当前文书档案管理问题及其改革对策
刘凤丽
鲁中矿业有限公司井巷工程分公司 山东济南 271113
[摘 要] 文书档案作为企事业单位的活动记录，见证着企事业单位的成长过程，具有非常重要的参考价值，是一种重要的信息资源。现阶段，如何提高文书档案管理水平，是档案管理工作人员面临的新挑战。档案管理工作人员应发挥自身能力，利用信息技术构建现代文书管理模式，解决文书档案管理存在的问题。因此，研究当前文书档案管理存在的问题及改革研究，具有重要的现实意义。
[关键词] 文书档案管理；问题；对策
随着社会和经济的快速发展，人们的工作形式和工作理念已经发生了转变，而文书档案管理工作作为管理中的重要环节正在面临着管理效率低下和使用不便利等问题，严重制约了人们工作的顺利展开。因此，针对这种情况必须对文书档案的管理工作进行科学化和规范化，并且逐步摆脱对手动操作的依赖性，从而更好地适应现代信息社会的发展需求。
1 当前文书档案管理方面存在的问题
1.1 档案管理队伍不稳定
由于历史原因和在企业的快速发展过程中，公司的新老员工接替断层，岗位变动频繁，文书档案管理工作无法有效街接，档案管理人员队伍不稳定，无暇也无能力顾及档案的信息开发、利用工作，致使文书档案在企业的改革发展中没有得到充分的发挥。
1.2 档案管理人员素质和能力不足
档案管理人员是文书档案管理的主要工作者，许多企事业的档案管理人员的素质和能力都不符合档案管理工作要求，主要由两个原因造成：第一，缺失招聘标准。招聘是企事业吸纳档案管理人员的主要方式。部分企事业在招聘员工时，不了解员工实际水平，只根据简历或学历判断应聘者能力，无法招收合适的工作人员。企事业没有进行相应的考核，很容易将部分能力不足的应聘者招入，影响企事业发展。第二，缺少培训活动。培训是企事业提高档案管理人员工作水平的重要途径。部分企事业忽视培训活动，没有开展培训活动或只开展单一化培训活动，致使档案管理人员工作水平停滞不前[1]。
对照组临床治疗总有效率为84.38%,观察组临床治疗总有效率为96.88%,两组临床治疗效果比较,差异有统计学意义(P<0.05)。见表1。
2 文书档案管理的改革措施
2.1 建立档案制度标准体系
根据国家、行业、地方有关档案工作的制度和要求，及时建立健全内容完善、便于操作的档案规章制度体系，实现统一管理、统一制度、统一标准，用制度规范企业的档案制作、传递、归档、保管、调阅等行为，用制度实现档案管理的安全、保质、保密等标准，建立健全包括文书制作、送交、归档一体化制度、归档制度、安全保管制度、档案借阅制度、档案管理工作人员工作责任制等，确保公司档案工作在辅助生产、经营、管理、建设、研发等活动中发挥最大效益。
2.2 提高对文书档案管理工作的重视程度
企事业单位应加强对文书档案管理工作的重视程度，认识文书档案管理重要性，发挥文书档案管理价值。第一，企事业单位领导需要转变自身意识，深度理解文书档案管理工作，研究文书档案管理工作和企事业发展之间的联系。同时企事业单位领导应该举办宣传大会，宣传文书档案管理工作重要性，树立员工文书档案管理意识。企事业单位应鼓励员工研究文书档案管理工作，利用经济扶持，提高员工参与积极性。企事业可以设立奖励机制，对积极参与的员工进行奖励，维持其工作热情。第二，员工应革新传统观念，主动参与文书档案管理工作，协助档案管理人员完成工作，提高企事业内部运行效率。档案管理人员应遵循企事业内部制度以及相关档案管理法规，主动完成工作任务，并及时向领导反映工作情况，使领导增加支持力度，保证文书档案管理工作的质量[2]。
4)与社交网络的互动不够密切，不够关注分享的强大功能，让个人的AR有趣体验只是成为个人的体验，而无法进行广泛的传播，与当前强大的互联网及其相关思维格格不入。
2.3 引进先进技术
加强对文书档案管理工作的岗位培训可以从根本上改变现阶段的文书档案管理模式，为企事业单位的未来成长和发展添加助力，因此档案管理责任部门应当对此培训项目高度重视，具体措施如下：第一，档案管理责任部门应当定期组织企事业单位的文书档案管理人员进行专业管理课程内容的培训，通过理论课程加实践操作的方式力求在较短的时间内能够大幅度提升管理人员的专业水平；第二，为了使得从事文书档案管理工作的员工能够时刻保持着积极向上的心态，档案管理责任部门还可以定期对这些管理人员进行专业水平的考核，并且将最终所得到的考核结果进行排序，同时实施相应的奖惩措施，帮助管理人员树立正确的心态[3]。
2.4 注重员工培训
为了可以对文书档案管理工作进行有效地改善，企事业单位的工作人员应当适当地在管理工作中引进一些先进的技术，将现代化的管理方式与传统的文书档案管理模式相结合，结合企事业单位的实际发展情况来有效地增强文书档案管理的高效性，构建全新的文书档案管理模式。此外，企事业单位的工作人员还应当合理地将信息化的先进管理模式融入文书档案管理工作中，为单位内部更多的决策者提供更加准确、全面的信息资料，显著提高文书档案管理工作的效率。
2.5 做好文书工作和档案管理工作的衔接
企事业单位应做好文书工作和档案管理工作的衔接，提高文书工作和文书档案管理工作质量。第一，建立沟通机制。企事业单位需要构建一条流畅的沟通渠道，让档案管理部门和其他部门直接沟通，让文书档案采集更加顺利，提高文书档案采集速度。档案管理部门可以提醒其他部门，让其做好准备，从而提升文书档案采集效率，更好地完成文书档案管理工作。第二，制定文书规范。文书质量决定档案管理质量。企事业单位需要制定文书规范，保证文书质量，从而提升文书档案管理质量。单位可以设置统一的纸张、文字颜色、文体格式，禁止使用复印纸、铅笔等书写工具。档案管理人员在收集材料时，应当拒收非统一格式的文书，确保文书档案统一性，使文书档案管理工作变得更加简单、轻松。
3 结语
文书档案管理的水平只有不断提高才能更加适应人们的需求和将文书档案的作用发挥到最大化。而在新时期文书档案的管理也面临着新的挑战，需要管理者不断进行创新才能更好地适应现代化社会的快节奏需要，才能不断提高效率和实现功能优化，从而更好地服务于企事业单位的改革发展。
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参考文献：
[1]王磊.新时期文书档案管理工作的思考研究[J].办公室业务,2014(19):101.
[2]王英.当前文书档案管理研究[J].中外企业家,2014(20):198.
[3]甘宜英.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].门窗,2014(05):318+322.
[中图分类号] G270
[文献标识码] A
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