房地产权属档案规范化管理之我见，本文主要内容关键词为：权属论文,我见论文,规范化管理论文,档案论文,房地产论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。随着城市房地产市场日益繁荣和房地产权利人转让、抵押房地产日趋活跃，房地产权属档案管理部门利用档案工作量与日俱增。但在管理上却是五花八门，影响保管，影响利用，更直接影响百姓利益。因此，制定规范，统一标准，切实提高房地产权属档案规范化管理水平，对于更好地为房地产行政管理、活跃房地产市场和广大房地产权利人服务，规范房产产权登记发证行为，维护房地产权利人的合法权益，促进房地产市场健康发展，具有十分重要的现实意义。
沈阳市房产产权登记发证中心在房地产权属档案规范化管理方面进行了多年的实践。
一、房产登记档案归档范围及卷内文件排列
《城市房屋权属登记管理办法》（中华人民共和国建设部令第57号）第九条规定，房屋权属登记分为总登记、初始登记、转移登记、变更登记、他项权利登记和注销登记六类。在日常管理工作中，大量的是初始登记、转移登记和他项权利登记。本文所指卷内文件材料排列，仅限此三类。
1.初始登记（备案、核准）。①初始登记备案：初始登记备案申请表；初始登记备案审批表；初始登记通知；现地调查报告；土地使用权证；建设用地规划许可证；建设工程规划许可证；基建拆迁批复；门牌号审批表；营业执照；协助确认单及抵押物单；规划红线图。②初始登记核准材料及排列为：核准登记申请表；发文稿；初始登记批复；初始登记协查单；竣工验收备案书；规划验收合格证；测绘成果资料；配套费收据；接管批复或补偿收据。
2.转移登记（房屋买卖、转让等）。①购买商品房屋。授权书；房屋产权登记申请表；商品房购销合同；商品房销售专用发票；商品房准住通知书；固定资产证明；税收通用完税证；商品房销（预）售许可证（复印件）；新建房屋门牌编号审批表（复印件）；法人营业执照（复印件）；购房人身份证（复印件）；房产分幅平面图及交款通知单。②房屋买卖。房屋买卖审批书（原件）；核档单；评估报告（原件）；契税收据（原件）；原《房屋所有权证》；法人营业执照（单位购房）；购房人身份证（复印件）；房屋共有权人同意书（原件）及交款通知单。③房屋转让。房地产转让登记发证申请审批书；核档单；转让合同；房屋共有权人转让房地产同意书：授权委托书；职代会、董事会、股东会决议；公证书（赠与、继承、涉外）；评估报告书；原《房屋所有权证》；土地使用证或土地使用证明（复印件）；契税收据；法人营业执照（单位购房）；双方身份证（复印件）；房产分幅平面图及通知单。④购买房改房。房屋产权登记申请表；核档单；房改办批文；房改售房清册；出售公有住房协议书；出售公有住房交易审批书；房屋出售专用收款收据（原件）；购房人身份证（复印件）；工龄证明；房产分幅平面图及房屋所有权证存根。⑤动回迁房屋。房屋产权登记申请书；核档单；房屋拆迁协议；拆迁户准住通知单；拆迁户增加面积款收据；税收通用完税证及收据；拆迁户自愿扩大面积协议；产权人身份证（复印件）及交款通知单。⑥单位奖励个人的房屋。单位奖励文件（或职代会决议）；核档单；公证书；原单位《房屋所有权证》；受奖人身份证（复印件）及交款通知单。
3.他项权利登记。房产抵押申请批准书；核档单；抵押贷款合同；房产评估报告；《房屋所有权证》（原件）；抵押、贷款双方经办人身份证（复印件）；法人营业执照（单位）及房屋产权人身份证（复印件）。
二、内目录的填写
1.各类登记卷均应使用统一印制的，在“文件题名”栏印有应归档的各份文件题名并预留若干空格的卷内目录。档案袋封底（即背面）禁止填写有关卷内目录的内容。
2.卷内目录格式。①“卷内目录”字样前加各类登记名称。例如：《初始登记卷内目录》；《他项权利登记卷内目录》；《房地产转让卷内目录》、《公房出售卷内目录》、《购买商品房卷内目录》、《动回迁房卷内目录》等等。②卷内目录由“件号”、“文件题名”、“件数”、“页数”、“备注”和“立卷人、归档日期”共六部分组成。“件号”栏内文件顺序号和“文件题名”栏内归档范围内的文件题名，应按文件排列顺序印制而成。“件数”栏空；“页数”栏内凡是能确认文件准确页数的，也应印制，尽量减少手工操作。此举不仅保证了目录整齐美观，而且对以数十万计的房地产权属档案整理而言，确能收到事半功倍的效果。
3.具体操作方法：应归档的文件与印制的卷内目录文件题名相符，该文件“件数”栏空，不做任何标识；文件实际页数与“页数”栏不相符，将已印制的数字划掉，填上正确的数字。没有卷内目录“文件题名”栏内的文件，在该文件后“件数”栏内划“X”，同时划掉“页数”栏内已印制的数字。“文件题名”栏没有已归档的文件，将该文件题名依次填写在“文件题名”栏空格内，并在对应的“页数”栏内填写该文件的实际页数。
4.卷内目录填写完毕，须在卷内目录下方加盖立卷人名章，并用阿拉伯数字准确填写归档日期，公元纪年不得省略。
三、案袋封面的填制
房地产权属档案案卷封面包括如下内容：卷号；登记卷类别名称；房屋坐落；产权人；移交、接收人和办理登记发证单位名称。
卷号采用“发证单位代号十产别代号十本产别内案卷流水号”方法编排。已建立电子档案的，可采用“发证单位（部门）代号十案卷大流水号”的编号方法。比如：沈阳市和平区房产登记发证所代号是“1”，电子档案卷号是“5827”，卷号即：1-5827。卷号位于封面左上角；使用碳素墨水加盖档号章；单位代号和产别代号后各加一条0.5厘米短横线。
登记卷类别名称按《自管房产登记卷》、《私有房产登记卷》等类别名称印制。
房屋坐落分新址、旧址两部分。新、旧地址的填写要准确、全面，不得漏填。
“产权人”栏约占封面的1/2，每行设两个空格即每格填写一个产权人姓名，在产权人下方印有4厘米长横线。共设5行，可填写10个产权人姓名，一般能够满足实际工作需要。原、现产权人横向排列。原产权人房屋权属发生变化后，不得改变原产权人书写原貌，禁止在原产权人文字上划“X”或两条水平短线。如确需标注房屋共有权人，在现产权人后括号内填写共有权人，不得另起一行书写，以免混淆原、现产权人的关系。
移交、接收人栏位于最后一行产权人栏以下。档案移交进馆（室），移交人、接收人均需加盖菱形名章。
登记发证单位名称在登记发证单位“XX”所（科、室）空格内，加盖本所（科、室）无框名称专用章。
档案袋封面各项内容，均须用碳素墨水填写。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色印泥（印油）书写或盖章。数字、文字和卷号中的短横线，须填写工整、准确、整洁、清晰，严禁勾划涂抹。除封面右上角可加盖注销产籍章外，案卷封面不得填写任何与档案无关的内容。
此外，房地产权属档案中的《收款收据》、《税收通用完税证》、《房屋所有权证存根》、《交款通知单》及《身份证复印件》，不得在同一张衬纸上重叠裱糊，须各自使用单张衬纸裱糊。重叠裱糊，建立电子档案时，无法直接进行扫描，导致重新整理，造成人力、财力和物力的浪费，人为拖延了建立电子档案的时间。需裱糊的文件材料，应端端正正地粘贴在衬纸上，做到平整、结实、无褶皱。
综上所述，房地产权属档案是有别于文书档案的一种专门档案。房产行业的性质，决定了房地产权属档案具有独自的特点和永久保管的作用。房地产系不动产，尤其是房改的日益普遍，房地产权利人对不惜巨资或贷款购买的房屋，时刻关注自己的房屋所有权的现状。房地产市场越活跃，房地产权属档案的特点和作用越突出、越至关重要。只有档案整理工作到位，日益规范，日臻完善，做到制度、标准、格式、程序和操作方法的高度统一，才能最大限度地提高查档效率，才能确保查档质量，实现零差错率，才能从根本上杜绝隐患，避免发错证、重证，造成不应有的损失，才能为建立房地产权属电子档案奠定坚实的基础。