中山火炬开发区临海工业园规划管理所 广东省中山市 528400
摘要：城建档案是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，在城市建设中起着不可替代的作用。随着城乡一体化建设和城市化建设的推进，城建档案管理工作已经成为城市建设的重要组成部分，但在推进城建档案整理过程中还存在一些问题。对此，本文就城建档案整理工作的若干问题进行了简要分析。
关键词：城建档案；整理；档案
引言
城建档案作为城市建设和管理的重要基础资料，是社会管理和公共服务的重要信息，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，需要根据实际情况做好城建档案整理工作。近年来随着我国经济社会的快速发展，城镇建设也飞速发展，同时随着信息时代的到来，群众对信息的需求也日益增长，城建档案工作面临着诸多难题与新的挑战。
1城建档案整理工作中的问题
1.1重视程度不够
许多城建单位领导认为档案工作不在业绩考核范围内，非重要工作，干好干坏都无所谓，因此在人力、物力、财力都未给予足够支持；很多档案员认为只要保管好档案，保证不丢失、能基本满足内部调阅，应付上级检查就算做好档案工作，因此档案管理常常变成直接装袋上柜堆放了事。此外，档案的收集、保管、利用等制度不健全。城建单位大多并未设立完善的档案管理制度，交档即归，未交不交均不管不顾，归档档案参差不齐。档案的销毁甚至保密都由领导说了算，什么该借阅什么不该借阅，未形成统一意见等这些都是依靠经验而非制度管档的表现。有的尽管有制度但由于缺乏监督，管理松散、落实不到位或得不到有力的保障。
1.2档案管理的人才不足
城建档案管理工作是一项系统性、专业性较强的工作，需要一定数量的专业人才去完成。城建档案的业务指导以及档案的整理、保管、利用和对外服务都需要足够的人手去完成。从对城建档案管理的调研情况看，地市级建设部门对城建档案管理工作重视程度比较高，但是县区在一定程度上还存在着重建设、轻管理的现象。特别是对城建档案的价值判断不清，对城建档案管理对城市发展的长远作用和重大意义认识不足。具体表现在：部分县区在城建档案管理方面的组织机构不健全，城建档案馆挂靠某个政府部门或者事业单位，不是单独的机构，没有专职的管理人员，经费也没有单独纳入县级财政编制。很多档案管理部门虽然挂了牌子，但是一直与相关单位合并办公。有的县区城建档案由建设主管部门内设的档案室监管，很多城建档案资料零散地保存在档案室内。由于没有完善的保管环境和设施，大量的城建档案得不到系统规范的整理、储存和利用。
1.3数字化技术应用的水平比较低
城建档案主要是为政府部门和广大的人民群众提供信息资源，城建档案数字化建设能大大提高档案的利用率。但是有些单位大都是老员工，由于惯性使然，较少应用数字化档案。这种使用习惯与应用技术不相适应的现状会严重影响数字化在城建档案管理工作中的发展。
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2城建档案整理工作对策
2.1加强城建档案的规范化整理
随着时代的发展，对城建档案管理工作的要求也在不断变化。为了促进新时期城建档案管理工作的质量与效率不断提高，要求不断提升城建档案管理工作的时效性，并加强城建档案管理工作的标准化与规范化。（1）在进行档案管理的前期，在对档案中的资料进行收集的时候，要保证收集资料的全面性和深刻性，不能只停留在表面，要对其进行深入的了解与探究，否则在后期对其进行系统化整理时，就会面临许多困难。如果在前期收集阶段，能够将与之相关的资料都进行深入的剖析与了解，就可以为后期的工作提供数据依据。在对档案进行归档和立卷的环节中，要注意根据档案的类别进行科学的分类，要尽量将其进行细化归类，还要保证在档案归档和分类环节中档案资料的完整性。（2）要对档案进行严格的审查与核实工作，尤其是要加强对城市建设中已经竣工的工程档案资料完整性与真实性的审核。城建资料在移交的过程中，要确保该准备文件、施工文件和竣工文件等文件的完整性，还要使其符合城建档案管理的系统要求。如果对该档案未做出具体要求，就可以使该档案仅保留一份，避免在档案管理系统中出现档案资料重复的现象，减少检索的障碍。（3）现代城建档案的著录工作，都是借助现代计算机技术实现的。但由于每一个城建档案管理部门的条件都存在差异性，且科学技术发展迅速，计算机技术更迭较快，因此就要求城建档案管理部门在对城建档案进行管理时，要紧密结合当前自身情况与发展的需要，来制定与之相符的档案著录细则，并对其进行标准化和规范化的管理，从而促进档案管理工作水平的不断提升。（4）在对城建档案中的案卷进行组合管理时，要尽量对其进行标准化管理。在城建档案整理工作中，一旦出现案卷内容错乱以及档案页码缺失等现象时，就要采取积极的措施，及时对其进行处理。并将与该文件有关的所有文件都重新进行编号与组合，使档案中的案卷组合实现规范化、标准化与合理化，从而促进其工作效率的不断提升。（5）要保证档案的分类号码、名称的真实性与准确性，可以有效提高城建档案的检索准确率。对一些含义比较模糊的名称要及时进行处理，避免在应用计算机进行工作与检索时，出现无法识别的现象。此外，为了能够不断提升档案检索的效率，还可以对档案进行分类管理，这样在检索时就可以有效增强其准确性。
2.2提升城建档案管理人员素质
随着新时期城市建设和现代科学技术日新月异的飞速发展，要适应档案管理现代化、信息化的需要，必须加强档案管理人才的选用和培养。在上级主管部门的指导下，独立开展城建档案的监管和服务。面向社会，本着公开、公平、公正的原则招考热心档案管理事业、有档案管理专业和经验的人才进入城建档案管理部门。对档案管理人员经常进行法律法规、业务理论和技能等方面的学习培训。建立健全考核、评价、奖罚、晋升、流转等激励约束机制。充分调动城建档案管理人员学习、工作的积极性和主动性。城建档案管理单位还要建立档案管理工作流程与规范，对相关工作人员的行为进行规范。这不仅可以对城建档案管理的内容进行进一步的明确，还能对工作人员的工作职责、内容、责权等进行明确的规定。此外，在新时期，城市建设工作逐渐向着多元化的方向发展，为了提升城建档案管理工作的质量与效率，需要相关的工作人员能够及时转变工作观念，并进行积极的工作观念创新，从而加强其对城建档案管理工作的重视，并能结合当前时代的发展特点，对档案管理工作进行积极的创新与完善。
2.3加强城建档案资源数字化建设
城市发展迅速，各种档案数据信息量很大，而且不乏很多的纸质馆藏。在实际工作过程中，纸质的档案在人员翻阅下很容易破损，这样就会导致馆藏遭受损失。如果使用数字化的管理系统，就可以将需保管的档案和需要利用的档案分别开来，这样就能大大降低档案破坏率，提高档案的利用效率。因此，需要加强城建档案资源数字化建设，将扫描仪、识别仪和数字仪等硬件建设和数据库开发软件建设相结合，建立高速录入建库系统。并由档案工作者对馆藏档案的进行分类组合，实现档案目录信息的数字化及档案专题信息的采集与建库。
3.结束语
加强城建档案整理对城市的建设与发展有着至关重要的作用。因此，在现代城市建设管理中必须要组织工作人员积极开展城建档案整理工作，加强对城建档案馆的内部资源管理，并结合时代需求和城市发展需要，在城建档案整理中应用先进的计算机技术建立电子档案，从而有效提升城建档案整理工作质量，加强城市现代化建设。
参考文献
[1]李青涛.谈城建档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2015.
[2]叶永清.当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案，2015(3).
论文作者:李映梅
论文发表刊物:《基层建设》2016年7期
论文发表时间:2016/7/5
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 城市论文; 组合论文; 《基层建设》2016年7期论文;