摘要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。对于企业管理来说，档案管理是其中非常重要的一部分，其直接关乎到企业的经营效益。本文就精细化管理在企业档案管理中的应用展开探讨。
关键词：精细化管理；企业档案管理；应用
引言
企业档案管理真实地记录了企业发展历程，是企业可持续发展和展开创新的重要信息资源。在企业经济效益的提高方面，企业档案管理尽管并不是直接影响因素，但在不知不觉中影响着企业的经济效益。所以，就企业的档案管理而言，必须将原有的管理思路和理念改变，做到系统化、精细化。从业务工作、服务利用等方面促进档案工作规划化、流程化发展，这样才能与时俱进，和企业发展需要相适应。
1精细化管理概述
从某个角度上来说，精细管理属于一种管理文化和理念，而在实际实施过程中，其必须得严格的遵循精、准、严以及细。其中的精主要就是指追求最优和最佳，求精；而准主要就是说准时和准确；严是指严格的执行，具体表现在对管理流程和制度的控制和执行；细指的是将管理和流程尽可能的做细。精细化管理最为基本的特征就是重质量、重落实和重细节，要求在每一个细节上做到最佳。除此之外，精细化管理属于一种管理技术，其主要就是通过规则的细化和系统化，然后通过各种手段使得组织管理更加的高效和精确。这也就是说将复杂的事情尽可能的简单化，而简单的事情则是尽可能的流程化。
2档案管理存在的问题
2.1档案管理流程出现问题
当前时期，很多企业部门依旧保留着传统档案管理形式，以传统管理流程进行工作。比如：对于档案管理依旧采用人工形式进行分类，进而依据一定程序将档案排放到相对应的位置和架子上。此种档案管理形式需要浪费较多的人力和精力，经常会出现档案破坏和丢失现象，一般严重情况包括以下几方面：档案管理手段过于单一和传统，导致档案出现破坏，字迹不够清晰等情况时有发生，通过一些先进技术对档案进行恢复，也只能够恢复档案的一小部分，进而导致档案丢失。此种现象的发生，会严重影响档案管理工作的进程和速度，对企业未来发展具有不良影响。所以要及时改变传统档案管理形式，将阻碍企业未来进步和发展的绊脚石挖走。
2.2档案管理制度不够完善
在企业实际建设和发展中，对于质量控制、科研以及人事管理等各个方面都会结合自身具体情况建立较为完善的管理职责和制度，不过有关于档案管理的职责和制度却较为忽视，使得一些应该归档的文件依旧存在着某个人或者是某个科室中，这一问题的存在严重的影响到企业档案管理工作进一步的发展。除此之外，档案载体非常的复杂，所以业务部门很难将其完善且长期的进行保存，并且对于档案法律法规也存在着认识不足的问题。除此之外，还得很多部门一味的重视自身工作的特殊性，对于完整归档的长远意义则就完全没有考虑，进而影响到档案形成之后的归档。
2.3档案归档存在问题
档案归档过程中经常会出现企业职工归档不够及时，档案管理收集工作速度比较慢，工作效率比较低下，归档出现很多错误和问题等，使得企业档案内容不够真实，查找资料比较困难，影响企业的运作。综其原因就是企业对档案管理不够重视，缺少严格标注和管理规范依据，档案管理意识不强，使得档案归档和立卷出现严重问题，档案管理价值不断弱化，管理时间不断延长，使得档案管理成为一个虚设的部门。
2.4企业档案管理人才队伍培养力度差
就当前企业情况来看，档案形成部门的各方面的意识非常的差，同时在管理方面也有着极大的不足，这些问题的存在严重的影响到企业档案管理工作顺利的开展。一直以来，因为企业的体制改革不断的深入，档案管理工作不断的被边缘化和弱化，这方面人才的培训工作也得不到应有的重视。除此之爱，档案管理人员忙于处理繁杂的工作，缺乏专门系统的培训和学习，所以导致他们的专业能力和整体素质很难使用企业不断发展的需求。在实际工作开展过程中，时常出现档案管理人员对接收材料认识不足，不能够准确的判定和整理。导致这这些问题出现的原因主要就是档案管理人员综合素质以及业务水平不足，进而导致应该归档的档案和实际严重不符，还有就是不能够保证档案排列的规范系统性。
3精细化管理在企业档案管理中的应用措施
3.1档案管理流程精细化
企业档案管理人员首要任务就是要精细化管理流程，将档案工作中比较复杂的管理程序简单化，使得档案管理工作更加精准和技术。以往档案管理流程规定为：将收集的档案整合起来，并按照一定标准对其进行分类，将分类的结果记录起来，将其形成目录，进而对档案进行详细装订，制作检索样本，将整理完整的档案添加入库，以不同类型加入到书架中。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此种管理模式在实际使用期间，因为不同原因等导致档案使用混乱，丢失现象比较严重。因此可以借助精细化管理形式制定管理流程：首先，综合部门对所有档案进行统一化编码工作，一旦发现遗漏或者增加档案文件时，要求不同部门对其进行整理，再移交到综合部门进行统一编码。其次，综合部门依据实际情况将档案整理成范本，进而不同部门依据范本为参考对内部的档案进行整理和分类。最后，所有部门完成一项基本工作后，就要将相关资料整合后，再将档案信息送达到档案室实现归档，相关档案和文件也要进行归档，使得使用过的所用文件和档案都可以按照原来位置有所归属。档案管理流程还要依据管理机制和归档机制进行工作，可以最大限度地提升企业档案管理效率模式，使档案管理流程更加精细化，确保企业的正常运行和发展。
3.2加强精细化档案管理制度建设
当前，对企业档案管理体制予以完善已慢慢成为促进企业档案管理水平和管理效率提高的关键措施。要想和当前企业发展趋势及要求相符，实现企业整体管理水平的提升，就必须确保企业档案管理工作的高效性，而把企业档案管理工作做好的关键，即对档案管理制度予以完善。运用精细化理念开展档案管理制度建设，可以实现档案管理效率的最佳化，并基于此，确保管理标准和管理内容的规范性，企业管理者要借助合理方法和措施完善档案管理制度，要竭尽所能将档案管理的有效性增强。此外，相关部门也要对档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配，并选择某一固定时间考核管理人员，这样既能在一定程度上促进管理人员专业素质和职业水平的提高，同时还能把管理人员的工作效率提高，从而为企业之后顺利开展日常工作提供方便。
3.3档案归档的精细化工作
档案管理人员自身要具备精细化管理意识和理念，在针对企业档案归档整合工作过程中，要对档案进行深度清理和整合，结合新时代发展的基本情况和实际情况进行研制，确保所有档案的归档都能够保证文件内容和信息的完整性。不同类型的档案采取不同形式进行管理，使得档案文件分类足够清晰，在档案管理过程中不出现错误档案问题。比如：政务服务管理局要对局内的档案进行精细化管理，在2016年，归档档案大约有400多件，有永久档案、长期档案和十年档案等。在精细化档案管理模式下，政务服务管理主要对一些档案进行电子管理，建立电子档案管理室，确保档案信息的完整性和精细化，使得档案信息更加真实和准确。而且，精细化管理形式下企业的档案管理效果会更加明显，档案管理效率会得以提升，电子档案管理会使得档案信息更加真实和准确。而且，精细化档案管理形式得到了政府的大力支持和认可，并将其不断推向档案管理中，在档案管理中投入更多资金，为企业建设信息化档案室，确立综合档案室，一般包含的档案种类分别是：公民、科技、实物等类型的档案信息，在信息化硬件设备上给予一定保证支持，使得企业可以针对档案管理使用精细化手段和理念。
3.4增强服务意识，加大业务培训
精细化管理属于一种全新的现代化管理理论，所以对于很多企业档案管理人员来说较为陌生。因此要想在企业档案管理中更好的实施精细化管理，那首先就得针对档案管理人员进行专门的岗前培训。在实际培训过程中，企业需要注重理论和实践的有效结合，并且加强精细化管理的指导，以此来使得所有档案管理工作人员的心中都能够牢固的树立这一理念。除此之外，还应该定期的组织业务培训，充分的考虑到企业档案管理具体情况，以此来有效的提升档案管理人员的业务水平，增强他们的创新意识和理论研究能力，只有这样才能够更好的保证精细化管理可以切实落实。最后就是科学的建立激励机制，通过各种方法将精细化管理逐渐的转变成为员工的自觉行为，这样必定能够极大的提升企业档案管理的水平，并且对于企业可持续发展目标的实现也有着很大的促进作用。
3.5档案信息资源精细化
借助建立企业局域网，不仅为广大用户所服务，同时也能更加科学、系统地开发利用企业档案资源。随着信息时代的不断发展，档案信息零散性和复杂性更强，因此，必须对档案信息资源展开有效整合，从企业各个部门各自为营的局面中走出来，构建完整的社会信息系统，将一体化管理贯彻落实。利用这些信息系统的建立，不仅要将资源贡献出来，同时还要让所有部门充分挖掘出有用资源，实现资源的互补，提升档案信息资源的利用率，以免发生重复和浪费现象。最终通过反馈信息资源对产生的结果进行开发利用，确保档案信息开发利用的合理性和科学性。
结语
综上所述，对于企业整体管理来说，档案管理有着非常重要的作用。在实际管理过程中，相关人员需要充分的认识到其中的效能和价值，并且通过精细化的管理不断的挖掘出其中的潜能，树立正确的精细化工程档案管理意识，不断的进行管理制度的完善。除此之外，还需要加强各个部门之间的交流沟通，注重档案精细化管理人员整体素质的培养和提升，确保企业档案精细化管理的科学化、制度化以及规范化。
参考文献
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[3]高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务,2016(13):115.
论文作者:赵华蓉
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第12期
论文发表时间:2019/8/27
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 精细化论文; 管理人员论文; 部门论文; 流程论文; 《工程管理前沿》2019年第12期论文;