档案整理工作是档案管理中的重要组成部分，做好档案归档文件的整理能够为事业单位业务的开展提供文件基础和重要依据。所以事业单位应该加强档案归档文件整理工作的重视，对不同内容和性质的文件进行分类处理，能够发挥出归档文件的重要用途。文章主要针对当前事业单位档案归档文件的整理现状进行分析，并提出了一些优化整理的措施，希望能够为档案管理人员提供借鉴。
关于做好事业单位档案归档文件整理工作的思考
◎任微妙
一、事业单位档案归档文件整理的主要内涵
随着时间的增长，事业单位的重要文件也越来越多，其中也包括各单位之间往来的一些文件。这些文件不仅能够为当前业务提供指导，同时还能够在日后体现出历史机制，同时也能够方便使用者及时调出查看。所以，事业单位应该做好归档文件的整理工作，这对于事业单位的发展具有很重要的意义。
相较于档案管理中的其他环节，归档文件整理的主要目的就是把繁乱的文件通过整理使其井井有条，不仅利于归档，同时还方便以后的查阅和使用。通过归档文件整理能够有效地提高档案管理工作的效率，同时对后期的相关工作也能够为其提供完整的资源。
根据人才培养方案及课程标准，希望学生通过本课程学习，能够正确认识舰艇环境因素与人体健康的关系，进一步强化预防为主的理念，了解海军卫生学在海军建设中的重要作用，树立卫生学是维护和提高部队作战（作业）能力的重要保障这一专业信念，掌握发现和解决部队平战时各种卫生学问题必需的基础知识及技能，为今后从事军事医学各个领域的工作，尤其是开展海军卫生学工作打下良好基础。
事业单位中的文件主要包括以下几个部分：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件主要包括事业单位之间的公文往来、上级事业单位对下级事业单位的通知、批复及业务上的指导等文件，甚至节假日放假通知等。组织人事类文件包括事业单位工作人员的人事档案、对于事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等的公文。业务类文件包括事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。如在社会保障局会对参保人的参保资料进行存档，这种存档的准确性和完整性关乎参保人的待遇享受问题。
二、事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项
1.事业单位文件的分类。
归档文件整理中除了可以采取年份编码以外，还可以根据文件的内容进行进一步的分类。越细致的分类越有利于后期的使用，所以对归档文件基本都在三次分类以上，这也提高了后期查找到该文件的几率，也就提高了文件的使用率。
（1）综合类文件包括的内容比较多也比较杂，除了其他两种类型以外的文件都可以归入综合类文件中。相比其他两种类型，综合类文件的使用频率最低。所以通常情况下，综合类文件的时效性也最强，其中涉及工作内容的文件非常少，但是为了保持档案的完整性还是应该整理好综合类文件。工作人员可以按照文件的年份进行标注文件，并对文件中的关键词以及主要特征进行整理，这也是后期查找文件的主要依据。
再看说明书里的药代动力学项中写着“药物在红细胞内可蓄积数周”，正是因为这个药有在体内长期蓄积的这个特性，外加又有明确的对胎儿的致畸性，在美国，利巴韦林只有口服和雾化吸入两种给药剂型，没有注射剂，也就是说没有输液给药的剂型。而且在药品的说明书里注明了这样的话：“即使接触低至1% 的治疗剂量也会产生明显的致胎儿畸形的可能性。因此育龄期女性以及她们的性伴侣应该在使用这个药的6个月内避免怀孕。怀孕中的医务人员也应该避免为病人操作利巴韦林的雾化吸入。”
文化建设方面，习总书记视察过的红色路线，已完成相关标识；围绕全国健康镇创建，健身广场等公共设施正在设计。
随着电子技术在档案管理中的使用，提高了管理的效率。在文件归档整理的过程中通过对文件进行电子扫描，形成电子文件，这样就可以在没有原件的情况下方便借阅，提高了文件的使用率。此外，还能够避免因为多次借阅而使源文件出现破损的情况，这也有利于对原文件的保护。除了上述功能之外，事业单位还可以把一些文件上传到单位网站上，方便公民的查阅和使用。
2.事业单位文件的编码与存档。
在完成全部归档文件的编码以后就要及时地把文件放入档案室中，其中需要特别注意的就是对文件的保护，避免出现文件损坏的情况。具体来说，第一，当前大部分的文件都是纸质文件，随着保存时间和使用频率的增加势必会出现损坏，为了尽量减少对文件的破坏，应该尽量控制档案室的温度和湿度，并定期更换档案室中的除湿设备。此外，还应该避免动物对文件的损坏。第二，由于这些文件中有很多属于涉密文件，所以为了避免文件的丢失，应该在查看借阅文件时做好登记，并对归还时间做好记录。第三，文件应该保存在牛皮纸盒中，并在纸盒中填写编号，方便后期的查找，还能够起到美观的作用。
根据文件内容的不同，可以把事业单位的文件分为综合类文件、组织人事类文件以及业务类文件。每种文件类型都具有自己的特点，下面我们就具体分别阐述一下这三类文件类型。
在对归档文件进行分类之后，还应该对其进行编码和存档。上述三类文件基本都可以依据年份进行编码，编码工作也是为后期的存档和使用提供方便。
（2）组织人事类文件的使用率高于综合类文件，该类文件主要包括事业单位人员五险一金的缴纳以及退休员工的办理材料、事业单位员工的职称和登记确认的书面材料、员工的履历以及职位变更等内容。该类文件不仅能够起到证明职员身份的作用，同时还能够证明员工和事业单位之间的关系，为员工保护自身的合法权益起到保障作用。此外，事业单位还可以根据该类文件考察员工的等级、表现以及工作情况，也就是说通过该类文件能够帮助事业单位更好地了解员工的情况，方便做出调整，实现人员的合理利用。在整理组织人事类文件时可以按照员工的入职年份进行初步整理，然后再进行细节上的整理。
3.事业单位文件的利用。
（3）相比前两种归档文件，业务类文件是使用率最高的，同时也是事业单位归档文件中数量最多的一类文件。其中，使用率最高的则是该类文件中和使用规范相关的文件。档案管理人员应该保存好该类文件的原件，如果不包括涉密内容，可以复印几份发放到员工手中，方便员工之间传阅使用。对于其中涉及到员工权利以及权利变更方面的文件应该妥善做好保密工作，同时还应该更加仔细地整理，避免出现文件丢失的情况。例如社会保障局业务中涉及到参保人员的身份证等证明材料，医保报销时的收费收据以及疾病诊断等材料，这些材料一旦都是很难补办，所以必须妥善保管好。针对这类材料可以按照年份来进行整理。
对原文件的扫描是一项工作量较大的任务，要求档案室工作人员具有较高的工作责任心及耐心，对原文件纸质版编码与电子版编码相一致。除了扫描之外，档案室工作人员还要做好电子档案的维护工作，按时抽查电子档案，出现电子档案破损情况时应当及时对原文件扫描上传。
对于原文件的借阅，档案室应当设立专门的文件借阅册，对于借阅文件的名称，借阅单位，借阅人联系方式、借阅目的、预计归还时间等内容进行登记。对于逾期未归还的文件应当及时催还。
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三、结束语
综上所述，最好档案归档文件的整理工作为事业单位的发展提供很大的帮助。由于事业单位在发展的过程中会产生大量的文件，其中不乏一些重要的保密文件。对这些文件进行分类整理需要极大的耐心和责任感，作为档案管理人员不仅要采取科学的归档方法，同时还应该借助电子技术来提高工作效率，同时也能够起到保护文件的作用，方便后期使用者的查阅，发挥出了文件的自身价值。
（作者单位：齐齐哈尔市殡葬工作站）
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