一个中心——以服务生产一线为中心
作为经营部门,只有坚持优质服务才能得到使用单位的认可。为此, 经营部不断强化自身建设和服务意识,坚持以服务生产一线为中心,将服务落实到每个环节、每个岗位和每位员工,主动加强内、外沟通协调,经常深入使用单位现场,及时解决事关物资供应管理的各项问题,进一步提高了服务水平。
——坚持回访制度,主动加强联系。经营部严格坚持由部门领导带队,各基层供应站负责人和相关业务科室、计划科室人员参加,主动深入使用单位的月度回访制度,现场听取使用单位对物资质量、服务质量等方面的意见、建议,对于使用单位提出的问题,能解决的尽快给予解决,不能解决的要求业务人员跟踪处理,定期将跟踪处理结果反馈到使用单位,进一步提升了经营部团队的形象和信誉。
——关注生产动态,保证物资需求。经营部严格要求业务科室人员和驻各商砼站站负责人、仓库主任、计划员及时参加使用单位的调度会、生产会和检修、大修专题会议,了解他们的物资需求情况,现场解答他们提出的问题,并以最快的速度采取行动,落实需求物资货源,保证了各商砼站生产、检修和大修工作的顺利进行。
——创新服务模式,提高服务水平。为确保使用单位夜间安全生产,随时配合使用单位应对生产需要和处理各种突发事件，经营部在驻各商砼站醒目位置统一安装了夜间值班灯箱,内容包括当天夜间值班人员姓名、手机号码、值班电话,方便使用单位夜间联系值班人员领取物资。同时,经营部还不定期对驻商砼供应站夜间值班情况进行巡视和检查,并将巡查结果与单位绩效考挂钩,有效提高了值班人员的服务意识和服务水平。
两个提高之一——提高采购计划编制水平
计划管理是物资营销工作的龙头,计划工作的好坏直接影响到采购资金占用、物资库存、资金周转等指标的顺利完成。为此经营部在严格坚持采购计划编制快、准、精、细的基础上,创新采购计划编制流程,严把采购计划编制关、审核关,在保证使用单位生产需求的同时,全面提高了计划编制水平。
——推行定额管理,降低物资库存。为建立科学的库存结构，经营部密切关注使用单位的生产任务、重点工程项目、驻商砼站库存动态,历年消耗指标和市场需求情况等数据，推行常用物资库存“储备定额管理”,并经常对常用物资库存结构和“储备定额”进行优化修正,取消了使用单位常用物资需求计划,有效缓解了以往临时计划率高、物资重复采购重复积压的不良局面,降低了常用物资库存和采购资金占用。
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——加强业务培训,提升计划水平。经营部不断完善计划人员业务知识培训制度,每月定期组织计划业务知识培训班，并及时对培训进行评估,促使计划人员熟悉计划采购物资的性能、型号规格、消耗动态和库存定额标准,不断提高自身业务水平和物资需求计划编制的准确率,计划人员在提报计划时严格参照“储备定额”标准平衡库存,杜绝了滥报需求计划造成物资超储积压。
——创新工作方法,主动深入一线。为提高计划编制水平，经营部推行计划编制“三次对接”工作法,要求机关计划编制人员每月深入生产单位一线不少于8次,在计划编制前主动与使用单位对接,落实需求物资型号、数量,并做好平衡库存、选择现有替代型号物资等前期准备工作；在计划编制后再次与使用单位对接,落实是否有漏报、错报计划现象；在物资到货后第三次与使用单位对接,落实计划采购物资领用情况,有效加强了计划人员与使用单位之间的沟通联系,保证了常用物资库存经常保持在合理水平。
两个提高之二——提高计划采购物资到货率
采购物资到货率一直是使用单位关注的焦点,也是衡量物资营销工作效率的重要标准。为此,经营部将提高计划采购物资到货率作为重点工作之一,通过转变工作方式,采取有效措施，月度计划采购物资到货率达93%以上,未出现一起因采购物资到货不及时影响生产的现象发生。
——加强合同管理,缩短签订周期。经营部不断加强合同管理,要求每位业务人员对所管物资计划项数、签定合同项数、代储增补项数、到货项数及未到物资的种类,供应商和原因进行日分析、日汇报,使每位业务人员心中有数;同时要求业务科室必须于每月12日前将计划采购物资合同签订完毕,为物资采购、加工、运输、到货、验收赢取了宝贵时间。
——减少中间环节,实施动态管理。经营部始终坚持“先厂家,后代理,能厂家、不代理”的供应商管理理念,逐步取缔中间代理商，引进了一大批专业化的大型生产厂家直接作为供应商,在减少采购中间环节的同时,全面实施供应商动态管理,对当月交货慢、出现质量问题处理不及时的厂家,实行次月不询价、不付款的措施,直到问题得到完全解决时方可付款,合同履约率和采购物资到货率大幅提升。
——严格绩效考核,推行问责制度。为提高业务人员的工作积极性,经营部量化业务工作流程、目标和考核指标,建立“明确责任、实地问责,责任追究”连环体系,将合同签订、采购物资到货率与业务科室、合同签订人员的绩效工资挂钩;全面推行问责制度,将“出错必分析,分析必追究,责任必落实”制度化,通过严格责任落实,严格绩效考核,严格奖惩兑现,杜绝了合同签订和物资到货“两张皮”,使每个业务科室、每位业务人员时刻绷紧合同签订和采购物资到货这根弦。
“一个中心、两个提高”战略部署的确立和实施,对于经营部构建创先争优长效机制,明确物资营学管理思路,提升物资营销科学管理水平,开创物资营销工作新局面都起到了积极的推动作用。
论文作者:周涛
论文发表刊物:工程管理前沿》2020年2月第4 期
论文发表时间:2020/4/30