摘要：行政文秘的工作需要掌握许多的能力，格式排版用词等等也很讲究，由于行政文书不同于其他文书，所以对行政文秘人员的要求比其他职业的要求多一点，要更加严谨。希望在此分享的一些写作行政文本的技巧可以帮助到文秘人员。
关键词：行政文秘；写作技巧；方法
1行政文秘工作的重要性
行政文秘是各单位组织日常工作的重要组成部分，是实现单位职能的重要手段，又是承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，因此，行政文秘的角色作用重大：第一，沟通和协调作用。行政文秘工作是单位和企业的重要枢纽，具有上传下达、下情上报的职能，如领导的决策指令要通过办公室传达下去；下级的请示、报告，工作中的情况、动态以及经验教训，要经过办公室反映到领导手中；内部的计划、部署要经过办公室传达到执行部门。第二，日常事务管理作用。行政文秘人员要做好文件、信函的日常管理工作，做好各项报告、简报、参考资料等信息的筛选和处理，领导社会活动的安排，以保证工作有序开展。第三，参谋辅助作用。行政文秘工作不仅仅是服务于各项事务和撰拟文章，同时需要为领导决策提供参谋服务，比如根据会议内容草拟出决策文件，通过书面形式表达领导决策内容等，各项事务的处理能结合工作实际和政策背景，细化具体内容，为领导决策提供科学合理、专业的参谋服务，保证相关决策顺利实施。
2行政文秘工作中存在的问题
经济社会的发展，对行政文秘工作提出了更高要求。分析当前行政文秘队伍存在的问题，有助于行政文秘工作更好发展，以适应现代社会管理的需求。
2.1思想水平和政策水平跟不上时代发展
部分行政文秘人员对党的路线方针和政策了解不够深入，对本地情况掌握不够全面，导致上下情况难以有效结合。由于相关政策和法规知识掌握和理解不足，向领导草拟的意见和方案缺乏科学性，操作性不足，处理下级报告和请示的处理时把握不准，影响了各方面工作的开展。
2.2文秘工作专业化和职业化水平较低
我国行政文秘人员教育存在滞后性。在实际的工作中，不少文秘人员缺少系统的培养，工作方式和经验只能靠自行摸索。不少行业缺少专业文秘人员，由其他岗位人员担任，导致文秘工作专业化水平较低。不少行政文秘人员学习和培训机会比较少，知识更新速度相对滞后，综合素质得不到有效提高，必然会影响到文秘工作的开展。
2.3行政文秘职能难以有效发挥
行政文秘日常工作涉及的内容较多、较杂，不少人认为行政文秘就是打杂，按照领导意思开展工作，在这种非常片面的认识影响下，不少行政文秘人员缺乏工作积极性，没有落实承上启下和横向联络协调的职能，没有真实发挥行政文秘职能作用。
3现代行政文秘写作技巧
3.1条理清晰，主题明确
做行政工作的人本身就要很严谨，关于文本的写作，条理一定要清晰，思路要清晰严谨，把整个想要表达的主题，一定要明确表现出来。让上级领导等读者能够清晰看出主题。行政公文是以应用文来写的，所以撰写者大多都要明确主旨，层次清晰地去表达要表达的主要内容。一般通常会标用序号来进行章节分理。清理读者的思绪，更具有条理性，让文章一目了然。行政公文一定要整齐明确，不能一会儿写这个问题，还没表达清楚就掺和到下一个问题。行政文书之所以运用应用文，就是因为应用文是表达思想最直接明确的。
3.2长话短说，言简意赅
行政写作跟其他文本的写作方式不太一样，它不需要多么深刻的形容词，只需要以最简单最明了的语言去表达出最重要直接的内容。文章中重要的内容要仔细去说明，表达出利害关系。而相对不太重要的内容，就可以一笔带过，简略去表达。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆行政文书一般开篇就直接点明主题，比如常用的开头用语是“根据……”“目的是……”；再如一些新闻中常见的宣传内容：“为了全面建设小康社会，我国……”。其次，行政文书开篇后的过渡用语也很有讲究，都要直接明了说问题的因果关系。比如一些过渡词“因此”“所以”“综上所述”等等。还有一些严谨的经办用语，比如“已经”“现经”“在执行贯彻执行”等等。
3.3配更直观的图表
在书写行政文书时，有一些情况不能直观地表达清楚，可以想办法插入一些图表，更加直观地去表达文字表达不出来的情况。比如，某个大型事故的发生点、附近的环境、准确的坐标等等，都可以用一张清楚的图插入文章中，使上级领导一眼就能了解到准确的情况。所以现代行政文秘人员必须要具备的能力是要掌握许多办公软件，比如说photoshop软件、coreldraw软件、高德地图、电脑屏幕打印等等，重要的细节最好还能标出来，比如可以用红色圈出重要的关注点等等。用文字表述不够准确直观的，可以插入一幅简单示意图，这样就能让领导更加直观地看到主题思想。
行政文秘书写文书时用到最多的表达方式还有表格，因为现实中有许多变化的数据趋势用表格和折线图的方式较好，比如表达某公司的年销量变化、不需要多少表达不清的文字，一张图就能人看的很清楚。所以，行政文员接触的文本中会用到许多图表，要插入图片和表格等一些办公软件，都要灵活去掌握。关于数据的变化，采用报表更加明了，因此，行政文秘人员对excel也要熟练掌握。
3.4格式排版符合规定
行政文秘人员应当好好阅读并了解掌握关于我国2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的相关规定。比如行政文书的格式，必须非常严谨，统一规范格式中的字体大小、段落排版、开头、落款等等。行政文秘人员在写完行政文书后，准备发文稿的时候一定要再三检查格式和排版等问题，避免领导审核时被打回来。
3.5语言严谨，多用书面词
书写行政文书和写抒情文、记叙文等的文章不一样，不能应用太多的口头语去表达，因为文章要求的比较严谨，所以语言表达也要严肃。一般我们在电视新闻里看到领导讲话时，都是行政文本里那些严谨的语句，不能有不确定的因素。总之，语言的意思要果断明确，不能拖拖拉拉。比如说“为了继续增强……的能力”“为了发展……的目标”“为了推动……的发展”等等，都需要用官方的书面语。
3.6平时注意积累相关知识
行政文秘撰写文书是他们工作的一项重要内容。常见的行政文书有许多的形式，但不管是什么样的材料、表格，都要符合行政文书的规则和格式，内容要直接明确。有一些文书需要用到以前的材料总结撰写。这时就需要行政文秘人员用心去保存原来的各种文件，即使不去保存，也要各个文件都去看一遍记一下，在脑海中有浏览过的印象。这样在他们写文稿时，也是有帮助的。在需要某个相关的文件时，可以立即调出来看看里面重要的信息，并摘取。在碰到一些格式上很简单明了但表达的主题很明确的文件时，还可以借鉴一下图表形式等等。
结束语
随着现代社会发展越来越趋于信息化，人们对行政文秘的工作要求也越来越高。从原来的纸质文书转变成电子文书，文秘的文本写作是工作的重要内容之一，行政文秘所写的公文一般格式都是应用文，而应用文在平常的一些文章中很少用到，但是公文很多都会用到这种文体。同时，应用文的格式也很严谨，因为它有着其他文件所没有的权威，有特定的权利限制，一般对阅读者也是有限制的。国务院办公厅颁布过关于行政文书撰写的工作条例，所以行政文秘工作人员一定要了解这个条例，必须要掌握一些格式和写作技巧，才能做好这项工作。
参考文献
[1]才仁卓玛.文秘人员兼写新闻报道的优越性及应注意的问题[J].中国报业,2015(24):62-63.
[2]王帅.现代行政文秘写作技巧研究[J].艺术科技,2013,26(06):105.
[3]王梦禹.从中小型企业文秘人员需求试论教育机构秘书人才培养[D].暨南大学,2013.
论文作者:王建光
论文发表刊物:《中国电业》2019年17期
论文发表时间:2019/12/17
标签：文秘论文; 行政论文; 文书论文; 工作论文; 人员论文; 严谨论文; 领导论文; 《中国电业》2019年17期论文;