科技档案学是档案学原理在科技成果管理中科学运用的重大成果，本文主要内容关键词为：档案学论文,科技成果论文,原理论文,成果论文,科学论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
科技文件的实质是科技成果，科技档案管理的实质是科技成果的科学管理。科技成果管理如何达到“科学”二字，这要从档案学原理与科技成果管理的结合谈起。
一、科技文件的实质是科技成果
科技文件是在科技活动的特定任务中形成的，既是科技活动特定任务中取得的科技成果，又是科技工作的记录。但是我们从科技工作角度看，科技文件的成果性是第一位的，因为科技文件的价值主要由科技文件的技术水平决定。因而，科技文件的生命线是科技成果的理论和应用价值。科技文件的记录性是附属的，科技文件的成果价值愈高，其记录价值也愈强，价值低，记录价值也差。例如我国第一颗人造卫星设计文件，其成果文件的价值巨大，其记录价值也就是历史价值就很高；反之，小型项目科技文件的成果价值低，其历史价值也低，甚至不存在。科技文件一般按项目、课题或产品为单元成套存在，不管什么样的科技文件或哪个阶段形成的科技文件，都是一定形式或一定阶段的科技成果，但是最终成果，即研究报告、论文、设计定型图纸等技术文件的价值最高。为了突出科技文件的成果性，科技文件亦可称为科技成果文件(下称成果文件)。
二、科技成果的科学管理
在档案学原理未引入科技成果管理之前，也就是1959年大连技术档案工作现场会议之前，我国成果文件的管理并没有形成一定的管理制度，更没有一套科学的管理方法。那时成果文件不但形成不够完善、完整，而且已经形成的成果文件也混同一般科技资料而极易造成丢失、散失或损坏，导致很多科技项目完成了却没有完整的成果文件保存，既影响了科技成果的直接应用、转让和交流，又使各种科技活动失之历史记载，严重影响了科技工作和经济建设的发展。大连现场会议以后，在成果文件管理中确立了科技档案概念，引入了档案学原理，大大改变了科技成果的管理方法，不但使科技成果更加完善，而且增强了记录性。至此，我国的科技成果管理工作出现了崭新的面貌。
成果文件管理怎样引入档案学原理呢？首先是科技活动也作为一种社会管理活动对待，然后引入了文书档案管理方法。我国最初创建的《技术档案管理学》的六项环节，即收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，就是移植了档案学的一般原理和方法形成的。然而科技成果管理中最具影响力的是归档原理、档案质量原理、案卷组织原理和原件留存原理。
1.归档原理。文件转化为档案，是通过归档原理而实现的。“归档”在档案学原理中占有十分重要的地位，“归档”使分散的原型文件经过筛选、鉴定，在管理上由分散到集中，使分散在个人手中的科技文件进入集中统一管理的渠道，使大量的无序化的零散文件进入有序的状态，使文件的不易控制状态进入了安全保密和可控状态，这在科技成果管理史上是空前的。归档原理在成果文件管理中还得到了发展。档案学中的归档通常指文件使用完毕后，即实现特定任务后文件的归档。有的学者甚至提出“半现行期”文件才归档的见解。但成果文件的归档已不同于一般文件，而是发展到项目、课题完成后在尚未完成特定任务之前立即归档的地步，而周期长的项目还可分阶段归档。这种做法的好处很多。第一，归档后的成果文件可立即得到统一管理，它的使用完全可以处于单位领导控制之下，有利于成果文件的合理使用。第二，避免成果文件保存在个人手中可能带来的丢失、散失或损坏等。第三，有利于成果文件的保护、安全和长寿。所以，“归档”原理在成果文件管理中的运用和发展是科技成果管理走向科学化管理的最关键的环节之一。
2.档案质量原理。档案质量原理在成果文件管理中的运用，使成果文件的形成更加完善，更加注重质量。我们常说科技档案是最完善的科技成果，这话是有道理的。科技成果通常指最终成果，如研究报告、设计图纸等，并不包括研究方案、工作计划、原始数据等记录性和原始性文件。但档案质量原理引入成果文件管理后，不但要求最终成果文件形成的完善、准确性，而且要求形成和积累全套质量文件。在这种要求下形成的成果文件，不但具有高质量的技术应用性，而且具有完善的记录性。因而，科技档案具有双重性，既成果性和记录性，既是最完整的科技成果，又是最完善的科技历史记录。
3.案卷组织原理。案卷组织原理是档案学的基本原理之一，案卷组织可以使零散的无序化的文件状态变为便于保管和利用的有序化状态。案卷组织原理用于成果文件管理，使成果文件能够按项目、课题、产品为单元实现集中，还使成果文件能够根据它的多少组成保管单位。我们知道，成果文件形成周期不但很长，而且形成过程又十分复杂。因而，形成的文件数量多，形式复杂，相当零散。这些文件如不进行整理，特别是不采用案卷组织的方法进行整理，不但难以保管，也难以利用，甚至无法利用。成果文件采用了案卷组织方法，根据其有机联系进行系统排列，然后组成保管单位，每个保管单位装订成册，并给予能够反映成果文件内容和层次的保管单位名称，对于收藏和利用十分有利。随着计算机技术的发展，文书档案的组卷逐步实现了以“件”代卷的方法。但在成果文件的组卷中，不宜采用这种方法。这是因为：第一，成果文件的形成以项目、课题或产品为单元，而且形成量大，以项目、课题或产品为单元组成案卷，并且给予完善准确的名称，给成果文件的利用带来极大方便；第二，成果文件相当零散，许多单份或原始记录材料并不构成使用单元，如不合理组合，就会因眉目不清而无法利用。所以，成果文件不但要以项目等为单元组成案卷，还必须根据案卷内文件的多少和有机联系组成保管单位。当然，每个保管单位根据文件的内容和厚度，可以是多份文件，也可以是一两份文件。通常依据性材料、原始性材料可以是文件的组合体，结果性材料宜单份组成保管单位。
4.原件留存原理。原件留存是档案学中最具有特色的原理之一。档案与文件、资料、文献在管理上的最大区别就是“原件留存”。原件就是文件的初始件或原稿、正本。“留存”即收藏之意，作为档案就是收存于本单位的档案室或档案馆，而除档案的信息内容或复制件外，其本身是不准赠送、交换和交流的。成果文件在管理上引入“原件留存”原理后，使成果文件具有了完善的凭证和依据性。
档案学原理引入成果文件管理已经40多年了，实践证明它是成功的。之所以成功，是因为这些原理符合成果文件管理的内在规律。但是科学的引入不是照搬，档案学的研究对象是普通文件，科技档案学的研究对象是成果文件，二者的研究对象不同，因此，在管理方法上是有差别的。如上所述，成果文件的归档，是任务完成后立即归档，它的频繁使用期是在归档后；成果文件整理方法也不同于一般文件，成果文件要以项目、课题或产品为单元组织案卷，而每个案卷内的文件还要根据文件的多少和有机联系组成保管单位，而不能以“件”代卷。另外，在管理上有许多方法也不同于文书档案，例如鉴定方法、馆藏组织方法、利用方法等等。看不到科技档案与普通档案各自的内在特点和管理上的区别，在认识上是片面的，在知识上是欠缺的。
成果文件管理引入档案学原理后，使科技文件及时地转化为科技档案，不但形成了一整套科学的管理方法，在理论上也形成了科技档案管理学或科技档案学，它早已形成于上世纪60年代初。我们今天研究这个问题，目的是通过剖析科技档案学的形成理论或原理，更深入地认识科技档案学，更完善地发展和更好地指导成果文件和科技档案的管理工作。
三、在原有科技档案学基础上继续改革
档案学原理引入成果文件管理后，虽然取得了重大成就，但也不是完美无缺的。前面已讲过，由于科技档案工作对象的不同，档案学原理在成果文件管理中还要灵活运用，决不能生搬硬套。另一方面，特别是情报信息工作的发展，要求我们应把科技档案看作一种情报信息，它的管理应置于更大的范围。这样，科技档案的管理必须打破封闭性，增强交流性。因而，成果信息发布、成果转让、与对口单位的交流，以及相应的工作带来的知识产权保护等等，都应当在科技档案学中作为重要的章节加以论述。科技成果的鉴定理论及其操作，也是成果管理中的专门性内容。从成果管理工作出发，专利申报及其文件管理也成为科技档案学的重要内容之一……总之，目前的科技档案虽然在成果管理中发挥了重大作用，但离真正发展成为科技档案管理的完善学科，还有很大的研究空间。虽然如此，我们无论如何也不能轻视我国科技档案概念的建立和科技档案学理论，更不能盲目地学习西方，淡化或取消科技档案概念，要根据我国的国情和传统，走我们自己的路。