美国档案界对文件中心的全面认识，本文主要内容关键词为：美国论文,档案论文,文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
广受西方青睐的文件中心最早起源于美国。尽管目前国内档案界对它的形成、性质、任务和优越性已有一定了解，但对国外，特别是美国理论界全面论述文件中心的相关文献的掌握似乎并不充分。笔者去年在美国马里兰大学进修期间特别注意收集了这一方面的相关材料，总体来看，美国档案界对文件中心的理论阐述还是比较全面和深刻的。如曾经担任过联合国教科文组织档案专家和美国国家档案与文件局局长的资深研究员弗兰克·伊文斯、曾经担任过美国国家档案与文件局副局长和美国档案工作者协会主席的资深研究员赫伯特·安杰尔、以及参与创立美国第一个文件中心的资深研究员里赫·艾默特等都是研究文件管理和文件中心的知名学者，其中赫伯特·安杰尔于1968年发表的著名论文《档案护门神——文件中心》还被收入美国档案专业经典读物论文集，成为大学档案教育的必读文献之一。笔者根据相关材料，拟全面介绍美国档案界对文件中心的名称溯源、性质、建立过程、类型、设施、职能和优越性的理论阐述，以及对它态度的变化和发展前景的预测，并就有关问题略述己见。
美国档案界认为，文件中心的名称不象“档案馆”一词那样可以在古希腊文中找到语词的根源——"archeion"。该词的最初含义是指“官署所在的建筑物”，后来演变成一个多义词，既指政府机构和其他组织保管的文件（即档案），又指集中保管文件的机构及其建筑物（即档案馆）。然而文件中心的词源不能追溯到古希腊文。如果一定要追的话，古罗马拉丁文中的一个概念"Janus"（可译成两面神或护门神）比较适合文件中心。Janus是古罗马创世纪神话中最重要的诸神之一，职责是守护门户和掌管万物开端。他能够同时注视两个不同的方向，有的说是因为长着两个头，有的说是因为长着两张脸。之所以用Janus来充当文件中心的名称起源，主要是因为它的特点恰恰揭示了文件中心的双重特性，即同时面对两个方向——文件形成机关以及作为文件归宿的档案馆或废纸处理厂。
与护门神一样，文件中心扮演的正是连接文件从最初形成到最终归宿的一扇门户。它能够有效地保证文件的“善始善终”。据此，美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构，更确切地说是半现行文件的保管和处置机构。半现行文件指的就是由于价值的变化既不再值得保存在机关办公室或业务部门，也不能直接送入档案馆或废纸处理厂的那些文件。如果用“文件暂存处”来表述文件中心的中间性，可能会更容易理解。这样一来，美国档案界普遍将文件中心比喻为“炼狱”，意思是经过一段时间之后，有价值的文件将升入“天堂”（进入档案馆）；失去价值的文件将被打入“地狱”（被销毁）。巧合的是，这种“炼狱”的比喻用法在英国档案界也十分通行。
尽管文件中心起源于美国，但美国档案界承认它的创意最早来自欧洲国家。早在1923年，比利时档案学者库维利尔就提出了建立文件中心的建议。但真正付诸实践的还是美国。二战期间，美国军事机关形成的文件急剧增加。迫于机关贮存空间的巨大压力，在当时受雇于海军部的两位档案学者里赫·艾默特和罗伯特·巴默尔策划下，海军部于1941年率先在附近一个废弃的啤酒厂原址上设置了临时库房，集中保存数量庞大的半现行文件。这是美国建立的第一个文件中心。后来罗伯特·巴默尔又在陆军部设置了类似的临时库房，到二战结束之时，文件中心在军事机关的设立十分普遍。它在保管半现行文件上取得的良好效果使得战后联邦政府各机构纷纷效仿，由于它对库房的要求没有档案馆那样高，很适应当时美国的经济形势，因此很快在全国各地推广开来。据胡佛委员会下属文件管理工作小组的不完全统计，截止1949年底联邦政府各机构就建立了100多个文件中心。
文件中心初期的大量建立尽管在一定程度上缓解了政府机构文件保管空间的压力，今天看来却具有相当的盲目性。长期以来，联邦机构内部没有设立类似欧洲国家“登记室”这种专职文件管理机构的传统，临时库房的设施条件虽然相对较低，但每个机构都设立一个甚至几个，建立和维护的费用对机构而言却也是一笔不小的经济负担。而且，半现行文件价值的特殊性也必然会使机构权衡投入产出比的经济效益问题。这样一来，联邦档案机构借助行政和法律双重手段，对文件中心的建立进行了调整和全盘规划，提出了分区域建立若干联邦文件中心来集中保管联邦政府半现行文件的方案。1950年颁布的《联邦文件管理法》将这一方案确定下来，并把设置和管理联邦文件中心的权限授予了前一年成立的国家档案与文件局。迄今为止，美国一共设置了15个联邦文件中心。
美国档案界对文件中心的类型并未作明确的划分。但根据材料，笔者认为美国的文件中心大致可分为三类——政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心。政府系统的文件中心包括联邦政府和地方政府的文件中心。在美国，档案馆的建立是地方早于联邦政府，但文件中心恰好相反。从一开始，国家档案与文件局就把联邦文件中心的管理权牢牢控制在手中，使其成为联邦档案系统的重要组成部分之一。联邦文件中心是美国最重要和最典型的一类，尽管数量不多，但总体规模是其他类型的文件中心无法抗衡的。地方政府（包括各州、市、县等）设立文件中心大多是仿照联邦政府的做法，管理职责一般由地方档案部门承担。机构团体的文件中心分布很广，从学校、企业到医院、社区组织无所不包。其中大学和大型企业的文件中心规模较大，代表性较强。美国曾对500家最大企业作过调查，发现一半以上企业都建立了文件中心。美国大学设立文件中心的现象就更为普遍，著名的哈佛大学、耶鲁大学、普林斯顿大学、哥伦比亚大学等都有自己的文件中心。但企业和大学文件中心严格说来只是机构内部的文件管理机构。商业性文件中心从六十年代迅速起步，主要面向工商企业提供文件管理的有偿服务。知名的有底特律文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心等等。这类文件中心的设施比较先进，管理的现代化程度较高，服务项目比较灵活，既有单一的寄存服务，也可提供全方位的保管、利用和处置服务。三类文件中心中，前两类是非营利性机构，后一类是营利性机构。
美国档案界对文件中心设施条件的认识经历了一个变化过程，早期主要考虑经济上的节约，后来同时注重文件的安全保管。这就使得美国文件中心的设施条件逐步改善。早期因过多考虑节省经费的需要，临时库房大多选在废旧车库、仓库和废弃工厂等地方，库房建筑及内部设施相当简陋，火灾等事故时有发生，这就很难保障文件的实体安全。而且，库房内的文件装具也是五花八门，既有木质和金属档案柜，也有纸质的档案盒；同样采用的档案架，其大小、高度、材料也多种多样，这也不利于文件中心的规范管理。为此，联邦档案机构主要借助法律手段来解决上述问题。比如《联邦文件管理法》和其他有关法规规定，文件中心必须有专门的建筑物，库房内放置统一高度的档案架，使用标准尺寸的文件盒。库房内必须配备照明设备、温湿度控制设备、防火灭火系统、安全防卫系统等。后来根据新形势的需要，还规定文件中心设立专门库房或是配备专门装具来保管新型文件。这些规定成为文件中心规划库房和设施条件的基本依据，为实现经济上节约和安全保管文件两方面提供了恰当的“结合点”。
美国档案界不把文件中心视为单纯的保管库房，而是看成兼具保管、参考服务和处置三种职能的机构。保管是文件中心最基本的职能，这种廉价保管既能避免形成机关用昂贵的办公空间和费用来保管已不常利用的半现行文件，又能避免因半现行文件的历史价值尚未得到检验而占用档案馆精良的保管空间和设施，是机关和档案馆都不具备的。参考服务是文件中心最具吸引力的职能，其特色在于服务对象的范围已由单一的形成机关扩展到其他用户。形成机关是文件中心的首要服务对象，一是因为半现行文件仍具有原始价值，二是因为移交到文件中心后，文件的所有权不变。这就决定了文件中心首先为机关提供优质和高效服务。除此之外，文件中心在征得机关同意后，也可以为其他用户服务，这样就能使历史价值逐步显现的那部分文件及早发挥作用。处置是文件中心最关键的职能，文件中心的处置主要依据形成机关提交的保管期限表进行，为了确保文件的历史价值，文件中心还要同时征求档案馆的意见，只有双方认可后方执行具体的处置程序，销毁已无价值的文件，将具有永久价值的文件送入档案馆保存。从以上三项职能不难看出，文件中心处处体现了“中转站”的特点，将形成机关与档案馆有机地联结起来。
美国档案界一致推崇文件中心的优越性。在他们看来，经济上的节约和管理上的高效是文件中心最突出的两大优点。据美国统计，机关办公室每1立方英尺文件年均保管费用为7.66美元，而文件中心只需0.51美元。另一方面它又可以避免历史价值尚未显现的半现行文件过早进馆，占用档案馆设施精良的贮存空间而造成浪费。其次，对形成机关来说，半现行文件因在机关日常工作中利用率逐渐降低而“倍受冷落”，不少机关将半现行文件胡乱堆放并疏于保管，容易发生丢失或损坏现象。文件中心的建立恰恰可以消除机关的上述困扰，使半现行文件得到安全保管。从档案馆而言，档案馆可以通过对文件中心处置业务的监控提高鉴定的科学性和全面性，从而确保进馆文件的质量。可以说，文件中心因经济、高效的突出优点不仅得以在全美推广，后来更是风靡世界。西方国家普遍将文件中心誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。
美国档案界对文件中心的态度经历了一个从满怀疑虑、逐步认同到高度赞扬的变化过程。到目前，档案界已将文件中心视为一种连接机关与档案馆的“中转站”，公认它是符合文件客观运动规律的一种最具生命力、最令人满意的文件管理组织形式。
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