摘要：随着科学技术的进步，我们进入了信息时代，每天要面对数不胜数的信息，各种信息纷至沓来，如何快速找到自己想要的资料成为了一大难题，尤其对于企业来说，各种文案若不进行管理，将会存在各种问题。将企业文书档案归档管理，不仅有利于提高企业员工的工作效率，促进企业的长远发展，还可以提高社会经济效益，甚至对国家将有重大影响。本文就如何做好企业文书档案的归档管理做出了分析，首先浅析企业文书档案归档的重要性，其次分析了当前企业文书档案在归档管理中出现的问题，最后针对这些问题提出了几点建议，希望能够对企业工作者有所帮助。
关键词：企业档案；文书档案；归档管理
企业文书档案归档管理是指企业相关单位在工作当中形成的要作为文书档案保存的纸质文件材料依据文件的内在联系为日后便于查找进行保管和区别的方式。使用该管理方式能够深受裨益，可是仍然有很多企业对文书档案归档管理不重视，因此导致许多由于文书资料丢失等引发的各种问题。
1 企业文书档案归档管理的重要性
在企业进行经营发展的过程中，通常会形成很多珍贵值得保存借鉴意义的企划文案、企业文书、审计考核相等。这些资料不仅记载着企业的发展历程，而且其中留下的优秀经验值得采纳和借鉴。倘若企业能够妥善利用好这些优秀的企业文书档案，定将对企业高层领导管理经营企业有所帮助，特别是对于发展中需要经历大变革的企业，有着科学实用的参考价值。无论是哪一个企业，其中的部门各司其职但是又互相联系才能保证企业的长远发展，而文件档案就是为两者之间提供沟通交流的渠道。文书档案的使用面十分广泛，作用也是非常重大，例如，当企业在经营发展过程中面临涉及法律问题时，可以作为证据使用。档案必须真实完整并且要经由专业的档案归档人员通过特殊的归档规则收集、归纳形成完整档案，企业领导者应该对企业文书档案归档管理工作投入一定的精力，才能收获更多经济效益，促进企业的长远发展。
2 企业文书档案归档管理中存在的问题
2.1企业不重视对文书档案的归档管理
目前，有很多企业缺少相关的档案归档管理部门，甚至缺少专业专职的文书档案归档人员。因此，企业在经营发展中的形成的各种资料由于各个部门缺乏档案归档管理的职业素养，使用完资料，就将这些资料肆意摆放或者销毁处理，这样做的结果就是导致一旦以后企业遇到突发情况需要文书档案时，却因为找不到或者丢失资料而错失机会。企业因为无法及时或者根本不能找到所需要的档案，例如作为管理模范标本、检查依据、法律证据等，这些情况都说明了企业管理者档案管理意识薄弱，究其本质其实就是企业不重视对文书档案的归档管理。
2.2企业缺乏专业的档案管理人员
有很多企业缺乏专业的档案管理人员，造成该岗位的缺失，导致工作无法精确落实到个人，出现全责不明的现象；尽管有些企业在安排了专人负责文书档案的管理，但是相关管理人员在实践过程中出现许多问题，降低了文件档案管理效率。
2.2.1企业档案管理人员对该项工作重视程度较低
某些公司为了节省开支，通常会使用一人身兼多职的政策，特别是对于这类文案管理工作，许多该岗位的任职管理人员不是专业人员因为各种原因而承担该岗位的工作任务，或者缺乏一定的责任意识，导致他们在思想上不重视档案归档工作，从而拉低工作效率。
2.2.2企业档案管理人员专业水平较低
因为有的企业档案管理人员专业水平较低，直接反映在工作上就是缺乏对文书档案归档管理方面的基础理论知识和归类方法。收集、整理文档时因为逻辑性不强而导致档案收集不完整、归档出错、缺乏对档案真实性的考量等等问题，最终影响档案归档的准确性、真实性和完整性严重，缺乏应有的工作效果。
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2.2.3企业档案管理人员专业素养较低
一些档案管理人员因为对企业文书档案的认知度不高，不懂档案的真正价值，因而导致归档管理时疏于对档案安全性、密封性的处理意识，而给企业造成安全隐患。例如，有些管理人在处理纸质文书档案时，缺少对档案严密程度的划分意识，随意分类或者不能按时按点整理档案柜和仓库，导致堆放的档案越来越多，逐渐忽视对之前档案的处理，很容易导致企业机密泄露。
2.3企业文书归档管理信息化水平不高
在信息时代，尽管信息化技术在企业文书档案管理方面的应用已经取得了很大进步，但是企业文书档案归档管理除了受到上文所述的三点影响外，还因为企业文书档案的归档规偏小，专业水平低而造成信息化应用程度不高。有些企业的文书档案部门，他们通常使用传统的管理方式将文书档案寄存在档案柜、仓库等，这种方式缺点显著：档案安全性差、使用不便，而将信息化管理在应用在档案归档管理等方面可以很好的弥补这些弱点，企业领导人应当投入更多精力到文书档案管理当中。
3 做好企业文书档案归档管理的对策建议
3.1企业加强文书档案管理人员的思想建设
文书档案管理是企业发展的垫脚石，企业只有完全理解文书档案管理工作带来的实际价值，从内心接受并重视这份工作，才能确保企业的各个环节深受文书档案管理的裨益。因此企业可以定期安排思想教育培训，培养专业知识扎实、高专业素质的文书档案管理人才，安排具有专业知识、技能娴熟的专人从事该项工作，依照工作章程流程办事，确保档案管理的准确性、真实性和完整性，最大限度让企业在经营发展过程中实现文书档案的效用。
3.2提高档案管理人员的素质水平
提高档案管理人的素质主要有以下三点：第一，企业档案管理人员强化自身思想认识。自身从思想上理解企业档案管理人员的重要性，更正错误思想，具有勇于承担对该岗位的责任意识，从根本上接受企业档案管理人员这个身份，才能在这个岗位上有条不紊地完成任务；第二，企业档案管理人员加强自身业务素质。企业要积极鼓励就职员工参加培训掌握文书档案管理的专业知识和技能，牢记操作的规范要求，然后结合理论知识在实践中不断学习档案归档管理的具体流程；第三，企业档案管理人员强化档案安全管理。企业档案管理人员在企业制定的硬性规定下，在规定时间内管理完成制定归档范围文书的管理和更新，根据档案的私密程度设置不同时限，减少新旧档案杂乱无章事故的发生。
3.3加大对文书档案归档管理信息化投入
尽管传统的方式针对于纸质的文书档案管理时较方便、易操作，但是应用了信息化的文书档案的管理模式有着传统方式不可比拟的作用。例如：利用现代化信息技术对纸质文书进行扫描以电子档的形式进行保存，该方式不仅加强了安全性，而且通过电子档保存的文书分类方式多种多样，并且可以在短时间内迅速查找到理想资料，该种方式相较于纸质书目的保存更长久，更方便为企业提供最大经济效益。
结束语：
信息时代是一把双刃剑，对于固守成规的人来说它是阻力，但是对于那些勇于推陈出新参加变革的人来说，信息时代是最好的时代。在信息时代下，如何做好企业文书档案的归档管理是每个行业人士的疑问，本文为大家提供了三条主要思路：企业加强文书档案管理的思想建设、提高档案管理人员的素质水平、加大对文书档案归档管理信息化投入。希望能够引起企业对文书档案归档管理的重视，了解掌握文书档案管理的重要性并且掌握科学高效的归档管理技能。
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[3]任卉蕾.企业文书档案管理存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016，（11）：64-65.
论文作者:唐文
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/10/1
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