摘要：在建筑施工企业中，工程档案是企业档案的重要组成部分，主要是关于工程建设中的施工和相应的管理资料，其可将工程的施工过程真实地反映出来，能为建筑施工提供重要参考。基于此，以下对工程档案信息电子化管理的技术要点进行了分析，以供参考。
关键词：工程档案信息；电子化；管理技术；管理方式
引言
由于建筑工程档案数量较多、类型不一，管理难度极大，以往纸质档案管理模式效率不高，也容易出现重要档案资料丢失、破损的问题。对此要注重将信息技术应用到建筑工程档案管理中，在提升档案管理效率的同时减少人力与物力的投入，保证建筑工程档案的作用得到充分发挥。
1工程档案信息电子化管理的重要性
1.1有利于提升工程档案信息管理效率
电子文件主要通过计算机读取相应信息，并用数字代码数据信息进行有效记录，根据相应的规格将其储存在硬盘或光盘中，并将其传输到网络中，以便于后续使用者进行查找。在网络信息化不断发展变化的前提下，我国很多工程在实际开展档案信息管路工作期间，积极运用电子化管理技术，在一定程度上节省了档案查询时间，提升了管理效率，在实现网络信息资源共享的同时，使我国网络信息技术得到了广泛运用。
1.2工程档案信息化建设有利于工程档案资源共享
互联网、新媒体等技术为档案共享提供了技术支持，借助互联网技术实现工程档案互联共享，借阅、查询、存储等工作不受时间、空间的限制，更加方便、快捷、高效，能够充分发挥档案的利用价值。
1.3为人们提供诸多便利条件
工程档案信息具有数量大、范围广的特点。对工程进行档案管理工作时，运用电子化管理技术，既能为人们节省档案信息查询时间，又能节省一定的人力和物力资源。电子档案打破了纸质的限制，在管理过程中主要运用网络信息技术，在收集、整理以及归档等方面节省了时间，为今后向电子化和智能化方向发展创造了条件。
2工程档案信息电子化管理过程中存在的不足
2.1工程档案意识薄弱，资料收集不完整
在建筑施工过程中，工程档案的形成涉及建设单位、施工单位、监理等多个单位各部门，需要各相关单位（部门）相互协助，共同努力方可形成一套系统、完整、安全的工程档案。而在具体操作过程中，资料的收集、整理主要由资料员完成，而他们往往缺乏档案专业知识，也不具备档案管理思想，所以无法在第一时间将信息资料统筹完成，导致在档案收集、整理与归档过程中出现停止或中断的情况，以致无法及时填写整理信息数据，最终未能获得系统、完整的档案信息资料，造成信息有误。近年来，建筑行业发展迅猛，同过去相比，施工规模、施工难度以及施工量均有很大增加，如此加大了档案管理的难度，也加长了建立档案的时间跨度，加之一些部门态度不积极，建档意识不强，因而建立和管理档案信息均流于形式。
2.2工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性
现阶段，我国工程档案信息电子化得到了足够的重视，但是在实际工作期间，大部分工程施工单位只停留在存档阶段，即便有一些工程施工单位注重归档工作，也只是按照电子资料的规格和时间进行编码分类，只能完成一些最基本的档案信息管理工作，不利于为工程项目提供重要帮助，在一定程度上会使工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性。
2.3工程档案管理制度不完善，缺乏监督考核机制
有些企业工程档案管理制度陈旧、不完善且缺乏监督考核机制。一是大多建筑企业，档案工作不是企业的主营业务，档案管理部门长期处于从属或附带部门地位，受重视程度普遍偏低，档案管理组织架构不独立、不完整。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆二是工程档案管理专职人员较少，其专业知识和综合素质不高，未积极制定工程档案信息化管理制度和规范，并将其贯彻落实。三是缺乏档案工作监督考核机制，企业未制定档案工作考核制度，因此档案工作奖惩多留于形式。上述种种均严重阻碍了工程档案信息化管理的顺利实施。
3工程档案信息电子化的管理技术要点
3.1做好数据归档工作
为了提升建筑工程档案管理工作效率，档案管理人员需要具备较强的信息化管理意识，主动将信息技术应用到建筑工程档案的整理与存储中，并建立统一的网站与信息化提升，这样所有建筑工程档案才能得到高效与规范的管理。如要及时对建筑工程档案数据信息进行采集，将其完整地输入到计算机中，在整理地质、施工等资料后妥善存储，避免珍贵档案资料出现丢失、损坏等问题。接下来要对建筑工程档案作出科学分类，为今后档案资料的查找奠定良好基础，保证档案管理效率的大幅度提升。
3.2培育档案信息化人才
人才建设是实现信息化档案建设的有力保障，档案信息化建设需要既懂工程知识又懂档案专业，同时还要具备计算机技术的复合型人才。首先，做好档案管理人员的培训工作。组织学习当前的最新政策、前沿理论、专业知识等，不断开阔员工视野，做好档案管理工作。其次，定期开展企业档案管理人员的培训。通过集中开课、企业现场指导、在线咨询等多形式、多渠道开展培训，让企业更全面地掌握档案整理规范。例如：邀请工程档案行业的专家和相关技术人员向档案管理人员进行授课，通过相关工程实例讲解归档方式。最后，企业应为档案管理人员提供良好的发展环境，重视人才培养、人文关怀，让人才干得好、留得下，避免人才流失造成工作断档。
3.3做好案卷整理工作
信息时代下要关注建筑工程档案的案卷质量，这对今后档案著录质量有着巨大影响。若是建筑工程档案内容不够准确、完整与规范，档案存储形式不科学，经常出现错误标注的情况，将给建筑工程档案著录工作的进行带来阻碍。对建筑工程档案著录工作来说，应将各个环节都把握到位，根据工作流程合理分工，在建筑工程档案分级著录结束后，必须第一时间对著录质量进行审核。要定期到建筑工程施工现场了解项目进展情况，从建筑工程项目的变化入手，对档案信息真实性、准确性进行审视，这样才能让建筑工程档案信息化著录工作顺利完成。
3.4建设档案信息化平台
信息化平台建设是信息化实现的重要工具，要精心搭建好的平台，积极调研摸查服务对象的需求。首先，档案管理部门应组织开发建设交互式网络平台，能够简单、便捷、准确地进行档案信息化。档案管理部门借助平台可以实时监督管理，审核相关资料的真实性。其次，作为建设单位要主动参与信息化平台的建设，设置专人跟进平台的相关工作，借助平台实现档案信息化的采集、上传、保存等。例如，建设单位可以随时将图纸、批文、照片、视频等档案资料实时上传，档案管理部门在线审核，对于不规范的文件予以告知，工程完工后再统一保存相关纸质文件。
结束语
总而言之，随着我国工程发展速度的提升，传统纸质的档案信息管理方式已经无法满足员工的工作需求。而工程档案信息电子化会逐渐成为档案管理行业未来的发展趋势。在工程施工单位实际电子化档案管理工作时，仍然存在一些不足。基于此，档案管理人员要在假设档案管理体系过程中，及时发现问题，采取科学有效方式解决问题。
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论文作者:赵芳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/14
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