来源于文件的档案，实际上也是一种文件。有人问“高校档案馆的教材和著作是文件吗？”它是本校有关机构和教师、科研人员在履行法定职责或处理事务中制作的记录有信息的材料，当然是文件，而且还是一种重要的书稿文件。有人又问“公安司法部门的指纹档案是文件吗？”它完全符合上述文件定义，这是公安司法部门的一种专用文件。有人又问“家庭档案中的一些资料是文件吗？”不知这里的“一些资料”是指什么，如果是指遗嘱、毕业证书、结婚证、离婚判决书、房产所有权证、信函、家庭成员的著述、财产清单等，毫无疑问是一种文件（家庭文件、个人文件），这有点像上一世纪50年代将技术文件称为技术资料一样，是一种习惯。有人提出“口述档案”该不是文件了！其实在“口述档案”形成之前也经历了作为文件的过程。因为历史工作者或档案工作者要将某人口述的历史事件记录下来，必须通过速记或录音，产生了速记稿及其整理稿、录音带及其整理稿，这些就是记录有历史事件信息的文件（口述文件），文件上还必须有记录者、录音者的署名、日期等一系列的标注。保存起来的口述文件才成为口述档案。有人又提出所谓“实物档案”不能称作文件了吧！“实物档案”是一个非常模糊的概念，因为所有的档案都是一种实物、一种物体。如果某种实物上记录了信息，又是在履行法定职责或处理事务中制作的，如锦旗、奖杯、奖章、奖牌、印章、石碑等，当然都是文件或具有文件的性质；否则就不是文件，也不是档案。这里必须明确的一点是，档案馆（室）里可以保存一部分非文件、非档案的东西；而有些特殊的文件、档案因具有多种功能，在日常工作中不一定非称它们为文件、档案不可，同时它们也可以由博物馆、纪念馆、图书馆、文物部门保存。上一世纪50年代，我到某省人民政府办公厅档案室参观，见到了该室保存的一支手枪。这支手枪是一份公文的附件，因没法处理，就随同公文一起归了档（后来听说还是交出去了）。档案机构里保存一些非档案的东西，在世界各国都有这种现象。
6 档案既然是保存起来的文件，档案与文件是否可以不再区分呢？有人主张将档案的定义扩大到所有文件，我认为这是行不通的。文件的产生是为了履行法定职责或处理事务的现实目的，简而言之，就是人们办事的一种工具，它本身成为组织或个人履行法定职责或处理事务（也就是人们常说的“社会活动”）的组成部分。正在实现现实目的的文件，通常也称为“现行文件”。例如，某机关发出数十份开会通知，这些《通知》就是某机关履行法定职责而制作的文件，在这些文件中记录了有关举行此次会议的各种信息，告知相关机构和人员。有关机构收到这份《通知》后，就要研究由谁出席会议，决定出席会议的某人就拿了《通知》去开会。制作、发出和研究《通知》，本身就构成了举行会议这项活动的组成部分。以上这些就是制作这份《通知》的目的和所起的作用，也就是这份《通知》文件的现行作用。当会议举行以后，散会了，召集会议的机关或派员参加会议的机构认为这份《通知》没有用了，就可以列入销毁的文件中。如果这个会议特别重要，这份《通知》中又包含了有关会议的重要信息，它就成为举行某重要会议这一历史事件的见证，同时对今后举行类似的会议有参考作用，这就产生了除制作该《通知》的目的和所起现行作用以外的一种作用，这就是它的历史作用。由于文件有了历史作用，应归档保存，也可以称为有了档案价值，这份《通知》就成了档案。成为档案的这份《通知》，随同会议的结束一起退出了现实活动，从文件运动过程来说，可以称之为“历史文件”（有的国家称它为“非现行文件”）。档案（主要是历史文件）与一般文件（主要是现行文件）的主要区别就是它们具有不同的作用和价值。前者有着历史保存价值，后者有着现行使用价值。两者有着极为不同的管理工作，在古代或现代小组织和个人形成的文件、档案数量少，两者不加区分地统一管理，问题不会太大；现代社会文件数量庞大，如果不将两者分别管理，是不可想象的，危害极大。同时，人类根据千百年来的经验积累，形成了文件（包括文书、公文）和档案两个不同的词汇和概念，从目前来看可以继续使用，不必取消其中一个（都称文件或都称档案）。原苏联于1983年颁布的国家标准《文书工作与档案工作的术语和定义》中没有单独的“档案”一词，原来作为“档案”解的архнв规定只作“档案馆”解（俄文архнв原有档案、档案馆、档案库三个意思）。但是，为了将档案馆（室）保存的文件区别于现行文件，又规定了“档案文件”（архнвнвын локумент，也可译为“归档文件”）一词。可见，档案与文件完全不分是不可取的。
文件所起现行作用，也就是文件的现行期，各种各类的文件有所不同，是极为复杂的。因此，在什么样的情况下文件可以作为档案保存起来，在各个国家、各个地区、各个行业对于各种文件会有不同的认识和做法。在我国，一般以暂时不用了（可能已失去现行作用，也可能还没有失去现行作用）就可以归档，将文件交给档案员、档案室保存而成为档案。由档案馆（主要指国家档案馆、公共档案馆）保存的文件，一般都已失去现行作用。这一点，世界各国是相同的。照我的想法，文件在移交档案馆之前暂时保存在各个组织或个人手里时，是文件还是档案，不必严格区别，可以称它为档案，但仍称它为文件也没有错。我们曾经讨论过档案能不能修改的问题，如果是档案馆保存的档案（也就是历史文件），是不能修改的；但是档案室、档案员保存的档案，特别是其中有一些不对外发布的内部文件，不让其原作者修改也是说不过去的。
7 按照以上对文件和档案的认识，文件管理（文件工作）的重点是对现行文件的管理（包括它的制作、传递、运转、承办、处理、临时保管、简单整理、归档等），档案管理（档案工作）的重点是对档案（主要是历史文件，包括一部分尚未失去现行作用的文件）的管理（包括对它的收藏、编研和提供利用）。文件管理与档案管理是关系非常密切的两项工作，其中还有一部分工作是交错进行和相互渗透的，因此，这两项工作应该统一管理，特别是在一个组织内必须统一管理。对于教育与培训来说，学习文件管理（或文秘工作）的人应该学习档案管理的基本知识，学习档案管理的人更应学习文件管理的基本知识。在学科建设方面，我主张文件学应侧重于对现行文件及其管理的研究，档案学应侧重于对作为档案保存的文件（主要是历史文件）及其管理的研究。文件学与档案学是紧密相联的两门学科，研究文件学的人应关注档案学，研究档案学的人也应关注文件学。但是，我不主张将档案学放在“大文件学”内，或将文件学放在“大档案学”内，因为它们都不利于学科的建设和发展。