摘要：随着信息化的飞速发展，档案管理工作也面临着观念的转变，方法的创新以及模式的完善。基层水利单位能否有效的管理档案资源信息，往往成为影响本单位各项事务开展质量与效率的重要因素。本文从实际出发，探讨了基层水利单位在这一方面管理中存在的问题，并就如何提升档案管理的有效性，提出了一些建议，为基层水利单位档案的信息化管理提供了参考。
关键词：基层水利单位；档案信息化；信息资源；有效管理
The integration and management innovation of information resources of the basic water conservancy archives
DAI Xia
The Taihu Lake Region In Jiangsu Province Water Conservancy Project Management Office，Suzhou215128，Jiangsu
Abstract：With the rapid development of information technology，archives management is also faced with the transformation of ideas，the innovation of methods and the perfection of models.Whether the grass-roots water conservancy units can effectively manage the information of archival resources is often an important factor affecting the quality and efficiency of various units' affairs.From the practical point of view，this paper discusses the problems existing in the management of water conservancy units at the grass-roots level，and puts forward some suggestions on how to improve the effectiveness of the archives management，which provides a reference for the information management of the archives of water conservancy units at the grass-roots level.
Key words：grass-roots water conservancy units；archives informatization；information resources；effective management
0 引言：
档案管理工作价值的实现，始终是基于对其信息资源的整合利用状况，基于目前信息化，网络化的时代背景，基层水利单位能否适时转变其管理理念，创新其整合方式，往往成为影一个单位工作正常开展的重要因素。鉴于此，全面探索档案信息资源的整合方式以及创新策略，有着较高的现实价值与实践意义。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1信息资源利用率较低
许多水利单位十分注重实体档案的管理工作，不仅为其开辟了专门的存放区域，同时还选派专业的人员对其进行归档与维护，但往往却缺乏对这一资源利用的意识和能力[2]。如此一来，档案收集、整合、分析的价值根本无从实现，其内部所设置的档案管理室不过也是面子工程。除此之外，实体档案的大量囤积，不仅耗费了巨大的人力、物力、财力，用于对其的储存与维护，同时也不利于单位内部档案管理工作的现代化转变，即无法为信息资源的整合提供全面、有力的数据支持。
1.2 归档标准参差不齐
近些年来，基层水利单位往往采用的是半封闭式的档案管理模式，以保管作为其管理的主要手段，而且并未建立起统一的管理体系，以及确认出科学的管理流程。如此一来，受到人员流动要素的影响，不同时期的档案被打上了当时管理人员的烙印，档案管理工作的历史性特征十分明显。所以在后期整理与维护的过程中，普遍存在着编号格式不一、标题不规范、标签重复或者是错漏等问题，还有“卷”、“件”难以割裂的问题，严重制约了实体档案信息化的进程。除此之外，在引入信息化的管理模式之后，也普遍存在着电子文件格式不统一、标注不详尽等问题，严重制约了其整合与管理价值的实现。
2 档案信息化资源的特点
1.1载体电子化
在基层水利单位传统的档案管理模式之下，纸张是其信息资源收集、整合与储存的唯一载体，受其体积大、查找难、易腐蚀、不耐翻折等特点的限制，很难适用于信息高度膨胀的现代社会。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆现阶段，信息资源的储存硬件主要借助于u盘、磁盘、光盘，软件主要借助于档案管理软件、档案资料电子化等要素，这不仅为相关管理人员节省了大量的储存空间与管理时间，同时还方便他们的查找与取用，大大促进了实际档案管理效率的提升。
1.2 传输网络化
在计算机网络技术未得到全面应用的时代，相关工作人员在应用档案的时候，往往需要翻阅大量的资料，不仅耗时耗力，而且很有可能在这一过程中出现错漏、重复等问题[1]。目前，基层水利单位基本上构建起了覆盖全局的网络系统，以及与之相匹配的档案传输系统。也就是说，相关人员只需将档案信息输入在电子设备上，就可以实现接收，整合以及储存的一体化处理，最终达到资源有效共享的目的，为其他各项事务的推进提供一定的便利。
1.3 检索自动化
档案的价值在于为其他各项工作的开展提供一定的指导，所以对其进行取用或者查阅是无可避免的。现阶段，许多单位引入了数据库模式，即只需通过联网的覆盖，就可以实现对相关档案内容的实时查阅。如果某一人员有档案取用或者是查阅的需求，只需将档案的相关信息输入在电脑上，就可获知档案的具体位置以及其他信息，档案的辅助性、指导性价值愈加凸显出来。
3 档案管理整合策略探究
3.1推进档案管理的网络化发展
针对普遍存在的档案应用效率不高的问题，相关主体应当从实际应用体系入手，着力解决这一制约其管理价值实现的问题。具体来说，基层水利单位应当加快信息化的建设脚步，为档案管理投入更多的建设资金，引入现代化的元素，引导档案管理人员学习先进的技术，建立起覆盖全单位的网络系统以及资源共享体系。在此基础上，水利系统需要建立起更大规模的信息传输、整合以及共享系统，为更多的基层水利单位工作开展提供便利。针对已经存在的大量的实体档案，各个水利单位的相关部门应当加紧整合与分类，及时将那些不涉及单位、国家机密的档案发布到局域网上，设置查询权限，真正实现网络资源共享[3]。档案网络化是一个复杂的过程，首先要对档案信息进行检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录的完整性，其次，还可以发挥其他各部门的的优势，建立有自己特色的数据库，另外，还需对档案进行分化和有序化，开展编研工作[4]。针对档案保密审查工作的开展需求，应当全面推行注册制度，在注册者的身份得以确认的基础上，赋予其审查的权限，并定期进行查验，防止相关权限被他人盗用。
3.2加大收集整合力度
各个基层水利单位在收集整合档案的过程中，应当全面落实一把手参与，并逐级分责的制度，即在相关领导的统一带领之下，不同岗位肩负起各自的责任，实现各种管理风险的有效规避。特别是涉及到影响人们生活、生产的重要基础设施建设的档案，应当建立起一套科学、完善的档案管理制度，明确其具体的收集、整理、归档、储存以及取用程序，使得各项事务的推进可以做到“有章可循”。文件材料的归档必须全面，涵盖纸质资料、电子文件、照片、视频、音频等要素，并且在指定期限移交到档案管理部门[5]。一旦在某一环节出现遗漏、损毁档案的问题，应当即使采取补救措施，避免问题的扩大化。针对普遍存在的“重保管、轻应用”的问题，管理部门及其工作人员应当科学核对档案费用，提升其内部人力、物力、财力以及其他社会资源的应用价值。
3.3加大纵向管理力度
水利系统档案的管理工作，凸显出内容繁琐、程序复杂、综合性与专业性较强等问题，所以管理也应当跳出其他事务管理模式的桎梏，全面落实纵向管理模式的具体要求。所以，基层水利单位应当建立起统一、科学的管理标准，既可以以水利工程实际的建设规模为标准进行档案划分，也可以以具体的管理内容为划分的依据，从而为档案的高效化收集、规范化整合以及科学化管理提供一定的便利。在此基础上，要加大对档案管理人员的培训力度。首先水利单位应当把好“用人关”，明确该领域不同岗位的具体职责以及工作门槛，提升整体管理队伍的专业性。在实际工作开展之前，要对相关人员进行全面的理论指导与实践培训，使其可以掌握该领域最先进的理念与最前沿的方法，实现自身专业素质与业务能力的有效提升，更好地服务于实际工作的开展。
4 结束语
总之，随着网络信息化技术的发展，档案作为知识的结晶和信息源，越来越被人们和社会高度重视和利用，水利单位档案管理工作的开展，也深刻影响着我国水利基础设施的建设和发展，开发档案信息资源并进行整合管理，适应信息化社会的发展，切实转变和变革档案信息服务方式，使之更好的为水利现代建设服务。
参考文献：
[1]崔玉君.浅谈水利档案信息资源的开发利用[J]办公室业务，2014，（13）：79-80.
[2]舒虹，张瑞.计算机互联网与档案信息资源共享[J]兰台世界，2012，（11）：22-23.
[3]王新才，聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J]档案学研究，2013，（1）：87-91.
[4]许爱英.浅谈档案信息资源的开发利用与整合[J]人力资源管理杂志，2017，（6）：347.
[5]刘荣.档案开发利用发展的影响因素与发展趋势分析[J]档案管理，2014，（1）：39-41.
作者简介：戴霞（1979-），女，本科，馆员，主要从事档案管理工作
作者简介：卢琳（1986-），女，本科，工程师，主要从事工程项目资料管理工作
论文作者:戴霞1,卢琳2
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/2/13
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