杨磊
福建福清核电有限公司 福建福清 350318
摘要：工程变更管理是合同管理的重要内容，它涉及面广、构成原因复杂、规律性较差、造价难以确定。本文从工程变更产生的原因上出发，通过结合核电工程业主配套项目自身特点，并以某装修工程的实际经验，对工程变更管理提出建议。
关键词：工程变更管理；业主配套项目
工程变更，是指在工程项目实施过程中，由于前期未能预测或受当时客观条件限制，或因考虑不周而引起的与合同承包内容相关的各种变更，主要包括工程量变更、进度计划变更、施工条件变更以及合同价款变更等。工程变更涉及面广、构成原因复杂、规律性较差、造价难以确定，重视和做好工程变更管理工作，是做好工期、质量、投资控制的重要保证。
一、工程变更的产生原因
建设工程具有周期长、投资大、控制环节多等特点，由于其内在和外在条件的不确定性，工程变更在所难免，其发生的原因也是多方面的：有源自业主对工程项目部分功能、用途、规模、标准的调整；有来自设计单位对图纸的修改及为解决设计不完善和各专业之间相互矛盾的变更；有施工单位从优化施工方案考虑，对设计图纸及其错漏提出的变更；有监理单位发现图纸中存在问题后提出的变更等等。当然还有某些施工单位为了中标采取超低价报价策略，一旦中标签订施工合同后，便挖空心思、想方设法进行工程变更的。
二、核电工程业主配套项目工程变更管理现状
1、变更数量多，金额大
目前，核电项目普遍推行EPC总承包模式，除主厂区外，厂前区配套项目由业主自行管理，鉴于项目初期业主管理人员少、配套项目要求工期紧，业主在设计阶段很难向设计院提交完整的使用功能需求，同时在招标前没有足够的时间进行图纸审查，导致工程施工阶段因使用功能变化发生较多变更，给进度、投资控制带来很大困难。
2、工程变更管理流程不规范
业主配套项目建设之初，公司刚刚建立不久，各种管理程序均处在编制之中，再者由于公司员工来自不同的单位，管理理念差异较大，在工程变更管理上做法各异，变更流程不规范。变更签署时缺乏对施工合同的深入了解，对变更的原因、必要性、可行性分析甚少（如进度、造价影响分析等），审批授权缺乏明确规定，变更分发流程不清晰等。
3、公司内部各部门对变更缺乏沟通
工程管理涉及到公司各个部门，项目的使用部门、实施部门、合同管理部门之间沟通的畅通与否直接关系到变更管理的实施。同时严格的审计监察制度使得各分管部门侧重从自己重点控制的方面出发，部门协调比较困难，很难从项目的总体上进行平衡，往往导致变更从发起到生效要经过很长的时间，为避免延误工期，经常发生变更先实施而无变更单的现象，变更管理相对混乱。
4、施工单位对变更疏于管理
目前建筑市场准入门槛较低，竞争激烈，施工单位为了中标，投标时往往报低价，利润空间很小。中标后，施工单位通常会尽可能寻求变更机会，认真做好每一个变更记录，通过变更来增加额外利润。在目前核电工程业主配套项目实施中，“先工程后商务”的传统思维使的施工单位在及时记录、尽快处理变更申请方面较为弱化，易导致纠纷，结算久拖不决。
三、某核电业主配套项目变更管理程序
任何一个好的项目管理都离不开各种管理制度、管理规范，变更管理也是必须基于一个完备的变更管理程序之下才会发挥其最大的功效。某核电管理程序流程如下：
设计院发起变更流程：
施工单位发起变更流程：
施工单位提出工程变更申请后，由监理单位、业主工程处、商务合同处（＞5万元）、计划控制处审查会签后，由业主工程处送设计院审查，审查通过后流程同设计变更流程。
业主发起变更流程：
相关部门提出使用功能改变需求，工程管理处编制变更单并组织施工单位、监理单位、商务合同处（＞5万元）、计划控制处、设计院审查变更，审查通过后流程同设计变更流程。
四、工程变更管理建议
工程变更管理是一项系统工程，为了对其进行总体控制，除了必要的程序做保证，更需要各相关部门共同协作，下面就以某装修项目的变更管理为经验，谈谈工程变更管理应处理好的各种问题：
使用部门需求跟踪管理
从变更的产生来看，由于业主对工程项目部分功能、用途、规模、标准进行调整而产生的变更在总的变更中占据很大分量，而这部分的变更通过各使用部门的沟通协调与紧前控制又最好消除。为此，在项目实施前首先应明确一个责任处室负责牵头收集和细化需求，制定技术规格书，同时各使用部门要主动对接，尽量将工作做在事前，对于项目实施中后补的需求应引入绩效考核或者适度惩罚机制，以保证项目建设的严肃性与总体控制性。另外，商务部门作为项目的牵头管理部门，应及时跟踪各使用部门提出的需求做好项目的概算工作，对不合理的需求或者会突破立项金额的项目谨慎处理。
招投标过程控制管理
对于一个建设项目来讲，控制了主要材料的价格也就基本锁定了项目总造价以及施工单位的利润空间。为此，商务部门应会同有关部门从项目立项之初就努力做好调查研究工作，主动了解材料价格信息，对预算中金额较大、工程量较大、差异较大的材料做出封样，确定其品牌、规格和型号，为清单的编制及控制价的制定提供第一手的资料。
在招评标工作中需要制定科学合理的商务标评标办法，剔除“别有用心”的报价。在合同签订之前，应全面充分地考虑可能发生的分歧和费用变更问题，对于双方有分歧的部分应尽量提前确定，必要时应要求施工单位给予相关承诺，避免项目实施过程中的扯皮。同时，合同的签订必须严格规范化，合同条款必须完备，双方的权利、义务必须对等，语言表达应严谨准确。
合同过程跟踪管理
商务部门对项目实施起总体协调的作用，一方面督促合同实施部门切实履行职责，参照有关变更管理程序严格监管施工单位在施工中的各种变更，做到变更有依据、依据有核准、核准附造价、定价后执行，力求事前控制；另一方面合同管理人员应理解合同、吃透报价，确实用好合同和报价这两样武器，防范施工单位不合理的变更要求，尽可能减少变更、控制造价；同时，加强合同履行跟踪，深入现场搜集第一手的变更资料，为谈判创造先机，谈判中做到有理、有利、有节，共同推动项目快速前进的目的。
合同变更归档管理
合同变更管理的主要问题就是如何处理各种变更，科学的管理固然是保证，但是各种齐备的手续、资料也必不可少。应保证合同归口管理、分级管理和授权管理机制的执行，从提出合同变更申请到项目经理审查、批准；从监理的审核确认到业主的核定签发整个过程都要留下完整的文字记录与签章，包括作为辅证的各种签证、函件、报告、指令、会议纪要、工作联系单、邮件、图纸等都要形成完整的书面文件，只有这样才能保证日后合同结算时变更依据的齐全，同时需要踏实做好合同变更归档管理工作。
合同预警管理
在国企中严格的资金审批程序与审计监察制度让很多人不敢越雷池一步，因此做好合同的提前预警工作对于商务部门控制合同造价与工期至关重要。通过及时记录施工过程中的各种变更并做出统计，分析造价、工期与合同原要求的差距，对于可能会超合同价、超工期的变更提前给予相关部门警告，通知他们做好后续事项的处理事宜，以保证项目持续的开展。同时，做好合同预警管理可以帮助决策层分析项目的进展、存在的问题，对于日后处理相同相似工作具有重要的参考作用。
合同结算管理
合同结算工作是一个项目中最难处理的工作，做好结算工作首先需要做好上述五项管理工作，同时应遵循以下原则：以本（合同文本）为纲，以报（合同报价）为据，价（材料定价）不超限。当发生材料替换时，合同实施部门应明确变更材料与原材料为同档次、同价位、同质量，商务部门应注意收集依据作为日后合同结算的凭证。对于无法询价的项目，可以采用比较法（与相同或相似项目比较）、剖析法（通过分析原人材机等费用之和确定总价）等确定价格。
对于业主与施工单位的分歧，应将分歧项列出，逐项比对消除分歧，暂时无法解决的问题双方可通过协商或者继续寻找依据慢慢定价，切勿胡子眉毛一起抓，将能解决的问题与暂时无法解决的问题混为一谈，这样非但不利于解决问题还会让问题更加复杂。
五、结语
工程变更管理，涉及到质量、进度、成本等多个方面，且贯穿于项目实施的全过程。如果事先就能制订具体的管理办法进行预控，在实施过程中又能多环节、全方位地严格把关，那么业主对工程变更的管理就能处于科学、有序的状态，就会避免不必要纠纷的发生，进而更加有效地进行合同管理。
论文作者:杨磊
论文发表刊物:《防护工程》2018年第14期
论文发表时间:2018/10/15
标签：合同论文; 工程论文; 项目论文; 业主论文; 施工单位论文; 部门论文; 核电论文; 《防护工程》2018年第14期论文;