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1.引言
20世纪90年代，信息技术和网络技术的快速发展及其在社会各领域的广泛应用，直接导致大量的电子文件产生于人类社会活动过程，档案管理者开始面临电子文件管理的问题，国内外档案界学者对此展开了深入的研究，并取得了很大的成果，国际档案理事会在1997年制定出版了《电子文件管理指南》，提出了电子文件生命周期（注：Internation Council on Archives,Study 8:Guide for Managing Electonic records From an Archival Perspective,1997.）。2001年国际标准化组织发布了《文件管理标准：ISO-15489-1》，指出文件的特征包含准确性、可靠性、真实性、完整性和有用性，文件系统的特征包含可靠性、完整性、灵活性、理解性和系统性（注：the International Organization for Standardization,Information and Documentation-Records management(ISO15489-1),2001.）。这些成果对电子文件系统的建立和电子文件的管理具有重要的指导作用。
在探索电子文件管理的过程中，有些学者对文件生命周期理论在信息时代对文件管理是否还具有指导作用提出了质疑。在本世纪初，以澳大利亚Upward为代表提出文件连续体模式，他们认为文件生命周期理论的致命弱点是将文件管理与档案管理分开，并认为“文件管理体制应从文件形成(包括形成前，文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”（注：安小米：《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》2002年第3期。）。除此之外Upward还认为：“文件应看成一个逻辑概念，而不仅仅将其看成物理对象”，为此他在连续体模式中引进了安东尼·吉登斯的结构化理论和后保管思想（注：Frank Upward,Structuring the Records Continuum-Part One:Postcustodial principles and properties.）。毫无疑问Upward的连续体模式在这里具有耳目一新的感觉，并得到了广泛的响应。
就目前我国有关对连续体模式研究主要还是集中于与生命周期理论的差异性比较上，进而指出文件生命周期理论在电子时代的局限性或不适用性，应以连续体模式或其它理论取而代之。笔者认为这种认识同样具有很大的局限性，原因有四：(一)未看到文件生命周期理论本身的发展，将文件生命周期理论仅仅局限于它的阶段性划分上或原基础上；(二)只从历史的角度而不是以发展的观点来看待文件生命周期理论的指导对象；(三)将档案信息管理系统或数字档案馆概念和理论的滞后归咎于文件生命周期理论；(四)根据电子文件的特征否认了文件运动的生命历程。导致这种局限性认识的原因在于对文件生命周期理论及其发展的认识理解存在偏差。我国自20世纪80年代引进了文件周期理论，经我国档案界学者的不懈努力，已经有了很大的发展。我国档案界学者何嘉荪教授从1995年在《档案学研究》上著文在我国首次明确提出应该注意从文件运动的角度全方位研究档案学理论以来，将档案学的三大基础理论——文件生命周期理论(研究文件运动整体过程的理论)、全宗理论(研究文件群体运动特点的理论)和价值理论(研究文件运动动力的理论)“汇合”在一起进行较为系统的研究（注：何嘉荪，傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版前言、第231、235、113～115页。），并完成了《文件运动规律研究》专著，何嘉荪教授的研究成果所涉及的理论内容已经超出了原有的文件生命周期理论，但又紧紧围绕文件运动整个生命历程，因此可称之为“新文件生命周期理论”。
2.新文件生命周期理论与文件连续体模式的同一性
2.1理论研究对象同一性
国际档案理事会电子文件委员会在对电子文件进行一定的分析的基础上，建立了电子文件生命周期（注：Internation Council on Archives,Study 8:Guide for Managing Electonic records From an Archival Perspective,1997.），因此就理论研究对象而言，文件生命周期涵盖传统文件与电子文件。
人民大学档案学院的安小米在《文件连续体模式及其电子文件最优化管理的启示》一文对从文件连续体模式及概念的形成分成了3个阶段（注：安小米：《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》2002年第3期。），分析3个阶段，我们不难看出第一、第二阶段主要针对生命周期理论将文件管理与档案管理相互分离的管理实践提出的，从省力原则出发，档案管理应该介入文件管理以避免档案管理和文件管理间一系列不断再现和反复的活动，但就文件管理的对象而言，仍然是指传统文件。到了90年代澳大利亚档案学者厄普奥德(Upward)构建了文件连续体模式及管理思想，该模式被认为是可适用于档案背景下的所有文件，包括电子文件和传统文件（注：Flynn,Sarach J.A.(2001),The Records Continuum Model in Context and its Implications for Archival.）。
从以上分析可知，生命周期理论与连续体模式在研究对象上具有同一性。
2.2理论建立基础同一性
文件生命周期最初的形成虽然是对实践的概念和总结，但经过我国档案学的研究得到了很大的发展，何嘉荪教授认为文件生命周期理论的基础是由文件价值决定的，并由此创立了文件运动的动力理论——文件价值论。他认为：“文件价值是由推动文件向前运动的文件属性与人们主体需求之间的基本矛盾决定的，所以文件价值就成了观察文件运动状态、划分运动阶段的重要标准或标志，根据文件价值的不同表现与变化，决定我们的管理方案。”（注：何嘉荪，傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版前言、第231、235、113～115页。）并将文件价值划分4种类型（注：何嘉荪，傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版前言、第231、235、113～115页。）；(一)第一价值与第二价值；(二)现行价值与非现行价值；(三)暂时性价值与永久性价值；(四)潜在价值和直接价值。因此我们可以认为文件价值是文件运动的动力源泉，是文件周期理论的基础。
Upward在构建文件连续体模式强调的第一个原则是：“文件的概念应包括档案(档案是有持续价值的文件)，它强调文件的使用是以事务、证据和记忆为目标，将文件管理和档案管理统一起来，而不管文件保存一瞬间还是保存一万年。”（注：Frank Upward,Structuring the Records Continuum-Part One:Postcustodial principles and properties.）从这个原则来看连续体模式似乎抛弃了文件的价值，但事实并非如此，从Upward构建的文件连续体模型图(如图1)中可知，证据轴(Evidential Axis)中的坐标依次是活动轨迹(Trace of actions)、证据(Evidence)、组织或个体记忆(Organizational/Indivdual Memory)和社会记忆(Collection Memory)，文件保管轴(Recordkeeping Axis)中的坐标依次是记录(Document)、文件(Records)、档案(Archive)和档案群(Archives)，即证据轴与文件保管轴存在4组关系：(1)社会记忆和档案群；(2)组织或个体记忆与档案；(3)证据与文件；(4)活动轨迹与记录。由此可见，作为社会记忆和组织或个体记忆的管理对象档案群和档案，而档案是指有持续价值的文件。可想而知，如果没有文件的持续价值，文件保管轴中的坐标档案和档案群就不会存在，模型也就解散了。在Upward的连续体模型中，虽然刻画了四个坐标轴，但事务轴(Transcational Axis)和来源轴(Identity Axis)只是提供了相关的背景内容，真正的内涵在于如何通过“记录→文件→档案→档案群”为社会建立一个可靠的、真实的、具有内在联系性的社会记忆，从文件管理的角度来说，文件保管坐标轴(Recordkeeping Axis)应是该模型的主轴线。这个运动路线并不一定是线性的，或许开始就是终结，但从形成社会记忆的整个过程来说，应具有线性特征，而驱使运动的内在动力即文件向档案转换的内在因素Upward认为是文件的可持续价值。
附图
图1 Upward文件连续体模型
可持续价值与价值在文件管理中的有无区别？笔者认为从文件管理的目标而言，两者并无区别，只是管理过程或者是文件鉴定程序存在着差异性，因此笔者认为生命周期理论与连续体模式的理论基础具有同一性。
2.3文件线性与多维运动的统一性
文件生命周期理论强调文件呈现线性运动规律。在文件的整个生命周期中，文件呈线性运动体现在3个方面：(一)对于文件的活动状态而言，文件运动依次经历了文件制作形成、现行、半现行和永久保存或销毁；(二)对于文件运动依附的对象而言，文件运动依次经历了制作形成单位、现行使用单位、文件中心和档案馆。虽然文件在运动过程中会产生回流或跳跃的现象，但就文件运动整体而言，不能因为个别现象而否定文件整体的线性运动规律。那么文件生命周期理论是否否认文件的多维运动呢？就国内外有关文件生命周期理论文献中，并没有一个确定的答案。事实上在生命周期理论中也允许文件的多维运动，例如我国当前国家档案局大力倡导各地国家档案馆建立现行文件中心，北京、深圳、济南等地档案馆都以不同形式在建立中心，并得到了当地党委和政府的高度重视和大力支持，引起了社会各界和诸多媒体的关注、深受广大人民群众的欢迎（注：赵立：《浅谈依托档案馆建立现行文件中心》，《浙江档案》2002年第3期。）。依托档案馆建立现行文件中心既可以实现文件第一价值，同时也实现了文件的第二价值。因此，就生命周期理论而言，并不反对文件运动存在多维性，而是强调文件的线性运动规律的同时，承认文件运动的多维性。如果对文件运动作一个简化处理，就会得到一个文件运动模拟图，如图2所示。
附图
图2 文件运动简化模拟图
从图2可知，文件运动存在4条路线，这说明了文件运动具有多维性。但就档案馆管理文件而言，它只能从中选择其中之一，否则就不能保证档案的唯一性，因此从进入档案馆管理的文件的角度出发，它的运动过程是线性的。所以我们可以从中得出结论：在文件生命周期理论中文件运动的线性和多维性是统一的。
文件连续体模式强调文件运动是多维的，强调文件可以同时存在于运动过程中的不同时空点上，也就是说，文件处于任何一种活动状态时或依附于任一对象时，都可以同时增加其它活动状态和依附对象。Upward在构建文件连续体模型时引入了“维”的概念，并将文件连续体模型分成4个维：形成(Created)、捕获(Capture)、组织(Organize)和聚合(Pluralize)。由于文件连续体模型产生的背景是当前数字和网络时代对激增的电子文件的管理问题，在网络环境下，由于电子文件的特性使其可以在形成之时就可以同时存在于四维中，或者说存在于文件运动过程中的不同时空点上，正是由于这种原因，目前持文件连续体理论的学者认为生命周期的文件线性运动规律已不再适用于电子文件的管理。笔者并不以为然，原因有二：(一)前面笔者探讨了文件生命理论有关文件运动是线性和多维性的统一，他们只是从文件归属看文件运动的过程是线性的，而忽略了从文件利用过程的角度来看文件的运动，从这个角度看文件运动则是多维的，传统文件如此，电子文件亦是如此；(二)文件连续体理论提出了文件运动的多维性，但事实上，Upward所构建的连续体模型仍然体现了文件的线性运动，例如一份文件经历了制作、形成证据、组织或个体记忆和社会记忆(见图1的Evidential坐标轴)同时，文件管理形态也发生了改变，即经历了记录、文件、档案和档案群(见图1的Recordkeeping坐标轴)的过程，也就是说从文件的归属而言文件运动仍然是线性的，这与文件生命周期理论如出一辙。
通过上述分析，笔者认为文件生命周期理论与连续体理论在文件运动规律上是一致的，即文件运动统一于线性和多维性。
2.4整体性与复杂性、统一性
文件生命周期理论刻画了每份文件的运动过程，就文件管理而言，对单份文件进行管理对人类社会并没有多大意义，因为人类的社会活动往往具有复杂性，同一项社会活动会形成各种类型的文件。我国学者何嘉荪教授在研究文件运动规律时发现文件并不是单独运动的，而是组合成一个整体一起运动，即文件运动具有整体性特征，同一项社会活动可看成是一个完整的系统，系统的整体性决定该项社会活动的各种事物之间必然具有相互依存、交织、渗透或互为因果的有机联系，而在同一活动过程中形成的文件也就自然构成了一个有机整体，这种有机整体就是文件运动的基本单位，因此，他认为：“正确认识作为文件运动基本单位的文件有机整体，是深入研究文件运动规律的关键。”（注：何嘉荪，傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版前言、第231、235、113～115页。）并进一步指出：“同一活动形成的文件之间必然有着与活动过程一致的、对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系。”文件的这种性质，何嘉荪教授称之为“有机关联性”，正是这种性质使文件构成了一个个有机的整体，从而使整个文件系统具有整体性。由于人类社会活动的复杂性，致使人类在进行文件管理时追寻文件的“有机联系”的过程也常常是错综复杂的逻辑关系(概念)，这种性质我们可称之为文件的“复杂性”。因此我们可这样认为，就文件管理而言它是整体性和复杂性的统一。
目前在文件管理实践中，文件的有机联系往往只注重是否属于同一活动的判断上或注重文件的主观内容和信息价值上，这实际上简化了文件之间的有机联系。文件连续体模式正是看到了这种现象，提出了文件不仅仅只是作为物理对象，而应将其看作是概念结构（注：Frank Upward,Structuring the Records Continuum-Part One:Postcustodial principles and properties.）。Upward认为连续体模式下的文件系统是复杂的(complexity)而不是合成的(complex)（注：SUE McKEMMISH.Placing Records Continuum Theory and Practice.Archival Science,2001(1)，第333-359.），因此他引进了后保管思想。后保管思想关注文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性等，在不同的目的和职能期间，强调文件的证据、事务和背景特性，这种思想远远超出了传统的文件管理实践内涵。但事实上Upward强调的“后保管思想”与何嘉荪教授提出的“有机关联性”有异曲同工之处，后保管模式就是为了建立文件之间的有机联系，更准确、完整的反映人类社会活动的真实场景，而不仅仅只是建立上下文的关系。Upward在强调复杂性的同时，也强调整体性，这种整体性体现在他所构建的模型图中证据轴(Evidential axis)和文件保管轴(Recordkeeping axis)。因此我们可以认为文件连续体模式也是整体性与复杂性的统一。
3.结论
以上从理论研究对象、理论基础、文件运动规律和整体性与复杂性角度分析了文件生命周期理论与文件连续体模式之间的同一性，但是这并不能说两者是相同的。安小米在《文件连续体模式及对电子文件最优化管理的启示》一文中从模式的起源、文件定义要素、文件管理关注的焦点、文件运动规律、文件管理视角、文件管理过程、档案鉴定标准、档案鉴定时间、文件管理者角色和文件管理任务的角度出发，分析了生命周期理论与文件连续体模式之间的差异性，这同样也不能说明两者是对立的。
就档案理论研究而言，档案界学者在探讨这两种理论时往往就其对立起来，主要出发点在于生命周期理论具有阶段性划分和侧重于文件的实体管理的特征不利于在数字时代对电子文件的管理。笔者认为这种观点并非成立，原因有二：(一)文件连续体理论的出发点是针对现行管理思想并非是最优化的管理思想，虽然Upward在其文件连续体模型中引进了安东尼·吉登斯的结构化理论，认为文件可以在不同的时空点上存在，但就文件的形成、捕获、归属而言，仍然存在一个生命周期，只不过文件内涵从物理对象转变成逻辑概念。(二)国际档案理事会在1997年制定出版了《电子文件管理指南》，把电子文件的生命周期划分为：概念阶段、形成阶段和维护阶段，因此认为生命周期理论侧重于文件实体管理的观点事实上已不成立。2001年国际标准化组织发布了《文件管理标准：ISO-15489-1》（注：the International Organization for Standardization,Information and Documentation-Records management(ISO15489-1),2001.），指出文件的特征包含准确性、可靠性、真实性、完整性和有用性，和文件系统的特征包含可靠性、完整性、灵活性、理解性和系统性，这些特征并非只适用于文件连续模式指导下的文件管理，同样也适用于文件生命周期理论指导下的文件管理，事实上该标准并未将文件连续体模式纳入到文件管理标准中，而各国的文件档案管理现状仍以文件生命周期理论作为其指导思想。
文件生命周期理论并不是固定的，作为理论它本身具有灵活性、自我完善性和可持续发展性，在世界各国文件和档案工作者的不断探索和努力下，技术的应用、先进的管理思想以及文件和档案管理目标的优化最终将融入到理论本身，因此笔者认为文件生命周期理论与文件连续体理论之间的关系是互为补充的，而不是相互对立的。