摘要：工程档案资料管理是工程建设的重要组成，也是工程运行、改扩建、维修、技术改造等工作的主要依据。因此，如何做好档案资料的管理已成为当前的研究重点。本文从建筑工程档案资料管理的意义出发，首先分析了档案资料管理中存在的问题，然后探讨了相关的管理对策，以供参考。
关键词：建筑工程；档案资料；问题；对策
在工程建设管理中，加强对档案资料的管理非常重要。因为档案资料真实记录着工程的建设过程，做好相关资料的收集、管理和使用工作，可为工程竣工验收、后期维护提供可靠条件。但是从当前来看，我国工程的档案资料管理仍存在各种问题，不仅影响着档案资料的管理质量，也影响着工程的整体质量。对此，必须结合档案资料管理的现有问题，采用有效的管理举措，进一步完善管理工作，提升管理水平。
1、建筑工程档案资料管理的意义
在工程验收竣工时，展示工程的档案资料，能监督和指导整个工程的建设工作。因此，加强对工程档案资料的管理，能了解工程建设的整个过程，判断档案资料的真实性，从而推动市场营销理念的发展。由于工程建设存在隐蔽性，要想更好的衡量工程质量，必须要透过原材料、施工全程检验。所以，需要全面收集和管理档案资料，这样才能为工程检验、改扩建提供可靠资料，进而准确判断工程的总体质量。另一方面，工程档案资料管理的开展，还能为工程建设发展提供依据。随着建筑市场的发展，企业竞争日益激烈，为提高管理水平，提升竞争实力，必须要对档案资料进行分析和整理，只有这样才能为建筑企业的后期发展提供参考依据[1]。
2、建筑工程档案资料管理中存在的问题
2.1档案管理工作滞后
由于建筑企业不够重视档案资料的管理，因此企业领导和工作人员的管理意识也就比较薄弱，常出现事后整理的现象，这样不仅会影响档案资料收集、管理工作的开展，也影响着工程的施工进程，即便事后再补寄资料，也违背了档案管理的要求和规定。
2.2档案管理人才缺乏，知识层次低
在工程建设过程中，大多数档案人员都是新人，缺乏档案管理知识，加之档案专业毕业、高级职称人员少，无法熟练掌握网络技术，也无法开发再利用档案资料，影响档案资料的管理效果。
2.3档案资料管理体系不规范
由于很多企业不存在规范、健全的档案资料管理体系，使得多数人将工作重点放在工程施工上。现阶段，部分管理人员认为档案资料管理可有可无，认为该工作无法给企业带来效益，所以也就不重视档案资料的管理。而且，个别人员还认为即便使用不规范的手段管理档案资料，也不会带来严重影响。但事实证明，档案资料管理体系不规范，将严重影响工程的施工质量和企业收益。
2.4资料内容不真实
在档案资料的检查、管理过程中，常存在随意填写的现象，或者部分数据不完善、不准确，无法真实的反映施工过程，影响档案资料的真实性。和一般档案不同，由于工程施工周期长，流程复杂，所以工程档案资料管理存在多样性、复杂性，一旦缺乏行之有效的管理制度，或不进入现场进行勘察，模仿建设、监理等人员签名，就会出现信息不完整、不真实的情况。
3、建筑工程档案资料的管理对策
3.1更新工作理念，提高档案资料管理的重视度
首先，强化管理人员的档案资料管理意识，转变传统的工作理念和价值观，无论是企业领导层，还是基层人员，都要主动配合管理工作，定时学习和档案资料管理相关的法律法规，确保每位员工都认识到档案资料管理的重要性。其次，将档案资料管理工作落实到各部门，建立系统化的管理体系和责任制度，充分发挥档案资料管理工作的价值[2]。
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3.2提高档案资料管理人员的综合素质
无论是怎样的工作，都和人离不开关系，要想真正做好档案资料的管理工作，就要构建一支复合型、高素质的管理队伍。然而，由于此类工作的复杂性，给管理人员的专业性带来严格要求。因此，建筑企业要做好管理人员的培训工作，使其具备档案管理知识、建筑知识和计算机知识，从而提高他们的业务素质，确保档案资料管理工作顺利进行。同时，制定完善的考核机制，定期考核管理人员的知识掌握度，考核合格后才能投入工作，进一步提高档案资料管理工作质量。
3.3完善档案资料管理体系
鉴于档案资料对企业管理、发展的重要性，在开展档案资料管理工作时，应重视对档案资料管理体系的建立。首先，结合工程类型，制定与之相适应的档案收集、管理流程。此过程中，需要结合项目性质，实时记录和存储相应资料。为提高竣工资料的管理效率，除要重视管理流程的规范性外，还要对相关部门提出严格要求，让其构建完善的管理体系[3]。实际工作中，首先要重新制定档案资料的管理制度，将工作落实到各环节，使每位员工都参与其中，并优化协调各项工作，从而保证资料收集的有效性。其次，建立工程资料数据库，做好原始信息的收集工作，比如材料购买、进场、使用等，重点做好竣工资料的存储，进而提升档案数据库的实用性。
3.4确保资料内容真实、准确
真实性是档案资料管理工作的根基，一旦资料内容不真实，将严重影响工程质量问题的解决，甚至还会造成事实误判，影响企业的社会信誉。准确性是档案资料管理工作的重要内容，文件内容必须符合我国现行的标准和规程。所有的归档文件，都要是有效文件，无效文件不能归档。所以，相关人员需要认真填写资料，从而确保资料内容的真实性、准确性。
另一方面，还要保证资料内容的及时性。在工程施工中，常存在资料后补、造假的情况，比如检测混凝土强度、砂浆试块强度时，应采用抽样法。但是在实际工作中，却很少使用该方法。档案资料的不及时性，还体现在分包单位上，部分单位只重视施工进度，忽视资料内容的及时性，导致档案资料内容不完整。基于此，需要按施工进度整理和收集资料，重点检查数据是否符合要求、签字是否有效、检测资料是否完整等。
3.5利用现代化手段统计档案信息
在信息技术发展的背景下，推进档案信息化建设已成为必然，这样既能动态管理档案资料信息，又能预防数据信息随意更改现象的出现。对此，档案资料管理期间需要配备扫描仪、计算机等先进设施，确保档案资料的数字化建设[4]。同时，加大物力、人力和资金的投入，切实落实档案资料管理工作，预防信息失真、漏报等问题的出现。在档案资料收集过程中，也要利用现代化手段开展工作，主动收集资金来源、施工单位、工程造价、建设面积、竣工日期等相关资料，并合理设计报表，为领导决策、质量检验提供重要依据。
4、小结
综上所述，档案资料管理占据建筑工程的重要地位，对建筑企业经营发展具有重要意义。本文分析得知，在我国当前的档案资料管理中，普遍存在管理工作滞后、资料内容不真实、管理人才缺乏等问题，降低档案资料管理质量。对此，可从更新工作理念、提高管理人员综合素质、确保资料内容真实、完善档案资料管理体系等方面着手，从而优化管理流程，提升管理水平，提高建筑企业的综合实力和社会形象。
参考文献：
[1]刘晓.建筑工程档案资料管理中的问题与对策[J].建材发展导向（下）,2017,15(9):269-270.
[2]李金.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].建筑工程技术与设计,2017,32(21):3120-3120.
[3]苏裕雅.建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施[J].装饰装修天地,2018,29(18):57.
[4]欧桦.试论建筑工程档案资料管理要点[J].建筑工程技术与设计,2016,15(22):2205-2205.
论文作者:曾芬芬
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/28
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