摘要：我国政府在进行行政管理的过程中最常用到的一种工具就是公文。它是政府各部门间沟通的桥梁。行政公文写作规范与否，关乎着政府的形象与权威。本文将公文写作中常见的几种不规范现象进行归纳与分类，根据《国家行政机关公文处理办法》对不规范现象加以分析，并提出公文写作中的注意事项以及规范的写作方法。
关键词：公文写作；不规范现象
引言
党政机关公文是政府各部门间以及政府与企事业单位间进行沟通交流的一种重要工具。然而，在日常工作中，公文写作的不规范现象依然时有发生，不仅会损害公文的效力，还给公文制发机关的公文管理工作带来麻烦，甚至造成恶劣影响。通过对资料的查阅与整理，我将公文写作中的不规范现象归纳为以下几种：
1不规范现象
1.1公文文种错用
在我国，国家行政机关公文的文种共有 13 个，分别是：通知、通告、公报、命令 ( 令 )、公告、请示、批复、会议纪要、函、意见、议案、报告、决定，每种公文都有其特定的适用范围与功能，如果在公文写作过程中滥用公文文种，将会失去制发公文的目的和意义，甚至扰乱各行政部门间正常的工作秩序，对政府工作造成负面影响。然而，在公文写作实践中，文种使用不规范现象仍然存在。比如，某镇人民政府维修道路需要资金，要向县交通局行文申请维修资金，拟标题为“某镇人民政府关于道路维修资金的报告”，这就是将报告与请示误用了。需要上级机关答复或批复，应该使用请示，而非报告，因此正确的做法应该是将题目拟为“某镇人民政府关于道路维修资金的请示”。除此之外，一些制发机关乱造公文文种，如将“关于⋯⋯的请示”写成“关于⋯⋯的申请”等，为行政工作带来了很多不必要的麻烦。
1.2公文标题不简要
公文的标题主要是对公文的内容进行概括。所以，公文标题应该简要、明了，言简意赅，能够突出主旨，并使用简洁的文字，尽量不要使用较长的句子。而在实际行文过程中，我们经常会发现一些公文的标题拖沓冗长，尤以转发性通知较为常见。举个例子，如上海市财政局与上海市国家税务局转发国家财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知时，以“关于转发财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知的通知”为标题，这样的题目就既复杂又冗长。通知是上级机关要求下级机关办理事项、执行事务，或上级机关向下级机关传达事项，任免人员以及下级机关转发上级机关或不相隶属的机关的公文时使用的文种。而下级机关在转发上级机关的通知时，正确的做法应是去掉开头的“关于”和最后的“通知”，因此，该题目应拟为“转发财政部与国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知”，这样处理使得公文标题简洁了许多。
1.3公文格式不规范
公文内容具有一定的权威性和严肃性，因此行政公文的格式必须具有规范性。笔者将公文写作格式不规范问题大致分为这样几类：一是公文发文字号的年份自 2000 年 1 月起由原来规定的方括号 [ ] 括起改为用六角括号〔 〕括起，而在实际中有很多单位依然在使用方括号；二是在文件编号前加“0”和“第”字，如在“长春市电业局文件编号：长电 (86) 第 067 号”中，应去掉“0”和“第”字，改为“长春市电业局文件编号：长电〔1986〕67 号”；三是成文日期的阿拉伯数字与汉字的混用问题。需要我们注意的是，对于成文日期，党的机关与政府机关要求有所不同，党的机关要求对公文的成文日期用阿拉伯数字进行标注，而行政机关要求对公文的成文日期用小写的汉字进行标注。另外，把“〇”与“零”混用也是不规范的用法，经常有一些政府机关单位将汉字数字与阿拉伯数字混合使用，如将“二〇一六”写成“二 0 一六”。虽然只是区区一个“零”的误用，却使公文写作失去了其应有的严肃性、权威性。
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1.4公文用语不严谨
公文的语言就是各个机关单位在进行公文活动时所运用到的书面语言。公文用语应是规范的现代汉语，具备严谨、精简、准确等特性。公文用语不当将直接对政府形象造成损害，并对行政工作的开展造成不良影响。但在际写作过程中，我们却经常能见到公文语言搭配、赘述等不规范现象。举例来说，“应当承认，党的搞活农村经济政策给农民带来了经济实惠，尝到了甜头”这句话中，“应当承认”就应当删去，“尝到了甜头”与“带来经济实惠”语义重复，也应当删去；再如，“各级领导机关要从文山会海中解放出来，就要少发不必要的文件，少开不解决问题的会议”这句话中，“少发不必要的文件“与“少开不解决问题的会议”是对第一句话不恰当的修饰，应改为“少发文件，少开会议”。除了公文语言啰嗦、重复外，主语、谓语、宾语搭配不当，句子成分残缺、语序混乱，乃至标点符号的错用，都是在公文写作中容易发生的错误。因此，我们必须要在写作中时刻注意，避免错误的发生。
2加强公文写作规范性的改进措施
2.1注重知识积累，切实提高思维能力
2.1.1要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等党的方针政策，熟悉和掌握党的各项方针政策。
2.2.2要加强公文写作理论知识的学习，多读公文写作方面的书籍，多看规范化的公文，认真学习公文写作的相关规范。在写作过程中，要在内容上、格式上、语言风格上符合相关规范要求。特别是要对新出台的或者是公文写发展过程中出现的新生事物，进行认真研究。
2.2.3要学习相关业务知识，切实提高文化水平。
2.2.4勤于练笔，切实提高写作水平。公文写作具有自身的特点，不管是文章的结构还是语言表达，都应该符合相关规范，要在实际工作中，勤于练笔，不断积累写作经验，努力提高写作水平。
2.2.5重视范文学习。要从大量的公文中，挑选出比较规范的公文，作为范文进行研读，学习他们的经验，同时，根据自己的水平，从大量的公文中寻找毛病，探究出现毛病的原因。
2.2强化沟通，把握领导意图
文秘人员应该特别注重写作过程中与领导的沟通。写作前，要通过跟随领导调研，听领导讲话，了解近时期以来领导人或领导集体的思想重点和工作打算。在写作过程中，如果提纲写好了，最好能和领导共同审议一下，这样，在写作的时候就会更顺畅。初稿形成以后，要先征求主要领导的意见，让他审阅初稿，同时，与其他相关领导进行沟通。除此之外，公文正式签发后，在执行过程中，不管是领导还是撰稿人，都能了解到一些反馈信息，这时候，撰稿人也要和领导进行沟通，特别是对公文产生的负面效应进行分析。
2.3整顿作风，提高思想认识
要切实加强工作作风建设，通过宣传引导、出台相关文件，使各级各部门都能重视公文规范性的重要性，领导和公文撰写者都能够严格执行公文规范，避免因为权力或者思想认识不够而出现公文办理程序或者公文格式的不规范现象。
结语
为了加强公文写作的规范化，公文撰写人员必须提高对公文规范化问题的重视，在平时注重知识的积累，培养公文写作思维，加深对政策的理解，不断提高自身业务水平和理论知识，在写作过程中坚持实事求是的原则，以确保公文发挥其在行政管理工作中的应用价值，努力促进行政公文规范化迈向新高度。
参考文献
[1] 郑林峰 . 思维形式细推敲——逻辑规律在公文写作中的运用 [J]. 秘书，2012(01).
[2] 丁欣雨 . 公文写作中误用文种现象分析 [J]. 应用写作，2013，3：18-19.
[3]叶黔达,柯世华.现代公文写作与处理最新规范、观念、技巧[M].成都:四川人民出版社,2016.
论文作者:曲丽峰
论文发表刊物:《电力设备》2017年第19期
论文发表时间:2017/11/22
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