基于手机客户端的电子文件管理效益提升研究，本文主要内容关键词为：文件管理论文,客户端论文,效益论文,手机论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G275.3 1 电子文件管理成本、收益构成分析 1.1 电子文件管理成本 电子文件的管理成本主要包括：基础成本、可变成本、边际成本及总成本。 ①基础成本包括：电子文件收集、数字化转换、构建管理系统、开发共享平台等前期投资，基础投资在电子文件管理成本中占据很大比重。 ②可变成本主要包括：电子文件管理规模不断扩大而增加的人工费、管理费及系统维护费等。 ③总成本是基础投资及可变成本的总和。 ④边际成本主要指额外增加单位产量带来的成本，即增加一位用户带来的管理成本。在电子文件管理成本中，可变成本及边际成本所占份额极小。 1.2 电子文件管理收益 电子文件管理收益包括经济收益及社会收益，经济收益可以通过管理收益与成本差来具体量化，而社会收益却难以衡量。 1.2.1 经济收益 电子文件归档、管理、维护、利用是一个系统的过程，期间需投入大量人力、财力、物力。电子文件管理的直接经济收益表现在：行政效益提高，管理成本减少，人员开销精减等。电子文件管理的间接经济收益表现为：提高行政水平及政府服务质量，利于廉政建设并提高监管有效性。 1.2.2 社会收益 2013年9月，国务院常务会议提出：“依法实施政府信息公开是政府密切联系人民群众、转变政风的内在要求，是建设现代政府、提高政府公信力和保障公众知情权、参与权、监督权的重要举措”[1]。电子文件作为信息时代主要载体，其统一管理及开放利用，有利于政府透明化，有助于公众在第一时间掌握政策动态；为公众融入政府决策，监督政府工作提供有力保障；有利于提高政府公信力、社会凝聚力，保障社会和谐发展。 2 电子文件管理效益不高的主要原因 信息技术发展，数字城市构建，3G网络大范围覆盖的“信息大爆炸”阶段，电子文件已成为政府、企事业单位、社会服务、文化娱乐等各类信息资源的重要载体，这也造成电子文件数量庞杂，管理压力大的局面。“电子文件生成分散、易于操作等特征，使得原有归档时间、方法和程序都难以满足管理要求”[2]。所以，加强管理，提高管理效益，构建互联、协作的电子文件共享平台迫在眉睫。 2.1 管理成本高 2.1.1 过分强调档案特性，投资不合理 基于档案原始、真实、唯一、可变等特性，电子文件因其非人工识读、载体依赖、可分离、不稳定、易于删改等特征，在管理过程中更强调文件的真实可靠、长久保存，导致“双轨制”与“双套制”并行。一方面，纸质文件堆积，库房占用率越来越大，管理成本增加；另一方面，安全保障相关技术投入、系统升级和软硬件配备占据大量投资份额，但文件利用率与服务质量没有显著提升，造成成本浪费。 2.1.2 系统构建自成体系，资源浪费，增加成本 数据显示：“42.2％的电子文件未留存；74.4％的机构未对数据库、电子邮件、多媒体及网页文件归档”[3]。各企事业单位大多自行招标，根据自身功能需求构建管理平台，造成电子文件接收质量参差不齐，管理系统层出不穷的局面。一方面，分散管理导致各系统归档格式不统一，增加管理成本，并给电子文件长期利用带来隐患；同时，标准不明导致电子文件收集不全面，致使公开需求难以保障，违背了公众利用的管理宗旨。另一方面，系统构建耗资巨大，易造成重复建设，资源浪费，也不利于信息共享。 2.2 管理收益低 2.2.1 忽视管理与服务，投入/产出比低 双轨制与双套制并行的“本质结果是放松或放弃对电子文件证据价值的维护”[4]。澳大利亚、英国和美国在电子文件管理方面具有国际先进水平，他们的管理宗旨均为“保证电子文件的真实性，长久保存和公众利用”[5]。我国虽然在电子文件安全保障、长久保存方面投入大量精力，却忽视了公众对电子文件及档案资源的利用需求。如果管理人员始终不重视公众利用，电子文件现实使用价值将逐渐弱化，影响电子文件发挥作用，使前期高成本投入得不到相应收益。 2.2.2 缺乏统一指导，信息透明度低 2013年年初，广州市政府因不公开39号文件被告上法庭，市长承诺将延期公开。2013年4月“某环境研究所向北京环保局发出申请，要求公开环保部门在某县村民承包地清污的法律依据和批准文件。四日后，反馈告知称：这一行为并未经北京市环保局批准，要求公布的信息内容并非职责范围”[6]。法庭对此案未当庭宣判。此类案例并不少见，可见目前我国档案开放标准不明，公开范围模糊，追责机制不严，缺乏统一指导，信息透明度不高。 2.2.3 信息不公平，开放共享遇阻碍 出现“数字鸿沟”是信息社会不可避免的问题，发达国家与发展中国家、城乡间、组织机构间，乃至不同社会群体间的数字鸿沟都将导致信息不公平现象。电子文件管理利用打破了传统档案馆被动服务的模式，使用户足不出户就可查阅信息，并通过在线咨询有效解决问题。但是，电脑普及度低、互联网覆盖不全、检索水平不高的地区及用户将无法享受电子文件管理带来的便利。这种信息不公平现象长期存在，将对信息资源开放利用带来影响，引发文化冲突，甚至破坏政府形象。 3 构建档案信息服务手机客户端的可行性 3.1 手机客户端的优势 传统的开放利用服务，受时间、地理位置、服务态度等多重因素影响，已经无法适应大众普遍提高的生活节奏。在讲究快餐式便捷，强调个性服务的信息社会，电子文件只有借助网络平台，通过手机客户端等便捷工具，才能发挥价值，推动开放，减少边际成本，提高管理收益。 凭借价格亲民、携带方便、功能强大等特点，智能手机快速占据市场。作为最普及也最便利的移动终端，手机可以为用户提供实时服务，并保持与用户的良性互动。手机客户端除了在线浏览、网上预约、语音咨询、文件下载等联网功能外，还提供政策查询与个性化推送服务。用户接入无线网后，客户端后台将对相关信息进行缓存，确保用户在无网状态仍可查阅，方便快捷、智能高效。使用户在使用软件过程中，重新认识电子文件与档案的价值，同时提升用户满意度。 3.2 构建基础日趋成熟 随着移动通讯技术的不断发展，3G、4G网络构建日益成熟，除电话、短信等通讯功能外，手机个性化服务也逐步完善。2012年，中国大陆智能手机销售量达到2.58亿部，同比增长166.8％。此外，国内手机网民用户在2009年已达到2.3亿人，“截至2013年6月底，我国网民规模为5.91亿，手机网民规模为4.64亿，半年期新增网民中农村网民占54.4％”[7]。可以预见，手机上网用户将超过PC端上网用户，移动客户端终将占据市场主导。 电脑配备不统一，互联网覆盖不全面，计算机技能学习指导力度参差不齐，各部门服务水平不等，电子文件收集、整理、开放、利用力度不均等原因导致数字鸿沟产生，并进一步诱发信息不公平。然而，在智能手机普及，网络建设不断成熟，移动客户端技术日益完善的基础上，档案信息服务手机客户端投入运行后，大众只需拥有智能手机，即使在无网状态，也可实现离线查询及基础服务。这对于提升电子文件管理效益，加快档案开放服务进程，推动信息公平是一个契机。 3.3 手机客户端发展趋势 2005年，上海率先开通我国首家“手机图书馆”，提供在线咨询、活动预订等便民服务。2011年3月，卢湾推出的手机图书馆服务“涵盖时政新闻、经济法律、社科历史、健康生活等多个类别，提供同步更新的《青年文摘》、《新周刊》等热门期刊。读者仅需支付GPRS流量费即可免费阅读相关书籍”[8]。 近年来，淘宝、腾讯、微博、游戏等热门电脑端应用均推出移动客户端，用户可根据需要选择登录PC端或手机客户端。一方面，PC端用户可享受更便捷的个性服务；另一方面，通过手机扩大用户辐射圈，借助客户端吸引更多人关注并使用。此外，客户端开发团队结合运行实际及用户意见反馈，可以不断加强软件升级与维护，不定期推出新版本，满足用户需求、添加新功能，并保障数据库内容实时更新、有效可靠，提供更贴心的服务，扩大用户规模。因此，在手机图书馆成功运行的基础上，档案信息服务手机客户端的推行必将得到公众的认可。 4 手机客户端对电子文件管理效益的提升 4.1 简化投资成本 4.1.1 保障安全，减少损失 电子文件与档案资源涉及大量加密信息，保障其信息安全是手机客户端的构建前提，也是用户使用客户端的必要保障。加强客户端信息安全，除了需要科学管理，法制监管外，还需要技术支持与软硬件保障。但是，信息技术作为开发档案信息服务手机客户端的工具，并不起决定作用。相反，行政管理规范化才是客户端开发、运行的保障。 因此，一方面，为控制成本，我们应根据用户切实需求，寻求安全性与管理成本间的平衡点，妥善处理成本、效益及技术、安全间的关系。另一方面，加强员工管理，不仅提高工作人员服务意识，更要强化工作人员安全意识，避免因人员疏忽而造成电子文件及用户个人信息泄露所带来的损失。 4.1.2 统一开发维护，减少成本投入 电子文件管理系统主要包括：电子文件管理、电子文档管理及电子档案管理系统。虽然目前系统较多，但各系统服务对象、内容与方式各不相同，导致信息系统重复开发，低效管理现象产生。更重要的是，在投入大量人、财、物构建的众多系统中，却没有针对公众提供服务的专门服务平台。 档案信息服务手机客户端的管理人员应积极树立为用户服务的意识，挖掘用户需求，以用户视角设计和规划简单、实用的电子文件管理软件。统一开发可以聚集优秀的技术人员共同设计，使客户端从可持续视角出发，精细设计，更好地服务用户，减少建设成本与管理维护费用，节约大量人员开支。 4.1.3 资源共享，提高投入/产出比 各地信息基础设施建设存在差异不可避免，数据库未实现网络互联及共享，信息鸿沟无法消除，信息不公平现象只会愈演愈烈。因此，制定统一的归档标准和开放实施细则，对电子文件进行规范化管理，实现数据资源整合，有助于减少低效重复建设，实现资源共享。 档案信息服务手机客户端，是在数字档案馆现有数据库基础上构建的，为电子文件管理简化了数字化归档、价值鉴定等工作流程。客户端接收用户请求后，系统调用后台数据库，直接提供信息服务。有利于降低电子文件收集成本、管理成本、数据库维护成本及人力资源成本等，提高投入/产出比，并推动档案开放与利用。 4.2 增加管理收益 4.2.1 便捷服务，提升政府形象 企业文化是无形资产，政府现象也无法用金钱衡量，但正是这些无法量化的标准决定了企业的发展，社会的进步。用户登录客户端，通过身份验证后可查询信息，变被动为主动，省去来回奔波的苦恼。客户端角色分类，使用户根据需求从不同端口进入特定模块，减少无效查询，高效地解决问题，满足需求。当财政拨款取之于民、用之于民，公众贴实感受到便利，用户对政府管理会有更大信心，政府形象必将得到提升，同时公众的幸福指数和生活满意度也会大大提高。 4.2.2 高效管理，发挥剩余价值 档案信息服务手机客户端以用户需求为核心，开展功能设计与管理维护，有针对性地为用户提供个性化服务。一方面，工作人员统一开展收集、整理工作，根据用户身份及请求，快速反馈，提高工作效率，节约管理成本。另一方面，用户通过数字证书，注册登录，密码口令等验证程序完成身份识别后，可实现个人档案在线查询、证件挂失、档案加工、信息推送等功能服务，使电子文件得到有效利用，并发挥剩余价值。 4.2.3 成功推行，吸引赞助投资 档案馆作为事业单位，财政拨款是其主要资金来源。虽然档案信息服务手机客户端的前期开发、设计、推广、管理投资巨大，但是随着用户数量不断增加，数据库管理、系统维护等边际成本增长非常缓慢。相反，当用户群体不断扩大，客户端下载量日益攀升，广告商将主动提供资金赞助，客户端可筛选投资方，与房地产、通讯、娱乐服务等平台合作。例如：一方面，公布房地产图纸，即满足用户查阅需求，也实现开发商宣传效果。另一方面，用户可将公开信息共享至第三方平台，使更多人接触、利用电子文件，发挥其潜在价值，获得间接收益。 5 结语 我国的电子文件管理起步于20世纪80年代末，90年代信息系统工程的推行极大推动了电子文件开放利用在我国的繁荣发展。随着社会信息化程度加深，服务型政府建设不断完善，公众、企业对开放服务要求不断拓展，提升电子文件管理效益引起极大关注。 我们不能只简单地关注投入而不重产出，应结合成本投资与经济效益、社会效益综合分析。通过培养领导创新意识、加强工作人员服务意识、借助档案信息服务手机客户端，逐步提升电子文件管理效率、满足用户需求，带动电子文件管理的可持续发展，实现电子文件利用效益最大化。关于“档案信息服务手机客户端”的设计与实践分析，笔者将进行后续研究。