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摘要：现代人力资源人事档案是对人才资源和社会资源进行有效整理的手段，随着当前社会经济的不断发展，现代人力资源人事档案管理工作也需要用到一些新的对策。重视现代人力资源人事档案管理工作，创新管理方式和理念，有助于充分发挥现代人力资源人事档案资源的价值。本文提出现代人力资源人事档案管理过程中存在的一些问题，并提出提高现代人力资源人事档案管理水平的策略。
关键词：现代人力资源人事；档案管理；水平；对策
档案管理的价值是非常高的，现代人力资源人事档案是组织系统对员工进行考察的重要依据，在员工的职业生涯过程中，有记载与传递信息的作用，是组织对员工培养、选拔、任用的重点资料。本文将从转变现代人力资源人事档案管理工作理念，提高档案管理技术，加强档案管理工作人员的思想教育等角度来论述提高现代人力资源人事档案管理水平的对策方法。
一、转变现代人力资源人事档案管理工作理念
传统的现代人力资源人事档案管理体制趋向于“人档一体化”管理，这种管理模式已经不能满足信息时代对现代人力资源人事档案管理的要求，由此可见，实施现代人力资源人事档案信息化管理首先要转变现代人力资源人事档案管理工作理念。企业应该把“服务”作为工作宗旨，充分发挥现代人力资源人事档案管理工作的服务职能，通过信息化管理体制来调配和管理现代人力资源人事档案资源，着手解决“人档一体化”问题，为企业输送高素质人才资源，实现现代人力资源人事档案资源的最大价值，全力维护企业利益。而且，企业需根据现代人力资源人事档案信息做好档案资源的信息化调配和员工的任用工作，在进行现代人力资源人事档案的信息化调配与管理时，应注意将高素质的员工安置到最合适的岗位上，这不仅可以落实现代人力资源人事档案信息化管理工作，也可以促使每一名企业员工充分发挥出自己的潜能，维护企业利益。但是，企业员工与所在岗位的最佳配合不是一劳永逸的，而是动态的。随着工作内容的扩充，多数员工的综合素质也会发生变化，因此，现代人力资源人事档案的信息也需要得到相应的更新。再者，现代人力资源人事档案调配是推进档案资源信息化管理的重要途径，当代企业的发展目标都需要通过现代人力资源人事档案调配手段来实现，及时将现代人力资源人事档案资源调出，合理安排或者规划员工的就业动态，按照信息时代的要求，进行企业人才资源和现代人力资源人事档案的调动和组合，这是促使现代人力资源人事档案信息化与科学化管理以及提高档案资源开发水平和使用效益的基本途径。
二、提高人员对档案信息化的认识，建立健全管理机制
事业单位档案的管理工作对于保密性的要求较高，并且工作本身毫不引人注目，这就导致有关领导干部对档案管理工作重视程度不够，认识也存在一定的误区。这就对事业人事档案管理工作进一步的实施和推进起到了一定的阻碍。他们产生这些误区的原因是：一方面他们认为在选拔任命人才的过程中，个人能力最为重要，档案只是表面工作，并不影响最终的选拔结果；另一方面他们认为事业单位人事档案工作无非就是收集和整理材料，这些工作都有专门的人员和部门实施，不需要领导亲自来监督和管理。这些因素都导致了事业单位人事档案管理工作中存在有很多问题，比如相关的档案管理人员配备不足，相关的设备也不齐全，安全措施不到位，保管方式不合理，档案的保管条件差，甚至有些档案只是进行简单的摆放而没有进行整理。这些问题都对相关的档案管理工作人员的工作积极性起到负面影响，导致档案管理工作做得不到位。
深化事业单位档案信息化管理，首先要加强人员对档案信息化的认识，完善档案信息化管理机制，依据《人事档案整理规范》，在保护档案机密的基础上合理利用档案资源。事业单位应引导档案管理人员树立正确的工作理念，认知本职工作的重要性质，熟悉档案文献整理和保管的流程，借助信息技术，加强对电子档案的保密管理，完善档案管理数据库，组建绿色档案网络，防止网络病毒盗取档案机密，运用电子档案的调用方式，提升档案检索技术和检索准确率。其次，要不断加强对档案管理工作人员的信息化教育和培训，引导工作人员认知档案信息管理的重要性质和必要性，指导他们按照正文材料和附近材料的前后顺序来输送电子档案，注意确保档案内容的完整性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而且，档案管理工作人员要灵活利用信息技术制定档案目录，全面做好档案文件的收集、修订和保存工作，并通过数据管理来方便档案的调阅，结合熟悉技术对分类项目进行数字命名
三、在现代人力资源管理当中应用信息化档案管理
传统的人力资源管理在人力资源规划、员工招聘和培训、员工绩效、员工薪资和员工入职离职方面都是复杂繁琐的，并且没有形成系统的人力资源管理工作流程，人力资源管理工作是错综复杂的。但是信息技术在企业人力资源管理中的应用，将人力资源管理的六大模块的具体内容建立系统的管理模式，将复杂不成体系的人力资源管理模式与信息化技术相联系，促进人力资源管理流程的规范和系统。例如，员工档案管理，员工入职、转正和离职、薪资计算等等可以充分结合信息化进行完成，规范人力资源管理的流程，人力资源管理工作变得系统规范。
在进行人力资源管理的过程中，经常需要处理一些比较复杂的工作，这也就对人力资源的管理效率以及管理水平提出了一定的要求，传统的人力资源管理在员工方案管理工作中，基本上采用的是纸质的档案，纸质档案在一定程度上增加了企业的成本，纸质档案在管理和保存中需要更多的人力和财力，长时间的保存可能导致字迹模糊，不利于信息的准确性，并使得人力资源的管理成本得到进一步增加。在人力资源管理过程中通过信息化技术的合理应用，则能够有效改变传统人力资源管理的工作模式，并能够在很大程度上提升其工作效率以及工作内容的准确性，建立电子档案，有利于信息的保存、修改和查阅，降低了人力资源管理中的成本，有利于企业建立信息化的人力资源管理模式。
四、提高档案管理技术
推进现代人力资源人事档案管理工作步入信息化必须注重提高档案管理技术，借助信息技术，加强对现代人力资源人事档案的保密管理，完善档案管理数据库，组建绿色档案网络，防止网络病毒盗取档案机密，而且，在信息时代的新世纪，档案管理工作人员可以使用ERP和MIS技术管理方式来优化现代人力资源人事档案信息化管理结构。其次，要制定档案信息化管理工作准则，明确现代人力资源人事档案的调用方式，提升档案检索技术和检索准确率。另外，档案管理工作人员需要为档案保管室安装安全报警器，控制好档案室的温度，保持档案室清洁、干爽的环境，做好防火、防潮、防盗工作，及时修补受潮或者破损的人事档案资料，全面推动档案管理工作步入信息化、现代化、高效化和科学化。
五、加强档案管理工作人员的思想觉悟
工作人员在现代人力资源人事档案管理工作中发挥着重要作用，推动档案管理工作走向信息化，首先必须加强对工作人员的教育和培训，引导工作人员认知本职工作的重要性质，指导他们按照正文材料和附近材料的前后顺序来装订档案，并标注清晰的目录、页码、类目、档号以及必要的注释，再进行分类存放与保管。
第二，要指导工作人员提高自身的职业素养，增强思想道德修养和服务意识，坚持依法治档，熟悉计算机操作系统，简化档案检索程序，灵活运用计算机技术进行档案管理、调阅和开发工作，推动档案管理工作的信息化、科学化、标准化和规范化，全体提升现代人力资源人事档案管理工作效率。
第三，工作人员理应坚持因人设事、人事相符原则，权责利一致原则，用人所长原则，任人唯贤原则。要达到人事相符原则，首先要全面了解现代人力资源人事档案资源，做到“知事”、“识人”。“知事”特指在调配现代人力资源人事档案之前必须了解不同岗位和不同职业的工作内容以及企业对员工的要求。在“知事”的同时还应该做到“识人”，通过对资源进行详细的信息化调阅来深入了解企业员工，熟知每一位员工的专业素质。权责利一致原则主要是指现代人力资源人事档案资源的使用离不开权力和责任，坚持权责一致可以避免工作人员出现权力滥用事件，加强他们的工作责任感。
结束语
当前新的时期，对现代人力资源人事档案管理工作提出了新的要求，高效的人力资源管理机制逐渐变得格外重要。将人事档案管理和现代人力资源管理有机的结合起来，人力资源需要知人善任，努力提升人力资源管理工作，为提升企业的整体竞争力做出贡献。
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论文作者:顾晓华
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第35期
论文发表时间:2018/5/28
标签：人事档案论文; 人力资源论文; 档案论文; 人力资源管理论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 员工论文; 《建筑学研究前沿》2017年第35期论文;